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Was ist Voice over IP

Viele Unternehmen wissen bereits von dem angestrebten Ziel der Deutschen Telekom, die herkömmlichen ISDN Telefonanschlüsse komplett abzuschalten und durch die Voice over IP-Telefonie zu ersetzen. Die Umstellung der Telekom ist bereits in vollem Gange. Alle Privat- und Geschäftskunden werden von dem Wechsel betroffen sein, weshalb immer häufiger die Frage aufkommt, was Voice over IP überhaupt ist und wie es funktioniert.

Was versteht man unter Voice over IP?

Unter dem Begriff Voice over IP (VoIP) versteht man die Übertragung von Sprach- und Kommunikationsdaten über das Internet. Daher wird oft auch von der Internettelefonie oder der IP-Telefonie gesprochen. Bei der herkömmlichen ISDN Telefonie erfolgte die Datenübertragung bislang über eine gesonderte Leitung. Die Grundlage für die Internettelefonie bildet hingegen eine bestehende Internetverbindung. Sogenannte Internetprotokolle sorgen dabei für den Aufbau des Gesprächs. Anschließend werden die Sprachdaten für den Transport in kleine digitale Pakete zerlegt. Dadurch wird der Datenaustausch zwischen Sender und Empfänger geregelt.

Schema VoIP
Schematische Darstellung einer Gesprächsverbindung mit Voice over IP

Was sind die verwendeten Anlagensysteme für die VoIP-Telefonie?

Zentrales Herzstück in der IP-Telefonie bildet eine VoIP Telefonanlage. Die Telefonanlage ist ein Vermittler, der die Sprachdaten aufnimmt und mit der Gegenstelle koordiniert. Dadurch wird die Internettelefonie ermöglicht. Dabei lassen sich heutzutage drei unterschiedliche Anlagensysteme unterscheiden:

  • Hardware Telefonanlage
  • Software Telefonanlage
  • Cloud Telefonanlage

Ein großer Vorteil der VoIP Telefonie ist die hohe Skalierbarkeit der Telefoniesysteme. Kommen beispielsweise bei einem wachsenden Start Up neue Firmenstandorte hinzu, können diese jederzeit problemlos mit in das VoIP-Netzwerk integriert werden. Die Systeme lassen sich jederzeit beliebig erweitern. In der Regel sind Software- und Cloudanlagen besser skalierbar als Hardware-Telefonanlagen.

Hardware Telefonanlage

Die Hardware Telefonanlage (Hardware Appliance) wird zusammen mit den hardwarebasierten Endgeräten (z.B. Tischtelefone) direkt an die LAN-Ports des DSL-Routers oder an einem Switch angeschlossen. Die Anlage selbst kann webbasiert konfiguriert werden, in dem die IP-Adresse des Geräts aufgerufen wird. Für viele kleinere Unternehmen bis zu 10 Nebenstellen ist eine hardwarebasierte kleine VoIP-Telefonanlage vollkommen ausreichend und kostenschonend.

Hardware VoIP Telefonanlage
Eine hardwarebasierte Telefonanlage für ca. 50 Nebenstellen (hier ansitel flexVoIP 50)

Software Telefonanlage

Steht in Ihrem Unternehmen bereits ein eigener Server zur Verfügung, kann die VoIP-Software auf diesem installiert werden. In dem Fall spricht man von einer Software-Telefonanlage oder Software-Appliance. Eine separate Hardwarelösung ist somit nicht erforderlich. Der Betrieb der Software-Telefonanlage ist mit dem der Hardware-Telefonanlage identisch. Benötigt wird lediglich ein Server mit ausreichend Speicherplatz und einem zusätzlichen Netzwerkport. Die Erweiterbarkeit des Systems hängt bei der softwarebasierten Lösung ausschließlich von der Ausstattung des firmeneigenen Servers ab.

Cloud Telefonanlage

Entscheidet sich ein Unternehmen für eine Cloud Telefonanlage, fällt die physische Installation der Telefonanlage komplett weg. Die Telefonanlage läuft dann nämlich auf einem Server im Rechenzentrum. Lediglich die hardwarebasierten Endgeräte (z.B. Tischtelefone, Basisstationen für Schnurlostelefone, Wandler) müssen, wie bei den anderen Telefonanlagensystemen auch, an vorhandene Netzwerkports angeschlossen werden. Im Gegensatz zu den anderen Anlagentypen, fallen für die Bereitstellung und Wartung der Cloudanlage im Rechenzentrum jedoch monatliche Kosten an.

Telefone und weitere Peripherie

Folgende Endgeräte lassen sich über eine VoIP-Telefonanlage nutzen:

  • VoIP-Telefone
  • analoge Telefone
  • Faxgeräte
  • Türsprechanlagen
  • EC-Cash Geräte
  • Softphones
  • Mobiltelefone
  • DECT Telefone
  • WLAN Telefone

Um analoge Endgeräte an die VoIP-Anlage anzuschließen, wird ein VoIP-Analog-Adapter, auch Analog-Telefon-Adapter (ATA-Box) oder Analoggateway genannt, benötigt. Viele IP Anlagen verfügen über keine Analogports mehr, so dass ein externes Gateway (Wandler) notwendig wird. Der VoIP-Adapter wird am Netzwerk angeschlossen und bietet je nach Modell einen oder mehrere Anschlüsse für analoge Endgeräte wie Faxgeräte, Türsprechanlagen und EC-Cash-Geräte.

Herkömmliche ISDN Telefone lassen sich an einer reinen IP-Telefonanlage zunächst nicht betreiben. Über Umwegen können diese durch Verwendung eines ISDN-Gateways zwar weiter genutzt werden, jedoch ist das meist mit einem zusätzlichen Kostenaufwand verbunden. Daher lohnt sich eine Umstellung auf VoIP, um langfristig Kosten einzusparen.

Welche Telefone können mit einer VoIP Telefonanlage betrieben werden?

  • DECT-Telefone
  • Tischtelefone
  • Softphones
  • Smartphones
  • WLAN Telefone

Schnurlos-Telefonie über Funk (DECT)

Die VoIP-Telefonie kann über DECT-Telefone (Digital Enhanced Cordless Telecommunication) schnurlos erfolgen. Ein DECT-System besteht aus einer oder mehreren Basisstationen. Jede einzelne Basisstation kann in der Regel mehrere Mobiltelefone verwalten. Die Telefone sind schnurlos und über Funksignale mit der Basisstation verbunden. Telefoniert ein Mitarbeiter, verbindet sich das Schnurlos-Telefon mit der Basisstation. Die Reichweite der DECT-Telefone beträgt in Gebäuden bis zu 50 Metern. Das ist jedoch abhängig von der Gebäudestruktur und den verbauten Materialien. Um einen großen Gebäudekomplex schnurlos zu verbinden, können mehrere Basisstationen miteinander kombiniert werden. Dafür werden Multizellen Basisstationen oder spezielle DECT-Repeater benötigt, die dann auch ein Handover ermöglichen. Bei einfachen Basisstationen, die das Handover nicht beherrschen, würde das Gespräch beim Übergang in eine andere Funkzelle abbrechen. Auf eine Einhaltung der maximalen Reichweite sollte daher geachtet werden.

Tischtelefone (Desktop Phones)

Die IP-Telefone sind mit einer integrierten VoIP-Software ausgestattet und über einen Ethernet-Anschluss mit dem Firmennetzwerk verbunden. Die Telefone können zu verschiedenen Preisklassen erworben werden. Die Anschaffungskosten hängen vom jeweiligen Hersteller und den unterschiedlichen Funktionen der IP-Telefone ab. Dabei kann es sich zum Beispiel um einfache Komfortfunktionen wie Besetztlampenfelder handeln oder um die Möglichkeit, Videotelefonate zu führen

IP-Telefonanlage für VoIP Telefonanlage
An einer modernen VoIP Telefonanlage können zahlreiche Telefone unterschiedlicher Hersteller angebunden werden

Softclients (Softphones)

Bei einem Softclient oder Softphone handelt es sich um eine Software, die auf einem Arbeitsplatzrechner installiert wird. Durch die Installation der Software werden PCs und Laptops quasi zum Telefon. Das heißt, dass zum Telefonieren keine zusätzlichen Tischtelefone benötigt werden. Um ein Softphone zu nutzen, muss ein Headset an den Computer angeschlossen werden.

Nachteilig ist jedoch, dass der Computer immer angeschaltet sein muss, um Gespräche zu empfangen und zu führen. Grundsätzlich ist es mit einer VoIP TK-Anlage jedoch auch möglich, Softphones und Tischtelefone unter einer Durchwahl zu registrieren, um dieser Problematik zu entgehen.

Einbindung von Smartphones über einen SIP-Client:

Auch Smartphones können an die Telefonanlage angebunden werden. Dazu wird ein SIP-Client auf dem jeweiligen Smartphone installiert. Innerhalb des Unternehmens lassen sich die VoIP-Funktionen über das interne WLAN nutzen. Außerhalb des Unternehmens ist das Smartphone von der vorhandenen Bandbreite abhängig. Um eine ausreichende Sprachqualität zu garantieren, wird mindestens eine 4G LTE-Verbindung benötigt.

WLAN-Telefone

Besteht im Unternehmen eine gut ausgebaute WLAN-Infrastruktur, können auch WLAN-Telefone benutzt werden. Hierzu stehen neben Tischtelefonen auch Schnurlostelefone zur Auswahl. Während Tischtelefone meist mit einem WLAN-Dongle preisgünstig erweitert werden können, sind die Investitionskosten für schnurlose WLAN-Telefone meist sehr hoch.

Vernetzung mehrerer Unternehmensstandorte

Unterschiedliche Firmenstandorte können problemlos miteinander verbunden werden, wodurch jederzeit eine schnelle Kommunikation zwischen den Filialen ermöglicht wird. Hierzu kann eine VPN Verbindung zwischen den Filialen aufgebaut werden. Auf diese VPN Verbindungen hat lediglich das Unternehmen selbst Zugriff. Gewohnte Funktionen wie Rufumleitung oder das Nutzen von Besetztlampen, lassen sich auch standortübergreifend ganz normal weiter verwenden.

Um mehrere Standorte miteinander zu verbinden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen kann eine zentrale TK-Anlage im Hauptfirmensitz installiert werden. Die Telefone der anderen Filialen können dann einfach mit der zentralen Telefonanlage in das Netzwerk integriert werden. Weitere TK-Anlagen sind somit nicht zwangsläufig erforderlich. Vorteil dieser Lösung ist, dass Investitionskosten für die Anschaffung weiterer Nebenanlagen eingespart werden.

Eine zweite Möglichkeit besteht darin, jeden Unternehmensstandort mit einer eigenen TK-Anlage auszustatten. Die Anlagen lassen sich dann ebenfalls miteinander koppeln und in einem Netzwerk verbinden. In dem Fall spricht man von Anlagenkopplung. Diese Variante erscheint zunächst kostenintensiver, überzeugt jedoch mit einer höheren Redundanz. Das heißt, dass die Ausfallsicherheit größer ist als bei lediglich einer zentralen Telefonanlage. Fällt zum Beispiel der Strom in der Hauptzentrale aus, indem sich die einzige VoIP-Anlage befindet, können auch die anderen Filialen nicht mehr telefonieren. Vor allem für Unternehmen, die stark von der Telefonie abhängig sind, könnte ein längerer kompletter Stromausfall zu hohen Opportunitätskosten führen.

Ein Vorteil der Internettelefonie besteht in der kostenfreien internen Telefonie. Mitarbeiter können also im Firmennetzwerk untereinander komplett kostenfrei telefonieren. Dasselbe gilt auch für die Telefonie zwischen zwei Filialen.

Telefonanschlüsse bzw. SIP-Trunks

Um die VoIP Telefonie im vollen Umfang nutzen zu können, wird ein VoIP Telefonanschluss benötigt. In der Praxis unterscheidet man häufig zwischen All-IP und SIP-Trunk. Unter All-IP Anschlüssen werden meist Anschlüsse verstanden, die aus Einzelrufnummern bestehen (früher Mehrgeräteanschluss). Der Begriff SIP-Trunk ist im Gegensatz dazu als Ersatz für die früheren Anlagenanschlüsse zu verstehen. Diese ermöglichen die Bereitstellung von Rufnummernblöcken sowie die Möglichkeit mehr als sechs gleichzeitige Gespräche führen zu können. Mit kleineren All-IP Anschlüssen sind in der Regel nur bis maximal sechs Sprachkanäle möglich.

Es gibt heute unzählige SIP-Provider, die IP basierte Telefonanschlüsse bereitstellen. Ein großer Vorteil von modernen Telefonanlagen besteht darin, dass mehrere Anbieter ausgewählt werden können. So können Kunden Telefonanschlüsse mit unterschiedlichen Tarifen, wie z.B. Flatrates oder Volumentarifen, auswählen.

Unified Communications

Unter Unified Communication (UC) versteht man einen Begriff, der die Kommunikationskanäle und -dienste des Unternehmens bündelt, um die Kommunikationsabläufe und Geschäftsprozesse zu optimieren. Hierzu wird häufig eine Software verwendet, die mehrere Kommunikationsdienste und -kanäle bündelt. Eine solche Software wird als UC Client bezeichnet. Das umfasst zum Beispiel die Möglichkeit Videotelefonate über den PC zu führen oder schnelle interne Absprachen mittels Instant Messaging zu tätigen. Auch Konferenzen, das Abfragen von Präsenzstatus oder die Verbindung zu CRM-Systemen sind mittels UC möglich. Eine weitere Funktion, die aus der Vernetzung der verschiedenen Endgeräte hervorgeht, ist das Click to Dial. Dabei werden Telefonnummern einfach über ein virtuelles Telefonbuch am PC ausgewählt. Das ermöglicht ein schnelles Anwählen einer Telefonnummer, ohne diese einzutippen. Mit Unified Communication ist es also möglich, die internen und externen Kommunikationsabläufe deutlich zu optimieren.

Fazit:

Die VoIP Telefonie ist ein modernes Telefoniesystem, das mit einer Reihe an Vorteilen überzeugt. Beispielsweise können zahlreiche Komfortfunktionen wie Sprachmenüs oder Warteschlangen heute kostengünstig genutzt und individuell eingerichtet werden. Darüber hinaus haben die Unternehmen eine frei Auswahl hinsichtlich des gewünschten Anlagensystems, der Telefone und der Provider. Außerdem können spezielle UC Systeme mit der TK-Anlage betrieben werden, so dass die Geschäftsprozesse insgesamt deutlich optimiert werden können.

Darüber hinaus lassen sich, durch die Umstellung auf VoIP, mittel- bis langfristig Kosten einsparen. Das liegt einerseits daran, dass die herkömmliche ISDN Technologie mittlerweile veraltet ist und deren Wartung und Instandhaltung immer kostenintensiver wird. Andererseits können moderne und zukunftsfähige Telefonanlagen einfach erweitert werden und bestechen durch einen deutlich geringeren Wartungsaufwand.

Eine wichtige Grundvoraussetzung, um die VoIP Technologie problemlos nutzen zu können, ist jedoch eine funktionstüchtige Internetverbindung. Insgesamt stellt die Umstellung auf VoIP eine sinnvolle Investition in optimierte Geschäftsprozesse und verbesserte Kundengespräche dar.