Telefonielösungen für Kommunen, Behörden und öffentliche Verwaltungen

Das Telefonieaufkommen in Kommunen und deren Behörden, Ämtern und anderen öffentlichen Einrichtungen ist oftmals sehr hoch. Bürger und Bürgerinnen möchten eine Auskunft, haben Fragen zum Bearbeitungsstand oder einfach einen Termin. Auch die Kommunikation zu Unternehmen, Vereinen oder anderen Verwaltungseinheiten ist für viele Menschen in öffentlichen Einrichtungen Tagesroutine. Das Kommunikationsverhalten ändert sich und wird schrittweise digitaler. Eine moderne und digitale Kommunikationslösung ist daher ein wichtiger Baustein, um eine zukunftssichere, effiziente und reibungslose Kommunikation sicherzustellen.

VoIP-Telefonanlagen im Überblick

Um zu entscheiden, welche Telefonanlage für den Einsatz in einer Kommune oder öffentlichen Einrichtung geeignet ist, spielen mehrere Faktoren eine wichtige Rolle. Dazu zählen beispielsweise die Größe der jeweiligen Einrichtung, sowie die Anzahl der Mitarbeiter.

Es gibt mehrere Arten von Telefonanlagen. Je nach Bedarf der Kommune wird entschieden, welcher Anlagentyp am besten geeignet ist. Folgende VoIP-Telefonanlagen gibt es:

• Hardware-Telefonanlagen
• Software-Appliances
• Cloud-Telefonanlagen

Hardwarebasierte Telefonanlagen

Hardware-Telefonanlagen gibt es in verschiedenen Größen. Beispielsweise ist die ansitel IPsmart eine kleine Telefonanlage, die für kleine Einrichtungen mit wenigen Mitarbeitern geeignet ist. An der IPsmart können bis zu 20 Endgeräte angeschlossen werden. Hardware-Telefonanlagen werden vor Ort in der jeweiligen Einrichtung installiert.

Für größere Kommunen gibt es auch Hardware-Telefonanlagen, die weitaus mehr Nebenstellen bieten. Beispielsweise verfügt unsere ansitel flexVoIP 700 über 700 Nebenstellen-Anschlüsse. Daher eignen sich Hardware-Telefonanlagen durchaus auch für größere öffentliche Einrichtungen.

Softwarebasierte Telefonanlagen

Softwarebasierte Telefonanlagen, auch Software-Appliances genannt, eignen sich für Kommunen jeder Größe. Einzige Voraussetzung hierfür ist ein eigener Server. Wenn ein Server zur Verfügung steht und dieser genügend freie Kapazitäten bietet, kann eine Software-Telefonanlage auf dem Server gehostet werden. Da die Anlage auf dem firmeneigenen Server läuft, entsteht kein zusätzlicher Wartungsaufwand. Die Anzahl der möglichen Nebenstellen hängt von der Kapazität des jeweiligen Servers ab.

Cloudbasierte Telefonanlagen

Cloud-Telefonanlagen sind hoch skalierbar und können flexibel erweitert werden. Gehostet werden cloudbasierte TK-Anlagen in einem externen Rechenzentrum des Providers. Wenn Sie sich also für eine Cloud-Telefonanlage entscheiden, dann übernimmt der jeweilige Anbieter die Wartung der Anlage und stellt einen leistungsstarken Server zur Verfügung.

Der Vorteil einer Cloud-TK-Anlage ist, dass diese flexibel erweitert oder auch verkleinert werden kann. Sie können bei Bedarf jederzeit Nebenstellen dazu buchen oder auch wieder abbestellen. Daher passen sich Cloud-Anlagen der Größe der jeweiligen Kommune an.

Wenn Sie sich noch unsicher sind, welches Anlagensystem für Ihre Einrichtung geeignet ist, können Sie sich gerne vorab beraten lassen. Wir bei ansit-com führen mit unseren Kunden zunächst eine Bedarfsanalyse durch und entscheiden gemeinsam, welche Anlage am besten zu Ihren Ansprüchen passt. Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, unsere Telefonielösungen in vollem Umfang zu testen.

Mit VoIP die Digitalisierung in Kommunen vorantreiben

Für öffentliche Einrichtungen ist Kommunikation ein wichtiger Bestandteil des Tagesgeschäftes. Vor allem das Telefon ist für viele Bürger der schnellste Weg, um mit Kommunen und Ämtern in Kontakt zu treten. Telefonisch erreichbar zu sein, ist also wichtig. Eine moderne VoIP-Telefonanlage gehört daher zur Grundausstattung von Kommunen dazu.

Darüber hinaus gewinnen digitale Kommunikationswege zunehmend an Bedeutung. Neben der klassischen Telefonie übers Telefon, kommen beispielsweise auch zunehmend Videoanrufe zum Einsatz.

ansitel Telefonanlagen bieten mehr als 120 Funktionen, die die Telefonie- und Kommunikationsprozesse bequemer gestalten. Dazu gehören unter anderem:

• Fax via VoIP (FoIP): Mit FoIP können Faxe digital per Mail empfangen werden. Auch das Versenden von Faxen von einem Rechner aus ist mittels Client oder über die Telefonanlage möglich.
• Warteschlangen: Warteschlangen kommen zum Einsatz, wenn alle Mitarbeiter im Gespräch sind. Der Anrufer bleibt dann in der Leitung, bis ein Agent frei wird und das Gespräch annehmen kann.
• Interaktive Sprachmenüs: Mit einem IVR können eingehende Anrufe gezielt weitergeleitet werden. Der Anrufer kann beispielsweise über einen Tastendruck auswählen, zu welcher Abteilung er durchgestellt werden möchte.
• Konferenzen: Über die ansitel Telefonanlage kann ein virtueller Konferenzraum erstellt werden. Über den Konferenzraum können mehrere Teilnehmer an einer Telefonkonferenz teilnehmen.
• Zeitsteuerung: Mittels Zeitsteuerung können Sie beispielsweise festlegen, dass Anrufe, die nach Feierabend eingehen, an einen Anrufbeantworter weitergeleitet werden.
• Homeoffice: Mit einer VoIP-Telefonanlage ist es möglich, Homeoffice Arbeitsplätze anzuschließen. Cloud-Telefonanlagen sind ortunabhängig nutzbar, daher können sich Mitarbeiter auch von zu Hause aus in die Telefonanlage einwählen. Bei Hardware-Telefonanlagen und Software-Appliances können Mitarbeiter mittels VPN an ihre Heimarbeitsplätze angebunden werden.

• CRM-Integration: Es ist möglich, Customer Relation Management Systeme an die VoIP-Telefonanlage anzubinden. Ein CRM ist ein nützliches Tool, um die Kundenbetreuung zu optimieren. Beispielsweise können Mitarbeiter im CRM jederzeit wichtige Daten zu Kunden anlegen und abrufen.

Weitere Funktionen unserer ansitel Telefonanlagen finden Sie in unserer Funktionsübersicht.