Telefonanlagen für Arztpraxen

Telefonie als Unterstützer im Praxisalltag

Arztpraxen sind im Businessbereich exotische Phänomene. Sie haben meist nicht nur ein größeres Telefonieaufkommen zu bewerkstelligen, sondern müssen auch gleichzeitig damit rechnen, dass Patienten ungeduldig werden, wenn die Praxis ständig besetzt bzw. nicht erreichbar ist. Außerdem sind spezialisierte Anforderungen wie automatische Weiterleitung, Anrufbeantworter für Bestellung von Rezepten oder individualisierbare Ansagetexte für viele Praxen Eine gute Telefonanlage ist nicht einfach nur ein technisches Gerät, sondern hilft vor allem bei der Organisation des Praxisalltags.

VoIP und ISDN-Umzug für Arztpraxen

In vielen Praxen wird immer noch ISDN verwendet, was in der Vergangenheit für einzelne niedergelassene Ärzte auch durchaus seine Berechtigung hatte. In Gemeinschaftspraxen musste die Anzahl der ISDN-Leitungen aber immer um die Anzahl der Mitarbeiter erhöht werden, um mehrere gleichzeitige Gespräche während der Sprechzeiten gewährleisten zu können. Diese Vorgehensweise war in Verbindung mit Systemtelefonen bzw. ISDN-Telefonanlagen teuer und zudem mit hohen Wartungskosten verbunden.

In naher Zukunft wird ISDN jedoch schrittweise durch Voice over IP abgelöst. Für Praxen, die derzeit noch die alte ISDN-Technik nutzen, bedeutet dies, dass der derzeitige Anschluss höchstwahrscheinlich bis 2018 gekündigt werden wird. Die Arztpraxen sind daher in der Verantwortung sich eine neue IP-fähige Telefonanlage zu beschaffen, die die alte Telefonanlage nahtlos ablöst.

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Optimierungsfaktor Zeitsteuerung

Eine gute VoIP-Telefonanlage ermöglicht ein einfaches Definieren von Zeiteinheiten, zu denen eine bestimmte Funktion ausgeführt – oder nicht ausgeführt wird. Beispielsweise können außerhalb der Sprechzeiten Ansagen definiert werden, die die Anrufer darauf hinweist, dass aktuelle keine Mitarbeiter in der Praxis sind, um ein Gespräch anzunehmen.

Optimierungsfaktor Anrufbeantworter

Für viele Patienten ist die Bestellung von Rezepten oder auch Überweisungen eine bequeme Möglichkeit außerhalb der Praxiszeiten Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Die Patienten müssen für die Rezeptbestellung ihren Namen, ihr Geburtsdatum und das gewünschte Medikament angeben. Die Bestellung selber wird über ein Anrufbeantwortersystem realisiert. Der Anrufbeantworter ist dann direkt über eine Rufnummer (sog. Rezepttelefon) oder über ein interaktives Sprachmenü (IVR) erreichbar. Die Bestellungen – bzw. im technischen Sinne die Anrufbeantworteraufnahmen, können dann via Email einzeln abgerufen werden.

Optimierungsfaktor Warteschlangen

Warteschlangen stellen vor allem in größeren Arztpraxen und Kliniken eine hervorragende Möglichkeit dar, den Patientenservice sowie die innerbetriebliche Organisation zu optimieren. Bei einer Warteschlange (oder Warteschleife) werden alle eingehenden Anrufe hintereinander gesammelt und nacheinander bearbeitet. Sind die Patienten im Wartemodus, so hören sie währenddessen eine Warte- bzw. Haltemusik.

Für die Patienten ist eine solche Lösung deutlich kundenorientierter, da sie sich nicht mit einem Besetztzeichen abfinden müssen und nach einer bestimmten Zeit an den bzw. die jeweilige Mitarbeiterin in der Praxis verbunden wird.

Unsere Telefonielösung für Arztpraxen

Kleinere Arztpraxen mit bis zu 10 Angestellten, können mit der ansitel IPsmart eine professionelle Telefonieinfrastruktur zu günstigen Investionskosten aufbauen. Die VoIP-Telefonanlage hat natürlich neben Warteschlangen und Sprachmenüs auch weitere Funktionen wie Anrufbeantworter, Zeitsteuerung sowie individuell wählbare Ansagen und Haltemusiken. Durch die mitgelieferte Telefonanlagensteuerung können sämtliche Funktionen sowie neue Nebenstellen benutzerfreundlich und schnell eingerichtet bzw. geändert werden.

Für größere Gemeinschaftspraxen oder Privatkliniken, die mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigen, können wir mit unseren Telefonanlagen ansitel flexVoIP und flexHybrid individuelle bzw. maßgeschneiderte Telefoniesysteme realisieren. Die Anlagen integrieren sich passgenau in die jeweilige IT-Infrastruktur und können bei Bedarf einfach, flexibel und vor allem kostengünstig erweitert werden.

Der Funktionsumfang unserer VoIP-Telefonanlagen ist riesig und kann bei Bedarf um benutzerdefinierte Module erweitert werden. Typische Funktionen, die in unseren Anlagen standardmäßig installiert sind, sind die folgenden:

• Anrufbeantworter (individuell besprechbar)
• Rufgruppen
• Rufweiterleitung
• Zeitsteuerung der Telefonanlage
• individuelle Ansagen
• individuelle Wartemusik
• Warteschlangen
• CTI-Unterstützung
• unabhängige Endgeräteauswahl

Auch externe Software, wie eine Patientenverwaltung lässt sich problemlos mit der IP-Telefonanlage verbinden, insofern das jeweilige Programm eine sogenannte TAPI-Unterstützung aufweist. So lassen sich auch entsprechende Termine oder Rückrufe schnell verwalten und zuordnen.

Einige Arztpraxen verwenden zudem Systeme, die die Praxisorganisation erleichtern. Systeme wie GUSbox können problemlos mit einer ansitel Telefonielösung betrieben werden. In einigen Fällen ist jedoch ein zusätzliches VoIP-/ISDN-Gateway notwendig, da die Faxkommunikation über eine ISDN-Schnittstelle läuft.

Auf Wunsch verknüpfen wir die Telefonanlage auch mit Türsprechanlagen, Durchsagesystemen oder Kamerasystemen.

Sie sind interessiert an weiteren Informationen zu unseren VoIP-Telefonanlagen? Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf oder Email.