Vorteile von VoIP

Das ISDN Zeitalter ist vorbei. Der neue Telefoniestandard heißt Voice over IP. VoIP basiert auf modernen Technologien und bietet weitaus mehr Funktionen und Integrationen als ISDN. Hinzukommt, dass sich mit VoIP zahlreiche Arbeitsabläufe im Unternehmen verbessern lassen. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Ratgeber die Vorteile von VoIP vorstellen und zeigen, welche Chancen sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben.

Welche Vorteile bietet VoIP im Unternehmen?

VoIP-Telefonie bietet im Vergleich zur älteren ISDN-Telefonie zahlreiche Vorteile. Welche das sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst:

  • Einsparen von Telefoniekosten
  • Telefonanlagen nach Bedarf skalieren
  • hoher Funktionsumfang
  • ortsunabhängig arbeiten
  • Geschäftsprozesse optimieren
  • Unified Communication
  • freie Wahl der Endgeräte

Kostenreduzierung und Kostenkontrolle

Ein großer Vorteil für Unternehmen ist, dass die interne Telefonie komplett kostenfrei ist. Telefonieren also Mitarbeiter untereinander, fallen hierfür keine zusätzlichen Gebühren an. Das gilt auch, wenn ein Unternehmen mehrere Filialen betreibt. Wenn mehrere Standorte an das VoIP-Netzwerk angebunden sind, ist die interne Telefonie zwischen allen Standorten in Deutschland kostenfrei.

Auch die meisten Anbieter von IP-basierten Telefonanschlüssen sind günstiger als zu ISDN-Zeiten.

Zusätzlich haben Sie die Wahl, ob Sie für Ihre Telefonie eine Flatrate wünschen oder eine minutenbasierte Abrechnung. Sie können also selbst festlegen, welcher Tarif am besten für Sie geeignet ist.

flexibel und hoch skalierbare Lösungen

VoIP-Telefonanlagen sind im Gegensatz zu älteren ISDN-Telefonanlagen weitaus flexibler. Beispielsweise können Cloud-TK-Anlagen jederzeit problemlos erweitert werden. Das ist vor allem für Unternehmen von Vorteil, die sich im Wachstum befinden. Kommen beispielsweise neue Mitarbeiter hinzu, dann können Sie dementsprechend Nebenstellen hinzubuchen. Und wenn sich Ihr Unternehmen verkleinert, können Nebenstellen auch wieder abbestellt werden.

Auch Software-Telefonanlagen sind hoch skalierbar. Abhängig von der Kapazität des eingesetzten Servers können hier genauso flexibel Nebenstellen nachbestellt werden.

Hardware-Telefonanlagen lassen sich bedingt skalieren. Ein Vorteil hierbei ist, dass es hardwarebasierte Anlagen in verschiedenen Leistungsgrößen gibt. Beispielsweise bietet unsere ansitel IPsmart bis zu 20 Nebenstellen und unsere ansitel flexVoIP 700 bis zu 700 Nebenstellen. Da es auch zahlreiche kleinere Unternehmen wie zum Beispiel Arztpraxen gibt, die in der Regel wenig Wachstum zu erwarten haben, ist hier eine kleinere Lösung meist völlig ausreichend.

mehr als 120 Funktionen mit VoIP

VoIP-Telefonanlagen bieten zahlreiche Funktionen, mit denen sich Arbeitsabläufe deutlich optimieren lassen. Im Folgenden haben wir eine Liste mit den wichtigsten Funktionen zusammengestellt.

  • IVR Ein Interactive Voice Response (Sprachdialogsystem) wird eingesetzt, um eingehende Anrufe gezielt weiterzuleiten. Bevor der Anrufer zu einem Mitarbeiter durchgestellt wird, kann er per Tastendruck auswählen, mit welcher Abteilung er sprechen möchte. Dadurch landet der Anrufer direkt beim passenden Mitarbeiter und muss nicht mehr manuell weitergeleitet werden.
  • Zeitsteuerung Individuelle Telefonansagen können zu verschiedenen Uhrzeiten abgespielt werden. Sie können zum Beispiel festlegen, dass außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen eine Ansage abgespielt wird, die den Anrufer darüber informiert, wann Sie wieder erreichbar sind.
  • CTI Mittels einer CTI-Anwendung können Sie Anrufe von Ihrem Rechner aus annehmen und führen. Die gewünschte Rufnummer wird dann mittels Mausklick oder Tastatur gewählt. Auf dem Telefon brauchen Sie die Nummer nicht zusätzlich wählen. Das spart Zeit und Tippfehler werden vermieden.
  • Besetztlampenfelder BLF’s am Telefon leuchten auf, wenn ein Mitarbeiter im Gespräch ist oder angerufen wird. Das ist praktisch, denn so sehen sie sofort, ob ein Kollege gerade erreichbar ist oder nicht.
  • Konferenzen In Ihrer VoIP-Telefonanlage können Sie eine Nebenstelle als virtuellen Konferenzraum konfigurieren. Der Konferenzraum bekommt eine eigene Nebenstellennummer, über die sich die Mitarbeiter einwählen können. Dadurch können virtuelle Konferenzen mit mehreren Teilnehmern abgehalten werden.
  • Verschlüsselung ansitel Telefonanlagen unterstützen SRTP. Das Secure Real-Time Transport Protokoll sorgt für eine Verschlüsselung der Sprachdaten.
  • Virtuelles Fax FoIP ist die Abkürzung für das virtuelle Fax. Mittels FoIP können Faxe digital via E-Mail empfangen werden. Mit einem speziellen Client ist es darüber hinaus auch möglich, Faxe digital zu versenden.
  • Basisfunktionen Selbstverständlich stehen Ihnen mit einer VoIP-TK-Anlage auch Basisfunktionen wie Halten, Makeln und Weiterleiten zur Verfügung.

Ortsunabhängig arbeiten mit VoIP

Wenn Sie unabhängig von Ihrem Standort aus arbeiten möchten, ist eine Cloud-Telefonanlage ideal geeignet. Sie können sich von überall aus in die Anlage einwählen, vorausgesetzt Sie haben eine Internetverbindung. Dadurch ist es beispielsweise problemlos möglich, Mitarbeiter im Homeoffice anzubinden.

Auch mit einer Hardware-TK-Anlage oder einer Software-Appliance können Sie im Homeoffice oder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Hierfür benötigen Sie ein VPN, also ein Virtual Private Network.

Darüber hinaus ist es auch möglich, Smartphones an Ihre Telefonanlage anzubinden. Großer Vorteil hierbei ist, dass Ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice oder bei Außendiensten unter ihrer individuellen Durchwahl erreichbar bleiben.

Optimierung von Geschäftsprozessen durch Software-Integration

Ein weiterer Vorteil von VoIP ist, dass Sie CRM-Systeme, ERP-Systeme und Office-Anwendungen über eine Schnittstelle anbinden können. Stellen Sie sich beispielsweise vor, ein Kunde ruft an. Wenn ein CRM angebunden ist, kann der Mitarbeiter am Telefon die Kundenakte aufrufen und sieht sofort alle wichtigen Daten auf einem Blick. Beispielsweise lässt sich einsehen, um welches Unternehmen es geht und ob ein Kollege vorher bereits in dem Anliegen involviert war oder es vielleicht sogar schon bearbeitet hat. Ruft ein Kunde zum ersten Mal an, kann der Mitarbeiter über das CRM gleich eine neue Kundenakte anlegen.

Unified Communication

Unified Communication beschreibt die Zusammenführung mehrerer Kommunikationskanäle in einer Oberfläche. Dabei werden beispielsweise Videoanrufe, Instant Messaging, Desktop Sharing, Computer-Telephony-Integration und viele mehr in einer Anwendung gebündelt.

Realisiert wird das in der Regel über einen UC-Client, also eine Softwareanwendung, die auf Ihrem PC installiert wird.

Folgende Funktionen können in einem UC-Client vereint werden:

  • Videoanrufe
  • Instant Messaging
  • Desktop Sharing
  • Präsenzstatusanzeige
  • Click-to-Call
  • Desktop Sharing

flexible Auswahl von Endgeräten

Es gibt eine große Auswahl an modernen VoIP-Telefonen. Je nach Bedarf haben Sie beispielsweise die Wahl zwischen schnurlosen und schnurgebundenen Telefonen. Der Funktionsumfang und die Kosten für ein VoIP-Telefon können je nach Hersteller variieren. Unter anderem bieten die Hersteller Yealink, Snom, Grandstream und Gigaset unterschiedliche Modelle an. Folgende Telefone können an eine VoIP-Telefonanlage angebunden werden.

  • Tischtelefone
  • DECT-Telefone
  • Smartphones
  • Softphones
  • Konferenztelefone

Beispielsweise ist das SIP-T54W von Yealink ein solides Tischtelefon mit einem großen Farbdisplay und 10 konfigurierbaren Tasten. Es eignet sich ideal für Büroumgebungen und Vieltelefonierer.

Dahingegen werden an einigen Arbeitsplätzen, wie zum Beispiel Werkstätten oder Arztpraxen, gerne auch schnurlose Telefone eingesetzt. Ein DECT Telefon kann in einer bestimmten Reichweite zur Basisstation mobil genutzt werden und schafft dadurch mehr Flexibilität am Arbeitsplatz. Unter anderem ist das R650H DECT-Telefon von Gigaset ein beliebtes Schnurlostelefon für die mobile Arbeit.

Für Unternehmen, die keine hardwarebasierten Telefone einsetzen möchten, gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, Softphones zu nutzen. Ein Softphone ist eine Softwareanwendung, die auf Ihrem Rechner, Laptop, Tablet oder Smartphone installiert wird. Bedienen lässt sich das Softphone wie ein gewöhnliches Telefon. Wir empfehlen, ein Headset zu nutzen, wenn Sie beispielsweise über Ihren Rechner telefonieren. Mittels Headset werden Sie nicht von lauten Umgebungsgeräuschen gestört und profitieren von einer hohen Klangqualität.

Falls Sie noch analoge Endgeräte im Einsatz haben, können Sie diese zunächst noch weiter nutzen. Mit einem VoIP-Analog- Gateway, also einem Adapter, können analoge Endgeräte an Ihre VoIP-Telefonanlage angebunden werden. Diese Variante ist jedoch nur als Übergangslösung zu empfehlen, da analoge Endgeräte nicht mehr mit dem Funktionsumfang von modernen IP-Telefonen mithalten können.

Nachteile von VoIP

Zu den vielen Vorteilen gehören natürlich auch immer ein paar Nachteile, die wir Ihnen noch nennen möchten.

Bei VoIP werden alle Daten, also auch die Sprachdaten, übers Internet versendet. Daher ist die Qualität der Sprachübertragung von der vorhandenen Bandbreite abhängig. Grundlegend gilt hierbei, dass eine Bandbreite von 100 kBit im Upload und im Download benötigt wird. Ist die Bandbreite zu gering, kann dies zu einer Minderung der Sprachqualität führen.

Sollten Sie Einbuße in der Gesprächsqualität merken, dann macht es durchaus Sinn, Ihren Internetanschluss einmal zu testen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema: VoIP und Bandbreite.

Des Weiteren erreicht uns häufig die Frage nach Ausfallsicherheit von VoIP-Telefonanlagen. Unter anderem kann es zu Stromausfällen kommen. In diesem Fall würden alle am Strom angeschlossenen Geräte ausfallen. Das lässt sich aber ganz einfach mit einer USV-Batterie lösen. Eine USV-Batterie sorgt bis zu 30 Minuten für Notstrom und leitet zusätzlich einen geordneten Shutdown der Geräte ein.

Auch der Ausfall einer Internetleitung lässt sich lösen. Hierfür gibt es Rufumleitungen. Eine Rufumleitung leitet im Falle einer Internetstörung alle eingehenden Anrufe beispielsweise auf Ihr Smartphone um. Dadurch bleiben Sie weiterhin für Ihre Kunden erreichbar. Eine Rufweiterleitung können Sie über Ihren Provider einrichten lassen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die vielen Vorteile von VoIP überwiegen. Vor allem Unternehmen haben die Chance mit VoIP sowohl ihre interne als auch ihre externe Kommunikation deutlich zu optimieren.

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