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Unified Communication für IP Telefonielösungen

Die Möglichkeiten miteinander zu kommunizieren werden immer mehr. Ob Telefonie, Email, Fax, soziale Netzwerke oder Messenger. Unified Communication unterstützt Sie dabei, trotzdem Überblick über Ihre Kommunikationskanäle zu behalten und diese Kanäle miteinander zu bündeln. Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen die Vorteile und Funktionen von Unified Communication vorstellen.

Was ist Unified Communication?

Das Ziel von Unified Communication besteht darin, verschiedene Kommunikationsanwendungen zentral zusammenzuführen, um die Unternehmenskommunikation intern wie auch extern zu optimieren. Die Anwendungen umfassen beispielsweise Videokonferenzen, Instant Messaging und Desktop Sharing. In der Praxis wird Unified Communication meist durch einen UC-Client realisiert. Ein UC-Client ist häufig eine CTI-fähige Software, die auf einem Arbeitsplatzrechner installiert wird. In letzter Zeit werden jedoch auch zunehmend webbasierte UC-Anwendungen entwickelt.

CTI-fähig bedeutet, dass eine PC-Software, wie beispielsweise Microsoft Outlook, und eine Telefonanlage miteinander verbunden werden können. Als Schnittstelle wird dafür ein TAPI Treiber (TAPI Client) benötigt.

Videotelefonie mit UC Client
Viele UC Clients unterstützen Videotelefonie (Foto: Andrey Popov / fotolia.com)

Vorteile von Unified Communication:

Unified Communication spielt besonders für Unternehmen mit mittlerem bis hohem Kommunikationsaufwand eine große Rolle. Durch die Zusammenführung verschiedener Funktionen profitieren Mitarbeiter und Unternehmen von einer Effizienzsteigerung der internen und externen Kommunikation.

Vorteile im Überblick:

  • Bündelung verschiedener Kommunikationskanäle
  • mehr Zeit für Kunden und Partner
  • Kosteneinsparungen
  • beschleunigte Arbeitsprozesse und weniger Overhead
  • verbesserte Kommunikation
  • Funktionen auch mobil verfügbar

Verbesserte Arbeitsabläufe

Über den UC-Client haben Mitarbeiter jederzeit einen guten Überblick und schnellen Zugriff auf verschiedene Kommunikationsanwendungen. Beispielsweise kann eine Telefonnummer einfach per Mausklick angewählt werden, wodurch der Rufaufbau über die VoIP Telefonanlage automatisch stattfindet. Dadurch entfällt das mühselige Eingeben einer Rufnummer auf der Tastatur.

Ein weiterer Vorteil ist die Nutzung von Instant Messaging Diensten, die vor allem für Firmen mit größeren Büros oder mehreren Standorten interessant sein dürfte. Über Chats können kleinere Informationen ausgetauscht werden, ohne einen Anruf zu tätigen. Die Mitarbeiter werden so zunächst nicht abgelenkt und können sowie sie dazu bereit sind, auf die Chats reagieren.

Auch der Präsenzstatus eines Mitarbeiters kann direkt eingesehen werden. Dadurch minimieren sich fehlgeschlagene Anrufversuche oder Fußwege zum Kollegen, weil der Apparat z.B. besetzt ist oder der Mitarbeiter gerade in der Pause ist.

Kosteneinsparungen

Funktionen wie Instant-Messaging, Präsenzstatus, und Desktop-Sharing sorgen für eine verbesserte interne Kommunikation und reibungslose Arbeitsabläufe. Dadurch profitieren Mitarbeiter und nicht zuletzt auch das Unternehmen von einer höheren Produktivität, da mehr Zeit für die Arbeit am und mit Kunden oder Partnern zur Verfügung steht.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen mit mehreren Standorten von Videokonferenzen . Meetings können jederzeit von beliebigen Standorten aus abgehalten werden. Dadurch entfallen unnötige Reisekosten für betriebsübergreifende Besprechungen.

Integration mobiler Endgeräte

Viele UC Anwendungen erlauben auch von unterwegs die Nutzung mobiler Endgeräte. Dazu wird ein UC-Client beispielsweise auf einem Smartphone oder Laptop installiert. Dadurch sind Mitarbeiter flexibler und haben sogar standortunabhängig jederzeit einen Überblick über den Präsenzstatus ihrer Kollegen. Selbstverständlich können auch Dienste wie Instant Messaging außerhalb des Unternehmens betrieben werden.

Funktionen von typischen UC-Anwendungen

Ein UC-Client stellt eine moderne Lösung dar, die bei der Beschaffung einer modernen Telefonielösung durchaus Überlegung finden sollte. Unified Communication überzeugt mit einer Vielzahl an Funktionen, die den Arbeitsalltag durchaus bequemer und angenehmer gestalten kann.

Hierzu stehen, abhängig von der UC Software, folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Präsenzstatus
  • virtuelles Telefonbuch
  • Click-to-Dial
  • Instant Messaging
  • Videokonferenzen
  • Desktop Sharing
  • CRM-Schnittstelle

Präsenzstatus

Um jederzeit auf einen Blick zu sehen, wer gerade verfügbar oder beschäftigt ist, kann im UC-Client der Präsenzstatus aller Mitarbeiter eingesehen werden. Steht beispielsweise ein Meeting bevor, können Mitarbeiter ihren Präsenzstatus im UC-Client einfach per Mausklick verändern. Dadurch sehen alle Kollegen sofort, wer gerade erreichbar ist. Der Präsenzstatus kann jederzeit manuell angepasst werden. Telefoniert ein Mitarbeiter, verändert sich der Präsenzstatus automatisch und wird durch ein Icon im UC-Client angezeigt.

Click-to-Dial

Auch das Telefonieren selbst wird durch UC einfacher. Die Mitarbeiter können jederzeit ein virtuelles Telefonbuch am PC aufrufen und alle eingespeicherten Nummern per Mausklick anwählen (Click-to-Dial).

Instant Messaging

Eine weitere wichtige Funktion ist Instant Messaging. Dieses ermöglicht den Mitarbeitern untereinander, mittels eines kleinen Chatfensters, zu kommunizieren. Dabei können Einzelchats oder Gruppenchats initiiert werden.

Videokonferenzen

UC-Clients bieten außerdem die Möglichkeit Videokonferenzen zu führen. Meetings können dadurch einfach vom Arbeitsplatz aus abgehalten werden.

Desktop Sharing

Zusätzlich ermöglicht Desktop Sharing ein schnelles Teilen von Informationen. Möchten mehrere Mitarbeiter zum Beispiel ihre jeweiligen Ergebnisse untereinander vorstellen, können durch Desktop Sharing die PC Bildschirme kurzzeitig miteinander verbunden werden. Dadurch lassen sich Inhalte eines Bildschirms auch auf dem PC-Bildschirm des Kollegen anzeigen. Das ist zum Beispiel in der Projektarbeit von Vorteil, da sich Mitarbeiter über Ideen, Skizzen, Pläne u.v.m. regelmäßig austauschen müssen. Mittels UC-Client können Ergebnisse jederzeit schnell und unkompliziert vorgestellt werden.

CRM-Schnittstelle

Darüber hinaus verfügen einige UC-Clients über eine CRM-Schnittstelle. CRM steht für Client-Relationship-Management und beschreibt eine Anwendung, in der sämtliche Kunden und Partner verwaltet werden können. Häufig lässt sich Click-to-Dial in ein solches CRM-System integrieren, so dass direkt aus dem CRM gewählt werden kann.

Einbindung mobiler Endgeräte

UC-Clients können auch auf mobilen Endgeräten, wie beispielsweise Laptops, installiert werden. Unified Communication lässt sich also standortunabhängig nutzen und bietet den Mitarbeitern hohe Mobilität.

Fazit

Unified Communication überzeugt mit einer Vielzahl an Vorteilen. Dazu gehören unter anderem beschleunigte Geschäftsprozesse und verbesserte Kommunikationswege. Besonders Unternehmen mit einem hohen Kommunikationsaufkommen profitieren von dieser modernen Kommunikationslösung.

Einige Anbieter für Unified Communications und CTI Software sind zum Beispiel:

  • Estos Pro Call
  • ZoIPer Pro
  • Skype for Business
  • C4B Com for Business
  • ansitel CTI Client

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