Cloud Telefonie - Alles was wichtig ist

Auch im Jahr 2020 erfreut sich eine Cloud Telefonanlage zunehmender Beliebtheit. Viele Unternehmen haben Ihre Telefonie bereits erfolgreich umgerüstet und sind bestens für die kommenden Jahre ausgestattet. Cloud Telefonie oder auch virtuelle Telefonie genannt, ist eine beliebte Möglichkeit, um VoIP im eigenen Unternehmen zu nutzen. Vor allem für Unternehmen, die eine skalierbare und dezentrale Lösung wünschen, ist Cloud Telefonie ideal geeignet und bietet zahlreiche Vorteile. Welche das sind und wie die Telefonie aus der virtuellen Telefonanlage funktioniert, erfahren Sie in diesem Ratgeberartikel.

Funktionsweise von Cloud Telefonie

Sämtliche Gespräche werden heutzutage über das Internet abgewickelt, weswegen allgemein auch von Internettelefonie gesprochen wird. Sämtliche Anrufe die ein- und ausgehen, werden von einer VoIP Telefonanlage gesteuert. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob Sie eine Hardware-Telefonanlage, eine Software-Telefonanlage oder eine Cloud-Telefonanlage im Einsatz haben. Ein Unterschied zu den anderen beiden Systemen besteht hingegen darin, dass Cloud Telefonanlagen nicht im eigenen Unternehmen installiert werden. Stattdessen werden cloudbasierte Telefonanlagen im externen Rechenzentrum des jeweiligen Cloud-Providers betrieben. Daher spricht man auch von virtuellen Telefonanlagen oder Hosted PBX.

Cloud Telefonie funktioniert wie folgt: Möchte beispielsweise ein Mitarbeiter nach außen telefonieren, wird zunächst ein Signal vom IP Telefon an die VoIP Telefonanlage gesendet. Diese initiiert dann mittels Session Initiation Protocol (SIP) den Gesprächsaufbau zum anderen Gesprächsteilnehmer. Bei eingehenden Anrufen findet der gleiche Ablauf statt, nur, dass diesmal die Cloud Telefonanlage auf das eingehende Signal reagiert und eine Verbindung zum jeweiligen Mitarbeiter herstellt.

Eine Besonderheit von cloudbasierter Telefonie besteht darin, dass sämtliche Telefoniefunktionen aus der Cloud abgerufen werden. Daher spricht man auch von Software as a Service oder kurz SaaS.


Rechenzentrum
Cloud Telefonie wird über redundante Rechenzentren realisiert


Vorteile einer Cloud Telefonanlage

Cloud Telefonie bietet zahlreiche Vorteile. Beispielsweise sind Cloud Telefonanlagen hoch skalierbar und lassen sich individuell an Ihren Bedarf anpassen. Davon profitieren vor allem Unternehmen, die viel Wachstum erwarten, da die Telefonanlage aus der Cloud problemlos mitwächst. Das bedeutet, dass jederzeit neue Nebenstellen hinzugebucht werden können. Kommen beispielsweise neue Mitarbeiter hinzu, dann bestellen Sie einfach weitere Nebenstellen bei Ihrem Provider. Der Vorteil daran ist, dass Sie nur für die Nebenstellen zahlen, die Sie tatsächlich benötigen. Genauso funktioniert es, wenn Sie Nebenstellen abbestellen möchten. Sie können die Anzahl Ihrer gebuchten Nebenstellen jederzeit flexibel anpassen und dadurch Kosten für ungenutzte Nebenstellen einsparen. Dadurch sind Cloud Telefonanlagen sowohl für kleine als auch große Unternehmen sowie für Callcenter ideal geeignet.

Ein weiterer Vorteil von Cloud Telefonie ist, dass Kunden sich nicht selbst um Installation, Wartung oder Instandhaltung der Telefonanlage kümmern müssen. All das wird vom jeweiligen Anlagenanbieter übernommen. Cloud TK-Anlagen werden nämlich in einem externen Rechenzentrum des jeweiligen Providers betrieben. Ihr Anbieter stellt sicher, dass sämtliche Systeme einwandfrei laufen und Sie jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre virtuelle Telefonanlage haben.

Durch die Auslagerung Ihrer TK-Anlage in die Cloud lässt sich zudem Hardware einsparen, da keine physische Telefonanlage im Unternehmen installiert wird. Zusätzlich können Sie virtuelle Telefone, sogenannte Softphones nutzen, um noch mehr hardwarebasierte Endgeräte und zusätzliche Kabellage einzusparen. Softphones werden einfach auf einem Arbeitsplatzrechner installiert und per Mausklick bedient. Dazu benötigen Sie lediglich ein Headset, um auch in größeren Büroumgebungen mit erhöhter Lautstärke angenehme Telefoniebedingungen zu schaffen.

Voraussetzung für IP-Telefonie

Um VoIP Telefonie und im speziellen auch Cloud Telefonie nutzen zu können, benötigen Sie einen funktionstüchtigen Internetanschluss mit ausreichend Bandbreite. Sämtliche Gesprächsdaten werden bei VoIP übers Internet übertragen. Daher sollte die Bandbreite sowohl im Download als auch im Upload 100 kBit pro Sekunde betragen, um eine hohe Sprachqualität zu gewährleisten. Zusätzlich benötigen Sie IP-fähige Telefone und eine VoIP Telefonanlage. Diese kann hardwarebasiert, softwarebasiert oder cloudbasiert sein.

  • funktionstüchtiger Internetanschluss
  • VoIP Telefonanlage
    • Hardware Telefonanlage
    • Software Telefonanlage
    • Cloud Telefonanlage
  • IP-fähige Telefone
    • Tischtelefone
    • DECT Telefone
    • Softphones
    • WLAN Telefone
    • Smartphones

Anbieter von Cloud-Telefonie

Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter für Cloud Telefonie. Um einen passenden Provider auszuwählen, gibt es verschiedene Kriterien zu beachten. Zum einen spielt das Preis-Leistungsverhältnis eine wichtige Rolle. Üblicherweise werden Kosten für Cloud Telefonanlagen monatlich abgerechnet. Die Preise variieren dabei je nach Anbieter und Funktionsumfang der Telefonanlage. Bei der Wahl Ihres Anbieters empfiehlt es sich daher bereits vorab zu überlegen, welche Telefoniefunktionen tatsächlich benötigt werden.



Zusätzlich empfiehlt sich eine ausführliche Beratung darüber, welche VoIP Telefonanlage am besten für Ihr Unternehmen und Ihre Ansprüche geeignet ist. Denn neben cloudbasierten Telefonanlagen gibt es auch noch hardwarebasierte und softwarebasierte TK-Anlagen. Diese überzeugen je nach Größe des Unternehmens, Telefonieaufkommen und Anzahl der Mitarbeiter mit unterschiedlichen Vorzügen.

Cloud Telefonie vs Hardware Telefonie


MerkmaleHardware TelefonieCloud Telefonie
Installation der Telefonanlagewird als physische Anlage (hardwarebasiert) im eigenen Unternehmen installiertBetrieb im externen Rechenzentrum durch den jeweiligen Provider
Kosteneinmalige Zahlung, die je nach Leistungsumfang der Telefonanlage variiertmonatliche Zahlung, die sich nach Anzahl der benötigten Nebenstellen richtet
Skalierbarkeitje nach Anzahl der benötigten Nebenstellen, wird eine passende Hardware Telefonanlage ausgewähltTelefonanlagen aus der Cloud sind hoch skalierbar und können jederzeit flexibel um zusätzliche Nebenstellen erweitert werden
Wartungsaufwandmittel bis hochgering

Cloud Telefonie im Home-Office

Home Office bietet sehr viel Flexibilität und wird dadurch immer beliebter. Mit einer Cloud-Telefonanlage gelingt die Anbindung ins Home Office ohne großen Aufwand. Da virtuelle Telefonanlagen auf externen Servern gehostet werden, haben Ihre Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf die Telefonanlage und können sämtliche Telefoniefunktionen auch im Home Office nutzen.

Bei der Wahl des richtigen Telefons für den Heimarbeitsplatz stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. VoIP-Tischtelefone werden beispielsweise, genau wie im Büro, auf dem Schreibtisch des jeweiligen Mitarbeiters installiert. Eine weitere praktische Möglichkeit bieten Softphones, wie zum Beispiel der ansitel CTI-Client. Softphones werden direkt auf dem Arbeitsplatz PC installiert und per Mausklick bedient. Darüber hinaus können auch einfach die Smartphones Ihrer Mitarbeiter, per Smartphone-Integration, an die Cloud-Telefonanlage angebunden werden. Dadurch sind Mitarbeiter auch übers Smartphone unter der eigenen Firmendurchwahl erreichbar.

Audio-Konferenzen aus der Cloud

Cloud Telefonie bietet die Möglichkeit, Audio-Konferenzen mit mehreren Teilnehmern zu schalten. Dafür können virtuelle Konferenzräume genutzt werden. Konferenzen mit mehreren Personen sind immer sinnvoll, um sich untereinander auszutauschen und beispielsweise gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Audio Konferenzen sind praktisch, da sich die Teilnehmer nicht am gleichen Ort befinden müssen, um miteinander zu kommunizieren. Sogenannte virtuelle Konferenzräume sind also vor allem für Unternehmen von Vorteil, die mehrere Firmenstandorte besitzen oder deren Mitarbeiter beispielsweise im Home-Office arbeiten. Zu beachten ist jedoch, dass der gebucht SIP Telefonanschluss ausreichend Sprachkanäle hat. Hierzu benötigt jeder Konferenzteilnehmer einen eigenen Sprachkanal.

Wie sicher sind Cloud Telefonanlagen?

Viele Kunden haben Fragen bezüglich der Sicherheit von Cloud Telefonie. Fragen drehen sich dabei sowohl um die Ausfallsicherheit der Telefonanlage als auch um Schutz vor Fremdeingriffen beispielsweise durch Hacker. Daher geben wir Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick zum Thema: Sicherheit in der IP Telefonie und beantworten häufig gestellte Fragen.


Zunächst zur Ausfallsicherheit: In der Regel werden Cloud Telefonanlagen in redundanten Rechenzentren betrieben, wodurch gewährleistet wird, dass die Telefonanlage jederzeit funktionstüchtig läuft. Hinzukommt, dass Nutzer von Cloud Telefonanlagen, trotz lokaler Stromausfälle am eigenen Standort, auf sämtliche Telefoniefunktionen zugreifen können. Das funktioniert mittels Smartphone-Integration, da Smartphones, genau wie virtuelle Telefonanlagen, unabhängig vom eigenen Stromnetz funktionieren. Unternehmen, die eine nahezu 100 prozentige Verfügbarkeit garantiert haben wollen, benötigen ein cloudbasiertes Failoversystem. In solchen Fällen wird eine zweite Cloud-Anlage bereitgestellt, für den Fall, dass die primäre Anlage ausfällt.


Schutz vor Fremdeingriffen: Ein Thema, das bei vielen Kunden in Bezug auf VoIP viele Fragen aufwirft, ist die Abhörsicherheit von Internettelefonie. Unternehmen stehen in der Verantwortung, zahlreiche sensible Daten zu schützen. Umso wichtiger ist es also, sämtliche IT-basierten Systeme nach außen hin abzusichern. Daher sollte die ausgewählte IP Telefonanlage in jedem Fall SRTP unterstützen, also über eine integrierte Sprachverschlüsselung verfügen. Dadurch werden sämtliche Gesprächsdaten verschlüsselt übertragen. Das ist wichtig, um Ihre Gesprächsdaten vor Fremdeingriffen zu schützen.


Außerdem ist es ratsam darauf zu achten, dass Ihr Anlagenanbieter regelmäßige Sicherheitsupdates anbietet, damit Sicherheitslücken geschlossen werden und Ihre Telefonanlage immer auf dem neuesten Stand ist. Darüber hinaus gibt es natürlich noch weitere Sicherheitsmaßnahmen, die jedes Unternehmen umsetzen sollte. Beispielsweise ist es empfehlenswert, ausschließlich sichere Passwörter zu verwenden und diese regelmäßig zu ändern. In dem Zusammenhang ist der Leitfaden zur Basisabsicherung nach IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik sehr zu empfehlen.

Fazit

Cloud Telefonie überzeugt vor allem durch hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Unternehmen jeder Größe können Cloud-TK-Anlagen nutzen und an den eigenen Bedarf anpassen. Darüber hinaus besticht virtuelle Telefonie mit weniger Aufwand hinsichtlich Installation und Wartung der Telefonanlage. Mit dem richtigen Provider an Ihrer Seite können Sie also Ihr Unternehmen mit einer modernen Telefonielösung ausstatten und von zahlreichen Vorteilen profitieren.