Cloud Telefonie - Alles was wichtig ist

Auch im Jahr 2020 erfreut sich eine Cloud Telefonanlage zunehmender Beliebtheit. Viele Unternehmen haben Ihre Telefonie bereits erfolgreich umgerüstet und sind bestens für die kommenden Jahre ausgestattet. Cloud Telefonie oder auch virtuelle Telefonie genannt, ist eine beliebte Möglichkeit, um VoIP im eigenen Unternehmen zu nutzen. Vor allem für Unternehmen, die eine skalierbare und dezentrale Lösung wünschen, ist Cloud Telefonie ideal geeignet und bietet zahlreiche Vorteile. Welche das sind und wie die Telefonie aus der virtuellen Telefonanlage funktioniert, erfahren Sie in diesem Ratgeberartikel.

Funktionsweise von Cloud Telefonie

Sämtliche Gespräche werden heutzutage über das Internet abgewickelt, weswegen allgemein auch von Internettelefonie gesprochen wird. Sämtliche Anrufe die ein- und ausgehen, werden von einer VoIP Telefonanlage gesteuert. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob Sie eine Hardware-Telefonanlage, eine Software-Telefonanlage oder eine Cloud-Telefonanlage im Einsatz haben. Ein Unterschied zu den anderen beiden Systemen besteht hingegen darin, dass Cloud Telefonanlagen nicht im eigenen Unternehmen installiert werden. Stattdessen werden cloudbasierte Telefonanlagen im externen Rechenzentrum des jeweiligen Cloud-Providers betrieben. Daher spricht man auch von virtuellen Telefonanlagen oder Hosted PBX.

Cloud Telefonie funktioniert wie folgt: Möchte beispielsweise ein Mitarbeiter nach außen telefonieren, wird zunächst ein Signal vom IP Telefon an die VoIP Telefonanlage gesendet. Diese initiiert dann mittels Session Initiation Protocol (SIP) den Gesprächsaufbau zum anderen Gesprächsteilnehmer. Bei eingehenden Anrufen findet der gleiche Ablauf statt, nur, dass diesmal die Cloud Telefonanlage auf das eingehende Signal reagiert und eine Verbindung zum jeweiligen Mitarbeiter herstellt.

Eine Besonderheit von cloudbasierter Telefonie besteht darin, dass sämtliche Telefoniefunktionen dezentral aus einem Rechenzentrum und nicht mehr lokal abgerufen werden können. Daher spricht man auch von Software as a Service oder kurz SaaS.


Rechenzentrum
Cloud Telefonie wird über redundante Rechenzentren realisiert


Lohnt sich Cloud-Telefonie für Ihr Unternehmen?

Sowohl kleine als auch große Unternehmen können von einer cloudbasierten Telefonielösung profitieren. Beispielsweise sind Cloud Telefonanlagen hoch skalierbar und lassen sich individuell an Ihren Bedarf anpassen. Wächst ein Unternehmen, dann können jederzeit neue Nebenstellen hinzugebucht werden. Der Vorteil daran ist, dass Sie nur für die Nebenstellen zahlen, die Sie tatsächlich benötigen. Genauso funktioniert es, wenn Sie Nebenstellen abbestellen möchten. Sie können die Anzahl Ihrer gebuchten Nebenstellen jederzeit flexibel anpassen und dadurch Kosten einsparen. Dadurch sind Cloud-Telefonanlagen sowohl für kleine als auch große Unternehmen sowie für Callcenter geeignet.

Hier finden Sie eine ausführliche Übersicht über Vorteile und Nachteile von Cloud-Telefonanlagen.

Welche Vorteile bietet Ihnen eine cloudbasierte Telefonanlage?

  • Cloud-TK-Anlagen sind hoch skalierbar und können individuell auf die Größe Ihres Unternehmens, beziehungsweise auf die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, angepasst werden
  • Es können mehrere Firmenstandorte an die Cloud-Telefonanlage angebunden werden
  • Auch Mitarbeiter, die für eine gewisse Zeit oder auch dauerhaft im Homeoffice arbeiten, können problemlos angebunden werden
  • Cloud-Telefonie geht mit deutlich weniger Wartungsaufwand einher, da die Wartung der cloudbasierten Telefonanlage vom Provider übernommen
  • Es wird keine zusätzliche Hardware mehr am Unternehmensstandort benötigt, außer man möchte Desktop-Telefone einsetzen
  • virtuelle Telefonanlagen werden in dezentralen Rechenzentren betrieben und sind in der Regel hochverfügbar bzw. redundant
  • ansitel TK-Anlagen bieten mehr als 150 Telefoniefunktionen inklusive
  • Support von Cloud TK-Lösungen sind problemlos per Fernwartung möglich

Voraussetzung für IP-Telefonie

Um VoIP Telefonie und im speziellen auch Cloud Telefonie nutzen zu können, benötigen Sie einen funktionstüchtigen Internetanschluss mit ausreichend Bandbreite. Sämtliche Gesprächsdaten werden bei VoIP übers Internet übertragen. Daher sollte die Bandbreite sowohl im Download als auch im Upload 100 kBit pro Sekunde betragen, um eine hohe Sprachqualität zu gewährleisten. Zusätzlich benötigen Sie IP-fähige Telefone und eine VoIP Telefonanlage. Diese kann hardwarebasiert, softwarebasiert oder cloudbasiert sein.

  • funktionstüchtiger Internetanschluss
  • VoIP Telefonanlage
    • Hardware Telefonanlage
    • Software Telefonanlage
    • Cloud Telefonanlage
  • IP-fähige Telefone
    • Tischtelefone
    • DECT Telefone
    • Softphones
    • WLAN Telefone
    • Smartphones

Anbieter von Cloud-Telefonie

Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter für Cloud Telefonie. Um einen passenden Provider auszuwählen, gibt es verschiedene Kriterien zu beachten. Zum einen spielt das Preis-Leistungsverhältnis eine wichtige Rolle. Üblicherweise werden Kosten für Cloud Telefonanlagen monatlich abgerechnet. Die Preise variieren dabei je nach Anbieter und Funktionsumfang der Telefonanlage. Bei der Wahl Ihres Anbieters empfiehlt es sich daher bereits vorab zu überlegen, welche Telefoniefunktionen tatsächlich benötigt werden.



Zusätzlich empfiehlt sich eine ausführliche Beratung darüber, welche VoIP Telefonanlage am besten für Ihr Unternehmen und Ihre Ansprüche geeignet ist. Denn neben cloudbasierten Telefonanlagen gibt es auch noch hardwarebasierte und softwarebasierte TK-Anlagen. Diese überzeugen je nach Größe des Unternehmens, Telefonieaufkommen und Anzahl der Mitarbeiter mit unterschiedlichen Vorzügen.

Funktionsumfang einer ansitel Cloud-Telefonanlage:

  • Click 2 Call: Wählen Sie die gewünschte Rufnummer einfach per Mausklick aus, um einen Anruf zu starten.
  • Smartphone-Integration: Ob im Homeoffice oder unterwegs. Nutzen Sie einfach Ihr Smartphone als Diensttelefon.
  • Homeoffice-Anbindung: Homeoffice Arbeitsplätze lassen sich problemlos an Ihre Cloud-Telefonanlage anbinden
  • Standortkopplung: Sie können auch mehrere Standorte anbinden und miteinander vernetzen.
  • FoIP (virtuelles Fax): Faxe können digital über den PC versendet werden.
  • Zeitsteuerung: Sie können z.B: einstellen, dass eingehende Anrufe nach Feierabend direkt an den Anrufbeantworter geleitet werden.
  • Interaktives Sprachmenü: Leiten Sie eingehende Anrufe gezielt zur passenden Abteilung.
  • Konferenzen: Mittels Telefonkonferenzen können auch Mitarbeiter aus anderen Filialen oder im Homeoffice an Besprechungen und Teamsitzungen teilnehmen.
  • Verschlüsselung (SRTP): Sprachverschlüsselung ist eine wichtige Sicherheitsfunktion moderner VoIP-Telefonanlagen.
  • persönlicher Ansprechpartner: Bei uns erhalten Sie einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihnen für Fragen und Anliegen jederzeit zur Verfügung steht.
  • technischer Support: Sollten Sie einmal technische Hilfe benötigen, dann ist unser erstklassiges Support-Team für Sie da und unterstützt Sie bei Notfällen auch an Wochenenden und Feiertagen.

VoIP-Telefonanlagen, insbesondere cloudbasierte TK-Anlagen, überzeugen durch ihre hohe Flexibilität und bieten zahlreiche Funktionen, mit denen ältere ISDN-Anlagen bei weitem nicht mithalten können. Für Unternehmen, die auf zukunftsfähige Kommunikation und zuverlässige Telefonie setzen, ist diese Art der modernes Telefonie ideal.

Cloud Telefonie vs Hardware Telefonie


MerkmaleHardware TelefonieCloud Telefonie
Installation der Telefonanlagewird als physische Anlage (hardwarebasiert) im eigenen Unternehmen installiertBetrieb im externen Rechenzentrum durch den jeweiligen Provider
Kosteneinmalige Zahlung, die je nach Leistungsumfang der Telefonanlage variiertmonatliche Zahlung, die sich nach Anzahl der benötigten Nebenstellen richtet
Skalierbarkeitje nach Anzahl der benötigten Nebenstellen, wird eine passende Hardware Telefonanlage ausgewähltTelefonanlagen aus der Cloud sind hoch skalierbar und können jederzeit flexibel um zusätzliche Nebenstellen erweitert werden
Wartungsaufwandmittel bis hochgering

Cloud Telefonie im Home-Office

Home Office bietet sehr viel Flexibilität und wird dadurch immer beliebter. Mit einer Cloud-Telefonanlage gelingt die Anbindung ins Home Office ohne großen Aufwand. Da virtuelle Telefonanlagen auf externen Servern gehostet werden, haben Ihre Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf die Telefonanlage und können sämtliche Telefoniefunktionen auch im Home Office nutzen.

Bei der Wahl des richtigen Telefons für den Heimarbeitsplatz stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. VoIP-Tischtelefone werden beispielsweise, genau wie im Büro, auf dem Schreibtisch des jeweiligen Mitarbeiters installiert. Eine weitere praktische Möglichkeit bieten Softphones, wie zum Beispiel der ansitel CTI-Client. Softphones werden direkt auf dem Arbeitsplatz PC installiert und per Mausklick bedient. Darüber hinaus können auch einfach die Smartphones Ihrer Mitarbeiter, per Smartphone-Integration, an die Cloud-Telefonanlage angebunden werden. Dadurch sind Mitarbeiter auch übers Smartphone unter der eigenen Firmendurchwahl erreichbar.

Audio-Konferenzen aus der Cloud

Cloud Telefonie bietet die Möglichkeit, Audio-Konferenzen mit mehreren Teilnehmern zu schalten. Dafür können virtuelle Konferenzräume genutzt werden. Konferenzen mit mehreren Personen sind immer sinnvoll, um sich untereinander auszutauschen und beispielsweise gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Audio Konferenzen sind praktisch, da sich die Teilnehmer nicht am gleichen Ort befinden müssen, um miteinander zu kommunizieren. Sogenannte virtuelle Konferenzräume sind also vor allem für Unternehmen von Vorteil, die mehrere Firmenstandorte besitzen oder deren Mitarbeiter beispielsweise im Home-Office arbeiten. Zu beachten ist jedoch, dass der gebucht SIP Telefonanschluss ausreichend Sprachkanäle hat. Hierzu benötigt jeder Konferenzteilnehmer einen eigenen Sprachkanal.

Wie sicher sind Cloud Telefonanlagen?

Viele Kunden haben Fragen bezüglich der Sicherheit von Cloud Telefonie. Fragen drehen sich dabei sowohl um die Ausfallsicherheit der Telefonanlage als auch um Schutz vor Fremdeingriffen beispielsweise durch Hacker. Daher geben wir Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick zum Thema: Sicherheit in der IP Telefonie und beantworten häufig gestellte Fragen.


Zunächst zur Ausfallsicherheit: In der Regel werden Cloud Telefonanlagen in redundanten Rechenzentren betrieben, wodurch gewährleistet wird, dass die Telefonanlage jederzeit funktionstüchtig läuft. Hinzukommt, dass Nutzer von Cloud Telefonanlagen, trotz lokaler Stromausfälle am eigenen Standort, auf sämtliche Telefoniefunktionen zugreifen können. Das funktioniert mittels Smartphone-Integration, da Smartphones, genau wie virtuelle Telefonanlagen, unabhängig vom eigenen Stromnetz funktionieren. Unternehmen, die eine nahezu 100 prozentige Verfügbarkeit garantiert haben wollen, benötigen ein cloudbasiertes Failoversystem. In solchen Fällen wird eine zweite Cloud-Anlage bereitgestellt, für den Fall, dass die primäre Anlage ausfällt.


Schutz vor Fremdeingriffen: Ein Thema, das bei vielen Kunden in Bezug auf VoIP viele Fragen aufwirft, ist die Abhörsicherheit von Internettelefonie. Unternehmen stehen in der Verantwortung, zahlreiche sensible Daten zu schützen. Umso wichtiger ist es also, sämtliche IT-basierten Systeme nach außen hin abzusichern. Daher sollte die ausgewählte IP Telefonanlage in jedem Fall SRTP unterstützen, also über eine integrierte Sprachverschlüsselung verfügen. Dadurch werden sämtliche Gesprächsdaten verschlüsselt übertragen. Das ist wichtig, um Ihre Gesprächsdaten vor Fremdeingriffen zu schützen.


Außerdem ist es ratsam darauf zu achten, dass Ihr Anlagenanbieter regelmäßige Sicherheitsupdates durchführt, damit Sicherheitslücken geschlossen werden und Ihre Telefonanlage immer auf dem neuesten Stand ist. Darüber hinaus gibt es natürlich noch weitere Sicherheitsmaßnahmen, die jedes Unternehmen umsetzen sollte. Beispielsweise ist es empfehlenswert, ausschließlich sichere Passwörter zu verwenden und diese regelmäßig zu ändern. In dem Zusammenhang ist der Leitfaden zur Basisabsicherung nach IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik sehr zu empfehlen.

Fazit

Cloud Telefonie überzeugt vor allem durch hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Unternehmen jeder Größe können Cloud-TK-Anlagen nutzen und an den eigenen Bedarf anpassen. Darüber hinaus besticht virtuelle Telefonie mit weniger Aufwand hinsichtlich Installation und Wartung der Telefonanlage. Mit dem richtigen Provider an Ihrer Seite können Sie also Ihr Unternehmen mit einer modernen Telefonielösung ausstatten und von zahlreichen Vorteilen profitieren.