Wartung von IP-Telefonanlagen

Fragen Sie sich, ob Ihre VoIP-Telefonanlage, die Sie heute kaufen auch in ein paar Jahren noch mithalten kann und zuverlässig funktioniert? Diese Frage ist berechtigt. Schließlich sollte eine moderne TK-Anlage bestenfalls mehrere Jahre fester Bestandteil im Unternehmen sein.

Regelmäßige Updates und Supportleistungen seitens des Anbieters sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass eine Telefonanlage langfristig und zuverlässig funktioniert. In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf es bei der Wartung von Hardware-, Software- und Cloud-Telefonanlagen ankommt.

Welchen Wartungsaufwand haben VoIP-Telefonanlagen?

Moderne Telefonanlage können aus der Ferne gewartet werden. Das heißt also, dass kein externer Mitarbeiter extra zu Ihnen ins Unternehmen kommen muss, um beispielsweise bestimmte Einstellungen in der Telefonanlage vorzunehmen. Der Fachmann schaltet sich einfach auf die Anlage und kann aus der Ferne Einrichtungswünsche umsetzen oder technischen Problemen auf die Spur gehen. Das spart natürlich Zeit und ist für beide Seiten mit weniger Aufwand verbunden.

Zusätzlich können Kunden in sogenannten Wartungsverträgen ganz individuelle Support-Leistungen bestimmen, die zu den Ansprüchen des eigenen Unternehmens passen.

 

Unter anderem können Sie folgende Leistungen in einem Wartungsvertrag festlegen:

  • Support bei Einrichtungswünschen
  • schnelle Hilfe bei Problemen
  • individuelle Reaktionszeiten
  • Updatevertrag für regelmäßige Updates
  • Hardware-Lieferverträge für eine schnelle Lieferung von Ersatzteilen

Wartung von Hardware-TK-Anlagen

Eine hardwarebasierte Telefonanlage wird zwar bei Ihnen im Unternehmen installiert, kann aber aus der Ferne eingerichtet und gewartet werden.

Natürlich kann ein Unternehmen die Einrichtung und Wartung der eigenen VoIP-Telefonanlage auch selbst übernehmen. Beispielsweise stellen wir auf unserer Website eine Schritt-für-Schritt-Konfigurationsanleitung für IT-Fachkräfte zur Verfügung.

Es gibt aber auch viele kleinere Unternehmen, die keine IT-Abteilung haben oder dahingehend Ressourcen einsparen möchten. In diesem Fall können Sie beispielsweise Wartungsverträge mit Ihrem Telefonanlagenanbieter vereinbaren. Der Anbieter kümmert sich dann um die Wartung Ihres Telefoniesystems sowie um mögliche Konfigurationswünsche, wodurch Sie wertvolle Zeit in andere Projekte investieren können.

Wartungsverträge können individuell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens abgestimmt werden. In diesem Zusammenhang spricht man oft von Service Level Agreements (SLA).

Beispiel:

Hotels empfangen auch an Wochenenden und Feiertagen Gäste. In einem individuellen Wartungsvertrag kann dann unter anderem festgelegt werden, dass der Anbieter auch an Wochenenden und Feiertagen erreichbar ist und bei Bedarf Support-Leistungen zur Verfügung stellt.

Darüber hinaus können in Wartungsverträgen auch Reaktionszeiten festgelegt werden, in denen sich der Anbieter zurückmelden muss. Das gibt Unternehmen, die auf eine funktionierende Telefonie angewiesen sind, zusätzliche Sicherheit.

Unser Tipp: Erkundigen Sie sich am besten vorab, welche Supportleistungen Ihr TK-Anlagen-Anbieter zur Verfügung stellt. Mit einem zuverlässigen und lösungsorientierten Support an Ihrer Seite bekommen Sie schnelle Hilfe bei Problemen und können sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Wartung von Software-TK-Anlagen

Eine Software-Appliance wird ebenfalls bei Ihnen im Unternehmen installiert. Eine Voraussetzung hierfür ist ein eigener Server, auf dem die Software-Telefonanlage betrieben werden kann.

Hinsichtlich Einrichtung und Wartung sind softwarebasierte und hardwarebasierte Telefonanlagen identisch. Sie können ebenfalls Wartungsverträge abschließen und individuelle Supportleitungen in Anspruch nehmen.

 

Zu beachten ist, dass der Server, auf dem die TK-Anlage installiert wird, ebenfalls gewartet werden muss. Sollte ein Unternehmen nicht über Mitarbeiter mit dem nötigen Know-how verfügen, kann ein Drittanbieter für die Instandhaltung des Servers beauftragt werden.

Wartung von Cloud-Telefonanlagen

Cloud-Telefonanlagen bringen hinsichtlich Installation und Instandhaltung etwas weniger Aufwand mit sich als die anderen beiden Anlagen-Typen.

Cloud-Kunden bekommen vom Provider nämlich eine IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Gehostet werden die Telefonanlagen in einem externen Rechenzentrum. Der Provider versorgt die Cloud-TK-Anlage mit regelmäßigen Updates und hält sie auf dem neusten Stand.

 

Wartungsverträge sind für die meisten Cloud-Kunden dann interessant, wenn oft Änderungen am Telefoniesystem vorgenommen werden sollen. Wartungsverträge sind im allgemeinen dafür gedacht, Supportleistungen individuell an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen.

Wartung und Sicherheit

Heutzutage werden täglich zahlreiche Daten übers Internet versendet. Dazu gehören beispielsweise Videodaten, Textnachrichten und Sprachdaten. Bei vielen Daten handelt es sich zudem um sensible Daten, die vor Fremdeingriffen geschützt werden müssen. Daher nimmt IT-Sicherheit in der Business-Kommunikation eine immer wichtigere Rolle ein.

Auf der einen Seite kann Ihr Anlagen-Anbieter für erhöhte Sicherheit sorgen, indem die Telefonanlage mit regelmäßigen Updates und Sicherheitspatches versorgt wird.

Auf der anderen Seite ist jedes Unternehmen selbst dafür verantwortlich, das eigene Netzwerk nach außen hin abzusichern. Eine Firewall sollte daher in keinem Unternehmen fehlen. Richtig konfiguriert, lässt eine Firewall keine Daten unkontrolliert hindurch und schützt damit beispielsweise Ihr Netzwerk vor Angriffen.

Um im Bereich Voice over IP für noch mehr Sicherheit zu sorgen, kommen Session Border Controller (SBC) zum Einsatz. Vielleicht sind Sie selbst schon einmal über den Begriff SBC gestolpert. SBC kommen zum Einsatz, wenn SIP-Daten zwischen zwei Netzwerken miteinander ausgetauscht werden. Der Session Border Controller lässt ausschließlich autorisierte SIP-Daten passieren und erhöht so die Sicherheit beim telefonieren.

Folgende Sicherheitsmaßnahmen können Sie in Ihrem Unternehmen selbst umsetzen:

  • ausschließlich sichere Passwörter verwenden
  • eine Firewall einsetzen
  • sich beim Anbieter erkundigen, ob Ihre IP-Telefonanlage Sprachverschlüsselung unterstützt
  • einen Session Border Controller ans Netzwerk anschließen
  • regelmäßige Backups anlegen

Sie haben noch Fragen zum Thema Wartung und Absicherung Ihres Telefoniesystems? Dann kontaktieren Sie uns gern telefonisch oder per Mail.

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