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Softphones für IP Telefonanlagen

Neben den bekannten Tischtelefonen und Schnurlostelefonen kann man heute auch direkt mit einem PC oder Smartphone telefonieren – ganz ohne zusätzliche Hardware. Die Rede ist von Softphones, die als Software auf einem Rechner installiert werden. Was Softphones überhaupt sind, für welchen Einsatzzweck sie geeignet sind und welche Vorteile sie bieten, möchten wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen.

Funktionen und Vorteile von Softphones

Softphones dienen als moderne Telefonielösung. Eine Vielzahl an Funktionen sind auf einem Endgerät gebündelt und schnell abrufbar. Dadurch wird der PC zum universellen Arbeitsplatz.

Was sind Softphones?

Ein Softphone (Softclient) funktioniert zunächst wie ein herkömmliches Telefon, steht allerdings ausschlielich als Software zur Verfügung. Diese Software wird auf einem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone installiert. Dadurch wird der Computer zum Telefon.

Softphones weisen einige Vorteile auf. Sie überzeugen beispielsweise durch die Möglichkeit auch unterwegs, über mobile Endgeräte, zu telefonieren. Dadurch profitieren Mitarbeiter von einer Ortsunabhängigkeit und sind jederzeit flexibel erreichbar. Einige Softphonehersteller bieten außerdem spezielle UC-Funktionen an, die die Unternehmenskommunikation verbessern. Darüber hinaus bieten einige Anbieter, neben kostenpflichtigen Softphones, auch kostenfreie Versionen an. Diese weisen zwar meist einen geringeren Funktionsumfang auf, sind jedoch gut geeignet, um die Softphone Telefonie zunächst auszutesten.

Softphone für Telefonanlagen
Softphones können klassische Telefone ersetzen (hier: ZoIPer)

Dennoch ist zu beachten, dass Gespräche über ein Softphone nur getätigt werden können, wenn der PC eingeschaltet ist. Dasselbe gilt für Laptops, Tablets und Smartphones. Bei einem herkömmlichen Telefon hingegen können Anrufe jederzeit getätigt werden, wodurch die Kommunikation permanent sichergestellt ist, auch wenn der Arbeitsplatzrechner ausgeschalten ist.

Vorteile von Softphones

Softphones können herkömmliche Telefone durchaus ersetzen, wodurch die Anschaffung zusätzlicher Hardware entfällt. Dadurch wird Platz eingespart und die Arbeitsfläche kann effizient genutzt werden. Zusätzlich können Mitarbeiter zahlreiche Funktionen bequem über ein Endgerät anwählen und müssen nicht zwischen verschiedenen Geräten hin und her wechseln. Allerdings muss beachtet werden, dass gute Softphones mit großem Funktionsumfang auch Investitionskosten nach sich ziehen.

Dennoch schließt der Einsatz von Softphones die Nutzung gewöhnlicher Telefone nicht aus. Tischtelefon und Softphone können nämlich auch beide parallel am Arbeitsplatz verwendet werden. Mitarbeiter können dann, je nach Situation, das passende Gerät auswählen.

Einige Softphones verfügen, zusätzlich zu grundlegenden Telefoniefunktionen, über eine Vielzahl an Zusatzfunktionen. Dazu gehören beispielsweise Videokonferenzen und Instant Messaging. Dadurch kommen auch Softphone Nutzer in den Genuss von Unified Communication, also einer effizienteren Kommunikation im Unternehmen.

Darüber hinaus weisen Softphones mittlerweile HD-Standards auf. Durch HD-Telefonie sind Gespräche mit hoher Sprachqualität garantiert.

Des Weiteren können Softphones auf mobilen Endgeräten wie Laptops und Tablets installiert werden. Dadurch sind Mitarbeiter auch unterwegs auf ihrer Firmenrufnummer erreichbar und können standortunabhängig und flexibel arbeiten.

Da Softphones über den PC gesteuert werden, können beispielsweise Telefonnummern einfach mittels Tastatur in ein Tastenfeld eingegeben oder direkt per Click-to-Dial angewählt werden. Eingespeicherte Kontakte lassen sich also einfach per Mausklick anwählen, insofern der Softphoneanbieter spezielle Schnittstellen oder Verknüpfungen zu Telefonbüchern (z.B. LDAP) gewährleistet.

Softphones gibt es sowohl für Windows, Linux und auch Mac.

Vorteile auf einen Blick:

  • Platzeinsparung durch Wegfall von Hardware
  • Nutzung von Unified Communication (abhängig vom Anbieter)
  • HD-Telefonie
  • standortunabhängige Nutzung
  • intuitive Handhabung

Funktionen von Softphones

Softphones erfüllen grundlegende Telefoniefunktionen. Beispielsweise können Anrufe direkt über den PC getätigt und entgegengenommen werden.

Darüber hinaus bieten kostenpflichtige Softphones meist eine Vielzahl an Zusatzfunktionen. Darunter fallen unter anderem Funktionen die den Komfort verbessern. Dazu zählen beispielsweise Makeln, Anklopfen und Halten. Einige Softphones lassen sich sogar als UC-Client erweitern und unterstützen Funktionen wie beispielsweise Präsenzstatus, Instant-Messaging und Desktop-Sharing. Manche Softphones verfügen auch über eine Outlook- und CRM-Integration. Dadurch können beispielsweise Telefonate und E-Mails über dieselbe Benutzeroberfläche verwaltet werden. Der Funktionsumfang einzelner Softphones hängt jedoch meist von der jeweiligen Preisklasse ab und variiert je nach Anbieter.

In der Regel lässt sich an einen Arbeitsplatzrechner ein Headset anschließen. Dadurch kann der Computer in Verbindung mit dem Softphone problemlos als Telefon genutzt werden. Mittels Headset können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig und ungestört telefonieren. Es gibt drahtlose und drahtgebundene Headsets, die sich je nach Anschlusstyp unterschiedlich mit Ihren Endgeräten verbinden lassen. Drahtlose Headsets erhöhen zusätzlich die Mobilität Ihrer Mitarbeiter, wodurch diese sich während des Gesprächs auch vom Arbeitsplatz fortbewegen können.

Anbieter von Softphones

Es gibt zahlreiche Anbieter, die Softphones zu unterschiedlichen Preisklassen zur Verfügung stellen. Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick über einige Softphones und deren Funktionen geben.

Softphones und Anbieter im Überblick

  • Zoiper 5
  • Ninja Pro
  • Linphone
  • Bria 5
  • ansitel CTI Client
Softphone AnbieterSoftphoneKosteneinige Funktionen im Überblick
LinphoneLinphonekostenfreiHD Audio- und Videoanrufe, Instant-Messaging, Präsenzstatus, Rufweiterleitung, Telefonkonferenzen, Kontaktmanagement, Anrufhistorie, Picture und File Sharing, erhältlich für Windows, Linux und Mac
ZoiperZoiper 5 Pro39,95€HD Audio- und Videoanrufe, Telefonkonferenzen, Rufweiterleitung, Präsenzstatus, CRM-Integration, Outlook-Integration, Thunderbird-Integration, Click-to-Dial, Voicemails, Anrufbeantworter, Gesprächsaufzeichnung, Kontaktmanagement, erhältlich für Windows, Linux und Mac
Global IP TelecommunicationsNinja Pro49,95€Outlook-Integration, CRM-Integration, Präsenzstatus, Makeln, Halten, Rufweiterleitung, Besetztlampenfeld, Anrufhistorie, Gesprächsaufzeichnung, TAPI Schnittstelle, erhältlich für Windows
CounterpathBria 549,99$HD Audio- und Videoanrufe, Instant-Messaging, Präsenzstatus, Click-to-Dial, Outlook-Integration , Rufweiterleitung, Kontaktmanagement, Outlook-Integration, Anrufhistorie, Gesprächsaufzeichnung, erhältlich für Windows und Mac

Kosten und Preise von Softphones

Der Funktionsumfang einzelner Softphones variiert je nach Preisklasse und Anbieter. Bei der Investition in Softphones fallen meist lediglich einmalige Kosten für die Lizenzen der Softphone Anbieter an. Häufig stellen Anbieter sogar komplett kostenfreie Softphones (Open-Source-Software) zur Verfügung. Beispielsweise bieten Zoiper und Global IP Telecommunications, neben ihren kostenpflichtigen Softphones, auch eine kostenfreie Version an.

Global IP Telecommunications stellt einen kostenlosen Download für das Ninja Lite zur Verfügung. Die freie Downloadversion von Zoiper heißt Zoiper 5. Diese kostenfreien Softphones enthalten grundlegende Telefoniefunktionen. Ein erweitertes Funktionsspektrum erhält man hingegen nicht. Um die Telefonie mittels Softphone jedoch zunächst zu testen, sind die kostenfreien Versionen sehr gut geeignet.