Wie funktioniert eine VoIP Telefonanlage?

Die Telefonie funktioniert heute bereits digital über das Internet und wird daher oft kurz als Internettelefonie bezeichnet. Das Herzstück zum Senden und Empfangen ist eine zuverlässige VoIP Telefonanlage (auch IP-Telefonanlage oder einfach IP-PBX genannt).

Je nach Größe, Bedarf und Ausrichtung können Kunden heute zwischen Hardware-, Software und Cloud-Telefonanlagen entscheiden. Das Grundprinzip aller Anlagentypen funktioniert jedoch gleich. Im folgenden Artikel erklären wir Ihnen wie eine VoIP Telefonanlage überhaupt funktioniert und welcher Anlagentyp am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Typen von VoIP TK-Anlagen

Es gibt drei verschiedene Arten von VoIP Telefonanlagen:

• hardwarebasierte TK Anlage: separates Gerät für den Anschluss einer Netzwerkumgebung
• softwarebasierte TK Anlage: Software Telefonanlage, die auf einem Server installiert wird
• cloudbasierte TK Anlage: virtuelle Telefonanlage, die dezentral in einem Rechenzentrum zur Verfügung steht

Hardware Telefonanlage

Eine Hardware Anlage (Hardware Appliance) wird direkt im eigenen Unternehmen installiert. Dafür wird die Anlage ganz einfach an die LAN-Ports Ihres DSL Routers oder an einen Netzwerk Switch angeschlossen.

Hardwarelösungen sind in verschiedenen Größenordnungen erhältlich. Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeiter lässt sich für jedes Unternehmen eine ideale Telefonielösung auswählen. Beispielsweise nutzen kleinere Unternehmen und Arztpraxen unsere ansitel IP Smart. Diese zuverlässige Hardware Lösung deckt bis zu 20 Nebenstellen ab und unterstützt dabei den vollen Funktionsumfang unserer Asterisk Telefonanlagen. Für kleinere Unternehmen ist die IP Smart in der Regel die ideale Lösung. Die Anlage selbst kann webbasiert konfiguriert werden, in dem die IP-Adresse des Geräts aufgerufen wird.

In größeren Unternehmen kommen häufig leistungsstärkere Hardwarelösungen mit schnellerem Prozessor zum Einsatz, die eine Vielzahl an Nebenstellen und Sprachkanälen verwalten können. Beispielsweise eignet sich unsere ansitel flexVoIP 50 ideal für mittelgroße Unternehmen mit bis zu 50 Nebenstellen. Unsere nächstgrößere Telefonanlage, die ansitel flexVoIP 200, deckt bis zu 200 Nebenstellen ab. Und für große Unternehmen mit bis zu 700 Nebenstellen ist unsere ansitel flexVoIP 700 optimal geeignet.

Je nach Bedarf lässt sich also eine ideale hardwarebasierte VoIP Telefonanlage auswählen. Nachteilig ist bei hardwarebasierten Anlagen jedoch, dass die Kapazitäten nicht unendlich mitwachsen sondern begrenzt sind. Auch der Ausfall einer solchen TK-Anlage kann eine längere Nichterreichbarkeit zur Folge haben, insofern keine Failoverlösung vorhanden ist.

Software Telefonanlage

Unternehmen mit ausreichend Serverkapazitäten können softwarebasierte VoIP Telefonanlagen (Software Appliance) nutzen. Diese werden direkt auf dem firmeneigenen Server auf einer virtuellen Maschine (VM) installiert. Ein Vorteil dabei ist, dass keine zusätzliche Hardware mehr angeschafft werden muss. Benötigt wird lediglich ein Server mit ausreichend Speicherplatz, einer Virtualisierungsumgebung und einem zusätzlichen Netzwerkport. Die Erweiterbarkeit des Systems hängt bei der softwarebasierten Lösung ausschließlich von der Ausstattung des Servers ab. Das heißt, umso größer die verfügbare Kapazität des Servers ist, desto höher lässt sich die Telefonanlage skalieren.

Cloud Telefonanlage (virtuelle Lösung)

Für Unternehmen, die eine flexible, skalierbare und wartungsfreie Telefonielösung wünschen, eignet sich eine Cloud Telefonanlage. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Telefonanlage, entfällt für Sie sämtlicher Wartungsaufwand, da die Anlage auf einem Server in unserem Rechenzentrum gehostet wird. Die physische Installation der Anlage fällt dabei, genau wie bei der Software Telefonanlage, komplett weg. Lediglich hardwarebasierte Endgeräte (z.B. Tischtelefone, Basisstationen und Analogadapter) müssen, wie bei den anderen Telefonanlagensystemen auch, an das Netzwerk angeschlossen werden. Im Gegensatz zu den anderen Anlagentypen fallen für die Bereitstellung und Wartung der Cloudanlage im externen Rechenzentrum jedoch monatliche Kosten an.

In der Praxis setzen sich Cloud-Telefonanlagen jedoch mehr und mehr durch. Das liegt einerseits an der möglichen Skalierung, aber auch in der bequemeren Handhabung. Die Anbindung von Arbeitsplätzen im Homeoffice oder Mobilgeräten wie Smartphones ist z.B. deutlich einfacher.

Eine detaillierte Übersicht unserer Lösungen finden Sie in unserer Telefonanlagenübersicht

Beschaffung einer IP fähigen TK Anlage

Telefonie ist für viele Unternehmen ein bedeutender Bestandteil der täglichen Arbeit. Die Anschaffung einer neuen Telefonanlage ist daher also eine wichtige Entscheidung, die gut durchdacht sein sollte. Beispielsweise muss zunächst entschieden werden, welches Telefonanlagensystem im eigenen Unternehmen zum Einsatz kommen soll. Dabei spielen Faktoren wie die Größe des Unternehmens, benötigte Nebenstellen, Wartbarkeit, gewünschter Funktionsumfang oder auch Skalierbarkeit der Anlage eine wichtige Rolle. Befindet sich ein Unternehmen beispielsweise noch im Wachstum, ist das ein wichtiges Kriterium für die Wahl der richtigen TK Anlage.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von VoIP Telefonie sind die passenden Endgeräte. Hierbei kommt häufig die Frage auf, ob auch ältere Endgeräte, die nicht IP-fähig sind, einfach weiterhin verwendet werden können. In der Regel lässt sich das mittels Gateway umsetzen. Zu beachten ist dabei jedoch, dass ältere Telefone und Endgeräte nicht mit dem Funktionsumfang moderner VoIP Telefone mithalten können. Möchten Sie also sämtliche Vorzüge von VoIP Telefonie nutzen, ist es empfehlenswert, auf moderne IP-Endgeräte oder Softphones umzusteigen.

Bevor Sie sich jedoch für eine neue IP Telefonanlage oder VoIP-fähige Endgeräte entscheiden, ist es in jedem Fall ratsam, sich zunächst professionelle Beratung einzuholen. Wenn möglich macht es auch immer Sinn, die Telefonanlage vorher zu testen.

Funktionsweise von IP TK-Anlagen

VoIP Telefonanlagen von ansitel enthalten standardmäßig mehr als 100 Funktionen, mit denen sich eine moderne, effiziente und komfortable Telefonie realisieren lässt.

In der nachfolgenden Tabelle stellen wir Ihnen einige dieser Funktionen vor:

Funktionen einer ansitel Telefonanlage	Funktionsbeschreibung
Basisfunktionen	VoIP Telefonanlagen decken sämtliche Basistelefoniefunktionen ab. Dazu gehören unter anderem: Gespräche halten, weiterleiten und makeln.
Click to Call	Mittels Click-to-Dial Plugin lassen sich Rufnummern in einem Webbrowser ganz einfach markieren und per Mausklick anwählen. Click to Call ist für Google Chrome, Mozilla Firefox und Mozilla Thunderbird verfügbar.
Computer Telephony Integration (CTI)	Telefonanlage und CTI-Anwendungen werden mittels TAPI Treiber miteinander verbunden. Dadurch haben Sie während eines Gesprächs direkten Zugriff auf CRM-Anwendungen, EAP-Systeme und Mail-Anwendungen und können beispielsweise Anrufe per Mausklick steuern und bequem über Ihren PC auf zahlreiche Zusatzfunktionen zugreifen.
Smartphone-Integration	Mittels SIP-Client können Smartphones als Nebenstelle an einer VoIP Telefonanlage angeschlossen werden und sind damit als mobiles Arbeitsplatztelefon, beispielsweise im Außendienst oder als Ersatz für ein DECT Telefon einsetzbar.
virtuelles Fax	Mittels Client können Sie Faxe virtuell empfangen und versenden. Ein analoges Faxgerät wird dann nicht mehr benötigt.
Sprachverschlüsselung (SRTP)	Sämtliche ansitel Telefonanlagen besitzen eine integrierte Sprachverschlüsselung. Alle Gesprächsdaten werden durch das Secure Real-Time Protocol verschlüsselt.
Interactive Voice Response	Sprachdialogsysteme (IVR) werden eingesetzt, um eingehende Anrufer zunächst eine Vorauswahl treffen zu lassen. Kunden werden dabei darum gebeten, beispielsweise die 1 für den Vertrieb und die 2 für den Support zu wählen.

Sie möchten den kompletten Funktionsumfang unserer ansitel Telefonanlagen kennenlernen? Dann schauen Sie sich gerne unsere detaillierte Funktionsübersicht an.

Unified Communication und Collaboration

VoIP-Telefonanlagen müssen heute mehr können, als nur telefonieren. In vielen größeren Unternehmen nutzt man daher gern Unified Communication, um beispielsweise Chats, Präsenzmanagement oder Videokonferenzen mit Kollegen und Kolleginnen zu führen.

Eine große Verbreitung hat u.a. Microsoft Teams. Diese Software lässt sich über einen Session Border Controller mit einer VoIP Telefonanlage verbinden, so dass die Vorteile von beiden Systemen genutzt werden können.

Der VoIP-Telefonanschluss / SIP-Trunk

Eine Telefonanlage funktioniert nur dann bestimmungsgemäß, wenn auch ein Telefonanschluss vorhanden ist. Im Bereich von Voice over IP wird dies durch einen IP-basierten Telefonanschluss - oft auch als SIP-Trunk bezeichnet - umgesetzt. Die Sprachdaten nutzen als Übertragungsweg ausschließlich das Internet. Wichtig ist dabei eine Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite.

SIP-Trunks sind nicht nur kostengünstiger, sondern auch deutlich flexibler. Sie sind nämlich nicht auf eine bestimmte Anzahl an Sprachkanälen beschränkt. Darüber hinaus lassen sich sogar mehrere Unternehmensstandorte mit einem SIP-Trunk betreiben, vorausgesetzt dieser ist nomadisch nutzbar.

Neben modernen VoIP Telefonanlagen können auch alte PMX- oder ISDN Telefonanlagen mittels Gateway an einen SIP-Trunk angeschlossen werden, um diese ins VoIP Netzwerk zu integrieren. Eine solche Konstellation sollte jedoch stets nur ein Übergangsszenario darstellen und keine Dauerlösung.

Endgeräte und Zubehör für IP Telefonanlagen

Es gibt zahlreiche verschiedene Endgeräte, die mit einer IP Telefonanlage betrieben werden können. VoIP Telefone, Faxgeräte und Türsprechanlagen sind nur einige Beispiele hierfür.

IP-Telefone sind mit einer integrierten VoIP-Software ausgestattet und werden mittels Ethernet-Anschluss mit dem Firmennetzwerk verbunden.

IP-fähige Endgeräte werden dabei einfach direkt an einen Router, an einen Netzwerk-Switch oder direkt an den Netzwerk-Port des PC‘s angeschlossen. Um analoge Endgeräte ins VoIP Netzwerk zu integrieren, wird ein Gateway (auch VoIP-Analog-Adapter oder ATA-Box genannt) benötigt.

Die Telefone können zu verschiedenen Preisklassen erworben werden. Abhängig sind die Preise vom jeweiligen Hersteller, der Verarbeitungsqualität und den unterschiedlichen Funktionen der IP-Telefone. Dabei kann es sich zum Beispiel um einfache Komfortfunktionen wie Besetztlampenfelder handeln oder um die Möglichkeit, Videotelefonate zu führen.

Telefone

IP-fähige Telefone gibt es in unterschiedlichen Varianten. Welche verschiedenen Typen es gibt, möchten wir Ihnen kurz vorstellen:

• Tischtelefone
• DECT Telefone
• Smartphones
• Softphones
• WLAN Telefone

Tischtelefone

Klassische Tischtelefone erfreuen sich auch im Zeitalter der VoIP Telefonie immer noch großer Beliebtheit und sind standardmäßig in zahlreichen Büros vertreten. Angefangen beim schlichten Basistelefon (z.B. Yealink SIP-T42U) bis hin zum hochwertigen Profitelefon (z.B. Yealink SIP-T54W) lässt sich für jeden Einsatzbereich das passende Tischtelefon finden.

DECT Telefone

Es gibt Arbeitsplatzumgebungen an denen Mitarbeiter jederzeit mobil und gleichzeitig ständig erreichbar sein müssen. DECT Telefonie eignet sich ideal, um auch unabhängig vom Arbeitsplatz erreichbar zu bleiben.

Ein DECT-System wird über sogenannte DECT Basisstationen realisiert. Eine Basisstation kann in der Regel mehrere Mobiltelefone verwalten. Die DECT-Telefone sind schnurlos und über Funksignale mit der Basisstation verbunden. Die Basisstation selbst ist über das Netzwerk mit der Telefonanlage verbunden. Telefoniert ein Mitarbeiter, verbindet sich das Schnurlos-Telefon mit einer Basisstation. Die Reichweite beträgt in Gebäuden bis zu 50 Meter. Das ist jedoch abhängig von der Gebäudestruktur und den verbauten Materialien. Um einen großen Gebäudekomplex schnurlos miteinander zu verbinden, können mehrere Basisstationen miteinander kombiniert werden. Multizellensysteme oder spezielle DECT-Repeater sorgen dabei für ein nahtloses Handover. Verlässt also ein Mitarbeiter während eines Gesprächs die Funkzelle einer Basisstation, dann übernimmt einfach die nächstgelegene Basisstation und das Gespräch läuft unterbrechungsfrei weiter. Dadurch können sich Mitarbeiter mobil durch große Gebäudekomplexe bewegen und sind jederzeit erreichbar.

Smartphone Integration

Für Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind, besteht die Möglichkeit, Smartphones ins firmeneigene VoIP Netzwerk zu integrieren. Dafür wird einfach ein SIP-Client beziehungsweise eine App auf dem jeweiligen Smartphone installiert. Beispiele hierfür sind Zoiper Pro und Ninja Pro von Global IP. Dadurch sind Mitarbeiter auch außerhalb des Unternehmens unter ihrer jeweiligen Arbeitsplatzrufnummer erreichbar.

Um unterwegs eine ausreichende Sprachqualität zu garantieren, wird eine 4G LTE Verbindung benötigt. Befindet sich der Mitarbeiter im Unternehmen, verbindet sich das Smartphone ganz einfach übers WLAN mit dem firmeneigenen VoIP-Netzwerk.

Softphones

Softphones, auch Softclients genannt, sind softwarebasierte Telefone, die direkt auf einem Arbeitsplatzrechner installiert werden. Durch die Installation der Software werden PC’s und Laptops quasi zum Telefon. Per Mausklick lassen sich sämtliche Telefoniefunktionen bequem ansteuern. Lediglich ein Headset ist nötig, um mittels Softphone zu telefonieren. Zusätzliche Tischtelefone werden dann also nicht mehr benötigt.

WLAN Telefone

WLAN Telefone kommen zum Einsatz, wenn im Unternehmen ein sehr gut ausgebautes WLAN Netzwerk vorhanden ist. Es gibt sowohl schnurlose als auch schnurgebundene WLAN Telefone.

Tischtelefone mit WLAN Funktionalität können in der Regel einfach mittels Dongle preisgünstig erweitert werden. Die neue 5er Serie von Yealink bietet sogar eine integrierte WLAN-Funktion und kann ohne zusätzliche Erweiterung schnurlos genutzt werden. Das flexibel einsetzbare Yealink T53W ist beispielsweise bereits ab 99€ erhältlich.

Meist sind WLAN Telefone jedoch sehr viel teurer in der Anschaffung und erfordern ein engmaschiges WLAN Netz.

Headsets

Headsets sind besonders beliebt in Unternehmen, in denen viel telefoniert wird. Mitarbeiter können ganz bequem Telefonate per Knopfdruck annehmen und haben während des Gesprächs beide Hände frei.

Es gibt verschiedene Typen von Headsets, die hinsichtlich ihrer Form variieren. Folgende Typen lassen sich dabei unterscheiden:

• monaurale Headsets (eine Hörmuschel)
• binaurale Headsets (zwei Hörmuscheln)
• intraaurale Headsets (In-Ear-Headphones)

Monaurale Headsets eignen sich für Unternehmen mit mittlerem bis hohem Telefonievolumen und Umgebungen mit wenigen Hintergrundgeräuschen.

Sind die Umgebungsgeräusche im Unternehmen sehr hoch oder telefonieren mehrere Mitarbeiter gleichzeitig, sind binaurale Headsets empfehlenswert. Diese verfügen über zwei Hörmuscheln und unterstützen ein bestmögliches Telefonat. Es gibt sogar binaurale Headsets, die störende Umgebungsgeräusche herausfiltern können.

Intraaurale Headsets (In-Ear-Headphones) bieten ebenfalls hohen Komfort bei lauten Umgebungsgeräuschen und kommen häufig zum Einsatz, wenn mit mobilen Endgeräten wie beispielsweise Laptops und Smartphones telefoniert wird. Zu beachten ist dabei jedoch, dass intraaurale Headsets Gehörbelastungen verursachen können, da diese direkt im Gehörgang getragen werden.

Gateways

Mittels Gateway können Endgeräte und auch Telefonanlagen, die nicht IP-fähig sind, in ein VoIP Netzwerk integriert werden. Dabei lassen sich verschiedene Gateway Typen unterscheiden. In der folgenden Tabelle möchten wir Ihnen kurz vorstellen, welche verschiedenen Arten von Gateways es gibt.

Gateway-Typ	Einsatzmöglichkeiten
VoIP Analog Adapter	Zum Anschluss von analogen Endgeräten (z.B. analoge Telefone oder Faxgeräte) an einer VoIP-Telefonanlage
VoIP ISDN Gateway	Wird eingesetzt, um ISDN basierte Endgeräte an eine VoIP Telefonanlage anzuschließen oder um eine IP Telefonanlage an einem ISDN Telefonanschluss zu betreiben
Gateway mit Analog- und ISDN-Ports	Ist eine Kombination aus VoIP-Analog-Adapter (ATA-Box) und VoIP-ISDN-Gateway
VoIP PMX Gateway (auch E1 oder PRI Gateway)	Zum Anschluss von VoIP Lösungen an einen alten PMX-Anschluss. PMX Gateways sind jedoch sehr kostenintensiv
GSM Gateway	Wird eingesetzt, um Mobiltelefone an eine IP TK-Anlage anzuschließen. Die Anschaffungskosten sind jedoch sehr hoch

Sie haben Fragen zu unseren VoIP Telefonanlagen oder sind sich noch unsicher, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Dann beraten wir Sie gern in einem unverbindlichen Gespräch.

Telefon: 030 - 208 477 960

Mail: info@ansit-com.de