Kommunikation ist für Unternehmen ein Hauptbestandteil des Tagesgeschäftes. Ein Großteil der Kommunikation findet dabei telefonisch statt. Vor allem die Telefonie mit Kunden und die interne Telefonie zwischen den Mitarbeitern sind Grundvoraussetzung für reibungslose und effiziente Geschäftsprozesse. Da die Telefonie seit 2018 von ISDN auf VoIP umgestellt wird, müssen sich viele Unternehmen mit IP-Telefonie auseinandersetzen. Die Umstellung auf eine neue Telefonielösung wird von vielen Verantwortlichen als aufwendig und zeitintensiv angesehen. Dabei bringt die Umstellung viele Vorteile mit sich.
Viele VoIP Telefonanlagen sind hoch flexibel, weshalb eine Erweiterung der Anlage jederzeit problemlos möglich ist. Besonders für wachsende Unternehmen ist solch eine Skalierbarkeit von Vorteil, da die IP-Telefonanlage mit dem Unternehmen mitwächst. Mit Voice over IP lassen sich zahlreiche Funktionen und Leistungsmerkmale verwenden, die früher nur mit hohen Investitionskosten realisiert werden konnten. Beispielsweise lassen sich Warteschlangen, interaktive Sprachmenüs oder individuelle Ansagen mit einer professionellen Telefonanlage problemlos einrichten.
Sowohl für kleine als auch große Unternehmen, die ein hohes Telefonieaufkommen haben, kann die Telefonanlage individuell auf die Bedürfnisse eingerichtet werden. Durch die Möglichkeit einzelne Nebenstellen zum Beispiel mit Voicemails oder Warteschleifen mit eigener Musik auszustatten, lassen sich interne Abläufe optimieren und der Kundenservice verbessern. Eine CTI-Schnittstelle ermöglicht zum Beispiel den direkten Zugriff auf Microsoft Outlook und kombiniert effizient verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten. Außerdem lassen sich problemlos Mitarbeiter vom Heimarbeitsplatz, durch eine bekannte Durchwahl, in das Firmennetzwerk integrieren.
Weitere wichtige Funktionen im Überblick:
Vor allem moderne Unternehmen setzen heutzutage auf Hotdesking. Das heißt, dass die Mitarbeiter von keinem festen Platz aus arbeiten, sondern einfach täglich einen freien Arbeitsplatz im Büro auswählen und diesen nutzen. Der Vorteil von VoIP-Telefonie besteht darin, dass sich die Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz problemlos in der VoIP-Telefonanlage anmelden können und somit, unabhängig von einem bestimmten Telefon, an jedem Platz unter ihrer individuellen Rufnummer erreichbar sind.
Ein weiterer Vorteil besteht in der komplett kostenfreien internen Telefonie. Bei der Telefonie zwischen Mitarbeitern eines Unternehmens oder zwischen mehreren Filialstandorten fallen also keine weiteren Kosten an.
Darüber hinaus bietet auch die freie Anbieterwahl die Möglichkeit Kosten einzusparen. Denn im Gegensatz zu den herkömmlichen ISDN Anschlüssen, kann eine moderne VoIP-Telefonanlage mehrere Provider unterstützen. Dadurch können Kunden Preise vergleichen und die Anbieter mit den passenden Angeboten flexibel auswählen.
Die VoIP Telefonie umfasst zudem die Möglichkeit, mehrere Kommunikationskanäle digital zu nutzen. Beispielsweise lässt sich ein Faxdokument durch ein virtuelles Faxgerät einfach als PDF an eine E-Mail-Adresse zustellen (Fax-to-Mail). Ausgehende Faxdokumente werden dagegen über die Druckerfunktion des Betriebssystems versendet. Dabei wählt man einen Faxdrucker aus und gibt die entsprechende Zielnummer ein. Durch die Kombination verschiedener Anwendungen lassen sich also kommunikative Prozesse zentral steuern und verwalten. Alternativ können herkömmliche analoge Endgeräte wie ein Faxgerät oder Multifunktionsdrucker über einen Wandler auch weiterhin mit einer VoIP Anlage genutzt werden.
Auch bereits vorhandene Türsprechstellen lassen sich problemlos mit einem Analogwandler weiterbetreiben. Wer in die Zukunft investieren möchte, kann mit einer SIP-Türsprechanlage auch ein komfortables Überwachen des Eingangs via Videotelefonie umsetzen.
Ein weiterer Vorteil besteht in der freien Auswahl des Anbieters für Endgeräte. Denn viele herstellerunabhängige VoIP-Telefonanlagen sind mit allen Endgeräten kompatibel, die ebenfalls mittels SIP-Protokoll kommunizieren. Dadurch haben Unternehmen eine große Auswahl an Telefonherstellern und können gewünschte Telefone frei auswählen.
Auch die Art der Telefone kann beliebig gewählt werden. Neben gewöhnlichen Tischtelefonen können zum Beispiel auch DECT Telefone eingesetzt werden. DECT Telefone funktionieren schnurlos. Dadurch sind Mitarbeiter nicht an ihren Arbeitsplatz gebunden und profitieren von einer hohen Mobilität.
Eine weitere Besonderheit der VoIP Telefonie besteht in der Nutzung von Softphones. Dabei handelt es sich um eine Telefoniesoftware, die auf einem Computer installiert wird. Dadurch lässt sich zum Beispiel über einen PC oder einen Laptop mittels Headset telefonieren. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die VoIP Software auch unterwegs zu nutzen. Dafür wird eine VoIP-App (SIP-Client) auf einem Smartphone installiert. Dadurch ist der Mitarbeiter nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden und kann trotzdem alle Funktionen der VoIP-Telefonie nutzen. Der Mitarbeiter bleibt unter seiner Firmenrufnummer erreichbar. Dadurch lassen sich zum Beispiel Kundentelefonate jederzeit problemlos unterwegs führen. Das bietet sich vor allem für Mitarbeiter an, die auf eine hohe Mobilität angewiesen sind.
Zusätzlich zu dem großen Funktionsumfang, ist die Installation der VoIP-Telefonanlagen einfach und kann problemlos selbst oder mittels telefonischer Hilfestellung durch den VoIP-Anbieter durchgeführt werden. Auch eine spätere Fernwartung der Anlage ist jederzeit möglich.
Voraussetzung für eine einwandfreie Kommunikation über das Internet ist eine stabile Internetleitung mit ausreichend Bandbreite und ein funktionierendes Netzwerk. Eine zu geringe Bandbreite kann sich durch Verzögerungen nachteilig auf die vorgesehene Echtzeitübertragung und die damit verbundene Sprachqualität auswirken. Darüber hinaus stellt sich bei vielen Kunden die Frage, welche Auswirkung ein plötzlicher Stromausfall auf die VoIP-Telefonie hätte. Um solch einem Fall vorzubeugen, ist der Einsatz einer USV-Batterie zu empfehlen, welche in der Funktionsweise eines Akkumulators, die Systeme weiterhin mit Strom versorgt. Außerdem empfiehlt sich bei der Nutzung von VoIP, zusätzlich zu den bereits integrierten Sicherheitstools, der Einsatz einer Firewall und die Verwendung sicherer Passwörter.
VoIP-Telefonie bietet durch ihre zahlreichen Funktionen eine Menge Vorteile für Unternehmen, denn die Multifunktionalität von VoIP-Anlagen überzeugt nicht nur durch benutzerfreundliche Bedienung sondern auch durch Effizienzsteigerung der Unternehmenskommunikation und Verbesserung des Kunden-Supports. Der Prozess einer optimierten Kommunikation, durch Vernetzung mehrerer Kommunikationskanäle wird auch Unified Communications genannt und bildet heutzutage eine Grundvoraussetzung für einen effizienten Arbeitsablauf. Darüber hinaus ist eine Erweiterung der VoIP-Anlagen jederzeit problemlos möglich, da einer der limitierenden Faktoren die Bandbreite des Internets ist. Zusätzlich lassen sich durch Minimierung der benötigten Anschlüsse und Endgeräte Kosten einsparen, weshalb VoIP-Telefonie vor allem für Unternehmen eine sinnvolle Investition in moderne Kommunikation bedeutet. Die Vorteile von Voice over IP bieten also zahlreiche Chancen für eine Optimierung der Geschäftsprozesse, die mit mittel- bis langfristigen Kosteneinsparungen verbunden sind.
Vorteile von VoIP-Telefonie im Überblick