Digitaler Arbeitsplatz und Telefonie

Mit einem digitalen Arbeitsplatz oder digital Workplace lassen sich Arbeitsprozesse vereinfachen und die interne Unternehmenskommunikation verbessern. Die Arbeit findet dabei hauptsächlich digital statt. Dadurch profitieren Mitarbeiter von zahlreichen Vorteilen. Welche das sind und wie Sie sich einen digitalen Arbeitsplatz einrichten können, erklären wir Ihnen in diesem Ratgeber.

Digital Arbeiten mit VoIP-Telefonie

Ein digitaler Arbeitsplatz bietet viel Flexibilität. Mit VoIP lässt sich das problemlos umsetzen. Nützliche Funktionen einer VoIP Telefonanlage sind dabei unter anderem Audio- und Videokonferenzen. Mit der ansitel Telefonanlage können Sie sich zum Beispiel mit Ihrem Team in einem virtuellen Konferenzraum treffen, ohne dabei am gleichen Ort zu sein. Das ist praktisch für Unternehmen mit mehreren Standorten oder auch Mitarbeitern im Home Office. Darüber hinaus lassen sich auch Smartphones an ansitel Telefonanlagen anbinden. Über die Funktion Smartphone-Integration sind Mitarbeiter dann auch von unterwegs aus unter ihrer Firmenrufnummer erreichbar. Mit einer VoIP Telefonanlage lässt sich also ein standortunabhängiger Zugriff aufs Firmeneigene Netzwerk umsetzen.

Projekte und Wechsel des festen Arbeitsbereiches

VoIP schafft Mobilität am Arbeitsplatz. Viele Firmen nutzen bereits Hot Desking, eine Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz zugewiesen bekommen. Die Mitarbeiter können sich nämlich einfach an einem beliebigen Arbeitsplatz anmelden und wie gewohnt unter ihrer persönlichen Firmendurchwahl telefonieren. Das ist zum Beispiel dann praktisch, wenn häufig zusammen an Projekten gearbeitet wird oder agile Arbeitsmethoden verwendet werden.

Unified Communication am digitalen Arbeitsplatz

Darüber hinaus gibt es weitere Merkmale eines digitalen Arbeitsplatzes, die Ihnen die Arbeit erleichtern können. Beispielsweise ist es sinnvoll, sämtliche Tools und Daten gezielt über eine Oberfläche abrufen zu können. Das lässt sich mit Unified Communication umsetzen. Unified Communication wird genutzt, um möglichst produktiv arbeiten zu können. Dafür wird in der Regel ein UC-Client auf Ihrem Arbeitsplatz PC oder auch auf Ihrem mobilen Endgerät installiert. Funktionen eines UC-Clients sind beispielsweise Click to Call und Instant Messaging.

Unter anderem ermöglicht Ihnen ein UC-Client folgende Funktionen:

  • Click to Call: Mittels Click to Call lassen sich Anrufe ganz einfach per Mausklick starten. Dafür klicken Sie einfach die gewünschte Telefonnummer im Client an und ein Anruf wird initiiert.
  • Instant Messaging: Mitarbeiter können sich untereinander Nachrichten senden und jederzeit Informationen austauschen.
  • Präsenzstatusanzeige: Jeder sieht direkt auf einen Blick, welcher Mitarbeiter gerade in einem Gespräch ist oder verfügbar ist.
  • Desktop Sharing: Teilen Sie einfach Ihre Desktopansicht mit Kollegen, um sich über Projekte oder Arbeitsfortschritte auszutauschen.

CRM und Helpdesk

Zusätzlich ist es möglich, CRM-Anwendungen und Helpdesksysteme in Ihre VoIP Telefonanlage zu integrieren. Diese bieten einen schnellen Überblick über sämtliche Kundendaten und helfen dabei, Geschäftsabläufe zu koordinieren. Telefoniert zum Beispiel ein Mitarbeiter mit einem Kunden, kann ein CRM (Customer-Relationship-Management) parallel genutzt werden, um Kundenkonten anzulegen und wichtige Kontaktdaten zu hinterlegen. Diese sind dann jederzeit abrufbereit.

Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes auf einen Blick:

  • ortsunabhängig arbeiten
  • hohe Flexibilität
  • Arbeitsprozesse werden optimiert
  • Mitarbeiter können sich jederzeit austauschen
  • Outlook-Integration möglich

Cloud-, Hardware- oder Software-Telefonanlage

Es gibt drei verschiedene Telefonanlagentypen. Möchten Sie beispielsweise Home-Office Arbeitsplätze einrichten oder Mitarbeiter einbinden, die häufig auswärts unterwegs sind, dann lässt sich das mit einer Cloud-Telefonanlage sehr einfach umsetzen. Mitarbeiter können sich von überall aus in die Cloud-Telefonanlage einwählen und wie gewohnt telefonieren. Wichtige Voraussetzung hierfür ist eine stabile Internetverbindung.

Haben Sie eine Hardware-Telefonanlage oder eine Software-Telefonanlage im Einsatz, benötigen Sie ein VPN (Virtual Private Network), um Homeoffice Arbeitsplätze oder auch andere Firmenstandorte an die Telefonanlage anzubinden.

Eine weitere Möglichkeit bietet die Private Cloud. Haben Sie beispielsweise eine Software-Telefonanlage auf einem eigenen Server im Einsatz oder einen Serverschrank in einem externen Rechenzentrum angemietet, dann können Sie diese selbst als Private Cloud hosten und die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage nutzen. Auch Hardware-telefonanlagen können, wenn Sie diese selbst in einem externen Rechenzentrum hosten, zu einer Private-Cloud umgewandelt werden.

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