Telefonkonferenzen einrichten und organisieren

Sie möchten eine Konferenz mit mehreren Mitarbeitern abhalten, aber diese befinden sich an unterschiedlichen Standorten? Dann ist eine Telefonkonferenz die ideale Lösung, um trotz räumlicher Distanz effizient zusammen zu arbeiten und Informationen auszutauschen.

In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen, was eine Telefonkonferenz (kurz Telko) ist und zeigen Ihnen, wie man diese in einer VoIP-Telefonanlage einrichtet und durchführt.

Was ist eine Telefonkonferenz?

Telefonieren mehr als zwei Gesprächspartner gleichzeitig miteinander, spricht man von einer Telefonkonferenz oder einer Telko.

Telefonkonferenzen kommen beispielsweise dann zum Einsatz, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens an unterschiedlichen Standorten arbeiten oder sich im Homeoffice befinden. Mittels einer Telko können Meetings mit mehreren Teilnehmern abgehalten werden, ohne, dass sich diese an gleichen Standorten oder Büros befinden.

Wann kommen Telefonkonferenzen zum Einsatz?

  • Austausch mit Mitarbeitern, die an mehreren Standorten oder in größeren Büros verteilt sind oder im Homeoffice sitzen
  • Gespräche mit Kunden und Partnern, außerhalb der eigenen Region (z.B. internationale Kunden)
  • Gespräche, bei denen vertrauliche Informationen ausgetauscht werden (PIN geschützter Konferenzraum für mehr Sicherheit)
Telefonkonferenz mit mehreren Teilnehmern

Funktionsweise

Eine Telefonkonferenz wird in der Regel durch einen Meeting Host initiiert. Teilnehmer der Telko bekommen zunächst eine Einladung zugesendet, in der beispielsweise auch der Konferenz-PIN und die Telefonnummer enthalten sind. Es gibt zwei Verfahren, über die Meetingteilnehmer in eine Telefonkonferenz gelangen können. Unterschieden wird hierbei zwischen dem Dial-In und dem Dial-Out Verfahren.

Dial-in: Die Teilnehmer eines Meetings bekommen, beispielsweise per Mail, eine Telefonnummer (Durchwahl des Audio-Konferenzraumes) und gegebenenfalls eine PIN zugesendet. Die Teilnehmer wählen sich dann über die Rufnummer in die Telko ein. Anschließend werden PIN und Name des Teilnehmers abgefragt. Der Host weiß dadurch, wann alle Teilnehmer in der Telefonkonferenz drin sind und kann das Meeting beginnen.

Dial-out: Die Meetingteilnehmer wählen sich nicht selbst ein, sondern werden vom Host angerufen. Diese Funktion ist zum Beispiel dann nützlich, wenn der Host während einer laufenden Telefonkonferenz noch einen Mitarbeiter hinzuholen möchte.

Vorteile einer Telko

Für viele Unternehmen bieten Telefonkonferenzen zahlreiche Vorteile. Stellen Sie sich beispielsweise ein großes Unternehmen vor, dessen Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Um ein Meeting mit mehreren Abteilungen zu organisieren, müsste eine Location gewählt werden, in der genügend Plätze für alle Teilnehmer zur Verfügung steht. Des weiteren müssten Reisekosten und Unterkünfte für die Mitarbeiter eingeplant werden.

Bei einer Telefonkonferenz hingegen muss keiner der Teilnehmer extra anreisen, sondern kann sich bequem von überall aus hinzuschalten.

Vorteile einer Audiokonferenz im Überblick:

  • eine Telefonkonferenz ist standortunabhängig, d.h. Meetingteilnehmer können sich an unterschiedlichen Orten aufhalten
  • erleichtert die Zusammenarbeit im Homeoffice
  • Austausch mit Kunden und Partnern außerhalb der eigenen Region
  • Zeit- und Kosteneffizient (keine Anreise- oder Hotelkosten notwendig)
  • Videogespräche sorgen für ein noch persönlicheres Gespräch (man kann die Gesprächspartner hören und sehen)
  • für Schulungen und Webinare geeignet
  • umweltbewusst, da keine Reise organisiert werden muss

Wie sicher sind Audiokonferenzen

VoIP-Telefonanlagen bieten die Möglichkeit, Telkos über einen sicheren Konferenzraum abzuhalten, der durch einen PIN geschützt ist. Autorisierte Meetingteilnehmer erhalten eine Einladung mit Durchwahl und PIN für den Meetingraum.

Dadurch ist eine Telko, die mittels VoIP-Telefonanlage initiiert wurde, sicherer als beispielsweise ein Meeting via Zoom oder Microsoft Teams.

Kosten

Konferenzen, die intern geführt werden, beispielsweise über Konferenztelefone oder über eine VoIP-Telefonanlage, sind kostenfrei. Diese lassen sich problemlos nutzen, solange genügend Sprachkanäle für alle Meetingteilnehmer vorhanden sind.

Ist die Anzahl der Konferenzteilnehmer hingegen höher als die der Sprachkanäle, kommt eine professionelle Konferenzlösung zum Einsatz. Beispielsweise erhalten Sie unser flexibles ansitel im Audiokonferenzsystem für 30 EUR pro Monat und können PIN-geschützte Konferenzen mit Ihren Mitarbeitern führen.

Technische Voraussetzungen für eine Telefonkonferenz

Abhängig davon, ob Sie eine Audio- oder eine Videokonferenz abhalten möchten, gibt es unterschiedliche technische Voraussetzungen. Denn, für eine Videokonferenz benötigen Sie Endgeräte, die sowohl Audiodaten, als auch Videodaten übermitteln und ausgeben können.

Technische Gegebenheiten, die für eine Audiokonferenz benötigt werden:

  • VoIP-Telefonanlage (bei größeren oder PIN-geschützten Konferenzen) oder ein spezialisierter Konferenzdienstleister
  • VoIP-Telefone mit Konferenzfunktion, insofern eine kleine Konferenz über die Telefone selbst organisiert werden soll.
  • Konferenzspinne
  • Smartphone

Technische Voraussetzungen für eine Videokonferenz:

  • Laptop, Tablet oder PC mit Webcam
  • Smartphone
  • VoIP-Telefon mit Videofunktion
  • Softwareanwendung wie Slack, Teams, Zoom oder ein UC-Client

Konferenzen in Ihrer VoIP-Telefonanlage

Mit einer VoIP-Telefonanlage können Telefonkonferenzen schnell und einfach eingerichtet werden. Beispielsweise können Sie über die Weboberfläche Ihrer ansitel TK-Anlage einen Konferenzraum einrichten und individuelle Einstellungen vornehmen. Soll beispielsweise eine Ansage abgespielt werden, wenn sich ein Teilnehmer einwählt? Soll ein Passwort für den Konferenzraum vergeben werden?

ansitel Weboberfläche

IP-Telefone und Konferenzsysteme

Viele moderne VoIP-Telefone verfügen über eine Konferenzfunktion. Das bedeutet, dass Konferenzen mit bis zu drei oder teilweise sogar mit bis zu 5 Teilnehmern übers Telefon initiiert werden können. Recht häufig werden Gespräche durch eine sogenannte Dreierkonferenz geführt.

IP-Telefone, die Konferenzen unterstützen, sind also ideal für kleinere interne Meetings geeignet. Das Meeting wird dann über eine Tastenfunktion am Telefon gestartet und die gewünschten Teilnehmer werden angerufen.

Ein weiteres nützliches Konferenzsystem ist die Konferenzspinne. Diese verfügt über ein integriertes Mikrofon und Lautsprecher. Eine Konferenzspinne kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn sich ein Teil der Meetingteilnehmer in einem Raum befindet und ein anderer Teil telefonisch hinzugeschalten wird. Über die Konferenzspinne können die Teilnehmer im Raum alle gleichzeitig mithören und sprechen.

Konferenzen mit IPhone und Android

Moderne Android Smartphones und iPhones haben eine Konferenzfunktion integriert. Um eine Konferenz auf einem Smartphone zu starten, wählt der Host eine Nummer, beziehungsweise einen eingespeicherten Kontakt. Daraufhin erscheint auf dem Display die Option, einen weiteren Anrufteilnehmer hinzuzufügen. Über diese Funktion können mehrere Teilnehmer zum Gespräch hinzugeholt werden.

Darüber hinaus gibt es auch Apps für Android und IOS, die weitere nützliche Funktionen zur Verfügung stellen. Beispielsweise bieten Microsoft Teams, Zoom, Slack und Free Conference Call die Möglichkeit, auch Videomeetings zu führen.

Organisation einer Telefonkonferenz

Sie möchten eine Telefonkonferenz starten? In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine erfolgreiche Telko planen und durchführen.

  1. Überlegen Sie sich zunächst, mit wem Sie eine Konferenz abhalten möchten. Als Beispiel nehmen wir ein Meeting mit 15 Kollegen aus verschiedenen Abteilungen. Hierfür eignet sich die Konferenzfunktion der IP-Telefonanlage ideal.
  2. In der Weboberfläche Ihrer ansitel TK-Anlage erstellen Sie eine neue Konferenz. Hierfür tragen Sie einen Konferenz-Namen und eine Konferenz-Nummer ein, vergeben ein Passwort für die Teilnehmer und eins für den Moderator und legen beispielsweise fest, welche Ansage beim Betreten des Meetingraumes abgespielt werden soll.
  3. Sobald der Konferenzraum eingerichtet ist, können Sie per Mail Einladungen an die gewünschten Teilnehmer versenden. Den Einladungen fügen Sie die Zugangsdaten für die Telko hinzu.
  4. Wählt sich ein Teilnehmer in die Telko ein, wird dieser von einer automatischen Ansage dazu aufgefordert, seinen Namen anzusagen. Dadurch weiß der Host, wer den Meetingraum bereits betreten hat.
  5. Um die Telefonkonferenz zu beenden, legt der Host einfach auf und alle Teilnehmer verlassen den Konferenzraum.

Sie haben noch Fragen zum Thema Telefonkonferenzen? Dann beraten wir Sie gerne telefonisch oder per Mail.

Tel: 030 - 208 477 964

E-Mail: sales@ansit-com.de