Sie sind sicherlich hier, weil Sie eine Cloud-Telefonanlage interessant finden. Bei der Vielzahl an Anbietern ist es oft nicht ganz einfach, einen guten Überblick über die Kosten zu erhalten oder wie sich diese Kosten überhaupt zusammensetzen. Um Ihnen eine gute Orientierung zu bieten, zeigen wir Ihnen die wesentlichen Preisbestandteile einer Cloud Telefonanlage, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und welche konkreten Vorteile geboten werden.
Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Telefonanlage, dann werden die Kosten hierfür monatlich abgerechnet. Die Kosten für eine ansitel Cloud z.B. Telefonanlage setzen sich wie folgt zusammen:
monatliche Kosten:
Hinweis: Falls ein anderer Telefonanschluss angebunden wird, kommen diese Kosten noch on top (ansitel Cloud-Telefonanlagen erlauben auch die Anbindung externer Telefonanschlussprovider). Allerdings entfallen dann die monatlichen Kosten für den ansitel Telefonanschluss.
einmalige Kosten:
Die Kosten für eine cloudbasierte Telefonanlage setzen sich aus mehrere Bestandteilen zusammen.
Entscheiden Sie sich für eine Cloud-TK-Anlage, dann fallen monatliche Kosten für den Serverplatz im externen Hochleistungsrechenzentrum an. Dafür kümmert sich der jeweilige Provider um die Funktionstüchtigkeit und Instandhaltung Ihrer Anlage. Diese Wartungskosten sind in der Regel allerdings deutlich günstiger, als wenn ein externer IT-Betreuer oder eigener Systemadministrator die Anlage im Unternehmen warten muss.
Zu den monatlichen Serverkosten kommen eventuell noch Kosten für einen Telefonanschluss hinzu. Bei manchen Anbietern können Sie sich aussuchen, ob Sie eine cloudbasierte Telefonielösung mit oder ohne SIP-Trunk (VoIP-Telefonanschluss) kaufen möchten. Bei ansit-com haben Sie beispielsweise die Wahl zwischen der flexCloud SIP und der flexCloud Only. Sie können selbst entscheiden, ob Sie Ihren derzeitigen Anschluss behalten möchten oder lieber eine Lösung aus einer Hand wünschen.
Einen weiteren Kostenfaktor bilden die monatlichen Telefoniekosten. Hier hängt es davon ab, ob Sie eine Flatrate haben oder Ihre Telefoniekosten minutenbasiert abgerechnet werden. Die meisten Unternehmen nutzen Flatrates, da sich diese bei einem hohen Telefonieaufkommen durchaus lohnen.
Interne Telefongespräche sind komplett kostenfrei. Telefonieren also zwei Mitarbeiter miteinander, fallen hierfür keine zusätzlichen Kosten an.
Neben Cloudanlage, SIP-Trunk und Flatrate kommen noch die Kosten für Ihre Endgeräte hinzu. Einige Unternehmen nutzen vorübergehend ihre alten analogen Telefon weiter. Das ist auch möglich. Mittels Analog-Wandler können analoge Endgeräte wie zum Beispiel ältere Telefone oder auch Faxgeräte an Ihre Cloud-TK-Anlage angebunden werden.
In der Regel ist das aber nur eine Übergangslösung, da ältere Endgeräte weit unter dem Funktionsumfang moderner VoIP-Telefone liegen. Deshalb kaufen die meisten Unternehmen ihre neue Telefonanlage zusammen mit passenden Endgeräten.
Um die Kosten für eine Cloud-Telefonanlage zu veranschaulichen, möchten wir Ihnen ein Praxisbeispiel vorstellen.
Als Beispiel nehmen wir uns ein mittelgroßes Unternehmen mit 50 Mitarbeitern. Das Unternehmen benötigt eine neue Telefonanlage mit SIP-Trunk. Zusätzlich wünscht das Unternehmen eine Telefonieflatrate, da das Telefoneiaufkommen sehr hoch ist.
Folgende Leistungsmerkmale werden benötigt:
Für eine ansitel Cloud-Telefonanlage ohne SIP-Trunk entstehen bei 50 Nebenstellen Kosten in Höhe von 150,00 EUR pro Monat. Wählt man einen Telefonanschluss indiviuell dazu, liegen die Kosten bei 1,69 EUR monatlich pro Sprachkanal. Bei 10 Sprachkanälen ergibt das 16,90 EUR pro Monat. Eine Flatrate für Festnetz und Mobilfunk in ganz Deutschland kostet 14,90 EUR monatlich pro Sprachkanal. Das ergibt für den Telefonanschluss sich also 165,90 EUR pro Monat.
Es ergeben sich monatliche Kosten (Cloud-Telefonanlage + Telefonanschluss) in Höhe von 315,90 EUR.
Ein Vorteil von Cloud-Telefonanlagen ist, dass keine zusätzlichen Kosten für die Wartung der Anlage entstehen. Darum kümmert sich komplett Ihr Provider.
| Unternehmensgröße (Nutzer) | ohne Telefonanschluss | mit Telefonanschluss (ohne Flatrate) |
|---|---|---|
| 5 Nutzer | 15 EUR | 25 EUR |
| 10 Nutzer | 30 EUR | 50 EUR |
| 20 Nutzer | 60 EUR | 100 EUR |
| 50 Nutzer | 150 EUR | 250 EUR |
Unabhängig vom Anbieter sollten Sie auf folgende Kosten und Modalitäten achten:
Es gibt zahlreiche verschiedene VoIP Telefone. Zur Auswahl stehen unter anderem schnurgebundene Tischtelefone, schnurlose DECT-Telefone sowie softwarebasierte Endgeräte wie Softphones oder webRTC-Clients.
Welches Telefon am besten zu Ihnen passt, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Haben Sie beispielsweise einen Büroarbeitsplatz und telefonieren täglich und viel? Dann bietet sich ein komfortables Tischtelefone wie das Yealink SIP-T54W an. Dieses elegante Tischtelefon ist ideal für Büroumgebungen und ein hohes Telefonievolumen geeignet.
Arbeiten Sie hingegen in einer Werkstatt oder in einer Arztpraxis und bewegen sich auch mal frei durchs jeweilige Gebäude? Dann sind DECT-Telefone ideal geeignet. Sie können das DECT-Telefon jederzeit bei sich tragen und auch abseits vom Schreibtisch Telefonate führen. Beispielsweise ist das schnurlose SL800H IP Pro von Gigaset ein praktisches DECT-Telefon mit Bluetooth-Funktionalität.
Auch sehr beliebt sind mittlerweile sogenannte Softphones. Ein Softphone ist eine softwarebasierte Anwendung, also quasi ein virtuelles Telefon. Sobald Sie das Softphone auf Ihrem PC oder Laptop installiert haben, können Sie Anrufe darüber tätigen. Einige Softphones beinhalten nützliche Funktionen wie zum Beispiel Videoanrufe. Unsere Empfehlung für ein solides Softphone ist das Zoiper pro.
VoIP-Telefonen für Cloud-Telefonanlagen im Überblick:
Hinweis zu webRTC: Mit webRTC können Telefonate direkt über einen Browser geführt werden, ohne eine Software zu installieren. Bei ansitel ist der webRTC-Client direkt in der Cloud-Telefonanlage integriert. Durch einen webRTC-Client erhöht sich die Flexibilität, während sich Installations- und Wartungsaufwand sowie die Investitionskosten deutlich verringern.
Cloud Telefonanlagen sind sehr flexibel. Ein großer Vorteil ist, dass jederzeit neue Nebenstellen hinzubestellt oder auch wieder abbestellt werden können. Kommen beispielsweise neue Kollegen oder Kolleginnen hinzu, weil Ihr Unternehmen wächst, dann wächst Ihre cloudbasierte TK-Anlage bequem mit Ihnen mit.
Des weiteren sind Cloud-Lösungen sehr flexibel, da sie standortunabhängig funktionieren. Möchten Sie beispielsweise Homeoffice Arbeitsplätze anbinden, Mitarbeiter im Außendienst integrieren oder mehrere Firmenstandorte miteinander vernetzen, dann ist das mit einer Cloud TK-Anlage problemlos möglich. Mitarbeiter können sich zum Beispiel ganz bequem aus dem Homeoffice in Ihre Cloud-Telefonanlage einwählen und wie gewohnt ihrer Arbeit nachgehen.
Außerdem ist eine Cloud-Telefonanlage auch eine sinnvolle Alternative für Unternehmen, die darüber nachdenken, eine Telefonanlage zu leasen. Denn einerseits steckt man nicht in einem unflexiblen Leasingvertrag fest und andererseits halten sich die Anschaffungskosten, durch die monatliche Zahlung, in Grenzen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass bei einer Cloud-Lösung keine zusätzlichen Wartungskosten entstehen. Der Provider wartet und aktualisiert die Anlage im externen Rechenzentrum.
Darüber hinaus lassen sich ebenfalls Kosten für zusätzliche Hardware einsparen. Die Telefonanlage ist virtuell, weshalb keine physische Anlage bei Ihnen im Unternehmen installiert wird. Darüber hinaus können Sie sogar auf hardwarebasierte Telefone verzichten, wenn Sie stattdessen lieber Softphones einsetzen möchten. Auch eine Mischumgebund ist natürlich problemlos möglich.
Eine cloudbasierte Telefonielösung ist also für Unternehmen geeignet, die eine hochmoderne Lösung ohne zusätzlichen Wartungsaufwand wünschen und dabei viel Wert auf Flexibilität legen.
Die Gesamtkosten sind abhängig von der Unternehmensgröße und vom Einsatzzweck. Typisch für eine Firma mit 10 Nutzern sind je nach Funktionsumfang und Tarif etwa 30–50 € pro Nutzer/Monat. Entscheidend sind vor allem die Anzahl der Nebenstellen (User), die benötigten Sprachkanäle, ob eine Flatrate genutzt wird sowie gebuchte Zusatzfunktionen (z. B. Warteschleifen, Call-Recording, Integrationen).
Die Gesamtkosten setzen sich meist aus monatlichen und einmaligen Bestandteilen zusammen: monatlich z. B. Nutzer-/Nebenstellenlizenzen, Sprachkanäle/SIP-Trunk sowie Telefonie (Flatrate oder minutengenau). Einmalig z. B. Endgeräte (IP-Telefone/DECT/Headsets), ggf. Einrichtung/Portierung und Sonderhardware (z. B. Adapter für analoge Geräte).
Sprachkanäle bestimmen, wie viele Gespräche gleichzeitig geführt werden können. Eine grobe Faustregel: Wenn selten viele Anrufe parallel laufen, reichen wenige Kanäle; bei hohem Telefonaufkommen (z. B. Service/Hotline) werden deutlich mehr benötigt. Sinnvoll ist, das Spitzenaufkommen (Peak) zu analysieren: Wie viele gleichzeitige Anrufe gibt es zu Stoßzeiten?
Häufig ja, vor allem, weil bei Cloud-Telefonie meist keine hohen Anfangsinvestitionen für eine Telefonanlagen-Hardware anfallen und Updates/Wartung oft beim Anbieter liegen. Dafür gibt es laufende monatliche Gebühren. Eine Hardware-Anlage kann sich lohnen, wenn Anforderungen stabil sind und die Anlage lange genutzt wird. Am besten vergleicht man Gesamtkosten über 3–5 Jahre (TCO).
Typische einmalige Kosten sind IP-Endgeräte (Tischtelefone, DECT, Headsets), ggf. Einrichtung/Onboarding, Rufnummern-Portierung sowie Adapter für analoge Geräte (z. B. Fax/Altgeräte). Je nach Anbieter kann es auch einmalige Gebühren für spezielle Konfigurationen oder Schnittstellen geben.
Meist sind das Nutzerlizenzen/Nebenstellen, Sprachkanäle und ggf. ein SIP-Trunk bzw. Anschlusskosten. Dazu kommen Telefonie-Kosten als Flatrate oder minutenbasierte Abrechnung. Optional: Zusatzfunktionen wie Warteschleifen, Teamfunktionen, Statistiken oder Integrationen.
Ein SIP-Trunk ist der IP-basierte Telefonanschluss, über den Ihre Telefonanlage ins öffentliche Telefonnetz telefoniert. Ob Sie ihn brauchen, hängt davon ab, ob Ihr Anbieter ihn inklusive liefert oder ob Sie einen bestehenden Anschluss weiter nutzen möchten. Für viele Unternehmen ist ein SIP-Trunk die Standardbasis für VoIP.
Achten Sie auf Kosten für Zusatzfeatures (z. B. Call-Recording, Warteschleifen/IVR, Reporting), Integrationen (CRM/Helpdesk/API), Mindestlaufzeiten, sowie Zusatzkosten bei hohem Gesprächsvolumen (wenn keine Flatrate passt). Auch die Netzwerkqualität (QoS, stabile Internetleitung) kann indirekt Kosten verursachen, wenn nachgebessert werden muss.
In der Regel funktionieren IP-Telefone, DECT und Softphones sehr gut. Analoge Telefone lassen sich oft über Adapter/Wandler weiter betreiben, allerdings häufig mit eingeschränktem Funktionsumfang. Für eine moderne Nutzung (Teams, Präsenz, Weiterleitungen, Gruppenfunktionen) sind IP-fähige Endgeräte meist die bessere Wahl.
Besonders für Unternehmen, die wachsen, mehrere Standorte haben, Homeoffice unterstützen oder schnell neue Nutzer/Teams anbinden wollen. Wenn Flexibilität wichtig ist und Sie Updates/Wartung auslagern möchten, ist Cloud-Telefonie oft ideal. Für sehr kleine, stabile Setups kann eine Hardware-Lösung trotzdem sinnvoll sein – je nach TCO und Anforderungen.
Häufig ist die Einrichtung relativ schnell möglich: Nutzer anlegen, Rufnummern zuweisen, Endgeräte konfigurieren und ggf. Rufnummern portieren. Die Dauer hängt vor allem von der Portierung, der Komplexität der Rufverteilung (Teams, Zeiten, IVR) und möglichen Integrationen ab.
Vergleichen Sie nicht nur den Monatsbetrag, sondern die Gesamtkosten (TCO) über 3–5 Jahre: Lizenzen, Kanäle, Telefonie (Flatrate vs. Minuten), Endgeräte, Einrichtungsaufwand, Wartung/Updates, Erweiterungen und Zusatzfeatures. So vermeiden Sie Überraschungen und vergleichen fair zwischen Cloud und Hardware.