Homeoffice, Videocalls, Chats, Telefonkonferenzen und einfache Calls prägen unseren Alltag während der Corona-Pandemie. Viele private und berufliche Abläufe, die für uns bislang alltäglich waren, wurden auf den Kopf gestellt. Viele Unternehmen und auch Private mussten also schnell etwas unternehmen, wenn sie denn handlungsfähig bleiben wollten.
Viele Menschen gehen ihrer Arbeit nun im Homeoffice nach. Eine effiziente Kommunikation ist dabei essentiell, denn sie ist die Basis vieler Geschäftsprozesse und notwendig, den betrieblichen Ablauf zu koordinieren und zu strukturieren. Gespräche mit Kunden, Partnern, Lieferanten oder Kollegen sind dabei vor allem zu nennen. Um den Kontakt nicht zu verlieren, sind agile Kommunikationsmittel heute besonders wichtig.
Trotz Homeoffice und anderer Einschränkungen wird nicht weniger kommuniziert, ganz im Gegenteil. Viele verwendete Kommunikationsmöglichkeiten sind auch nicht unbedingt neu – die meisten davon gab es teils auch schon lange vor der Pandemie. Die Unternehmen, aber auch viele private Haushalte, waren jedoch plötzlich gefordert, schnellstmöglich alternative und vor allem agile Kommunikationswege zu nutzen und in die Unternehmenskultur zu integrieren.
Sprechen wir heute von agiler Kommunikation, geht dies fast immer mit einer Digitalisierung von Kommunikationswegen und Prozessen einher. Im IT- und Technikbereich sind Fernwartungstools unverzichtbar geworden, während projektbasierte Tätigkeiten vorwiegend einen bunten Strauß verschiedener Tools nutzen.
Das war zu Beginn des Jahres 2020 oft noch etwas holprig. Viele Unternehmen konnten sich aber erstaunlich schnell an die Situation anpassen und haben viel über Kommunikationsprozesse gelernt. Was früher unmöglich oder undenkbar war, konnte und musste plötzlich umgesetzt werden, um weiterhin wettbewerbsfähig und handlungsfähig zu bleiben.
Eine generalisierte Aussage, wie ein typisches Unternehmen heute mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern kommuniziert, lässt sich kaum konstruieren. Wir möchten dennoch ein paar Beispiele aufgreifen und zeigen, die wir in der täglichen Arbeit mit unseren Kunden erleben durfte:
Das Internet ist die treibende Kraft der digitalen Kommunikation. Täglich werden Sprachdaten, Bilder, Videos, Textnachrichten und vieles mehr übers Internet versendet. Unternehmensverantwortliche können dabei auf einen großen Pool unterschiedlicher Möglichkeiten zurückgreifen. Welche Kommunikationsmittel letztendlich hängt natürlich stark davon ab, welche Kundenstruktur vorhanden ist und wie die interne Kommunikation strukturiert ist.
Typische Digitale Kommunikationsmittel sind:
Die Telefonie stellt in vielen Unternehmen die grundlegende Kommunikationsfähigkeit sicher. In der Pandemie sind vor allem solche Unternehmen besonders flexibel, die schnell und einfach Homeoffice-Arbeitsplätze anbinden können und mehrere Geräte unter einer Durchwahl erreichen können. Während Cloud-Telefonanlagen in den letzten Jahren noch mit Akzeptanzproblemen zu kämpfen hatten, stieg die Nachfrage ab 2020 sprunghaft an.
Der Umzug vom festen Arbeitsplatz ins Homeoffice hat viele Berufstätige und Selbstständige viel Kraft und Koordination gekostet. Doch verhältnismäßig schnell haben sich einige Kommunikationstools herauskristallisiert, die für die Arbeit von zu Hause gern und häufig verwendet werden.
Es gibt mehrere Anwendungen, die vielfältige Kommunikationsfeatures bieten. Die folgenden Tools kommen während der Pandemie häufig zum Einsatz:
Bei aller Praktikabilität sollten Unternehmen beim Einsatz dieser Tools jedoch beachten, dass gültige Datenschutzstandards eingehalten werden. Bei vielen Anbietern aus dem Nicht-EU-Ausland äußern Datenschützer aktuell Bedenken.
Eine professionelle Kommunikation ist auch bei Installationen und Konfigurationen oder bei der Wartung bzw. im Support essentiell. Dies gilt vor allem, wenn technische Geräte vor Ort installiert und eingerichtet werden müssen. Viele moderne Geräte, darunter auch zahlreiche IP-Telefonanlagen und VoIP-Endgeräte lassen sich heute bequem per Fernwartung einrichten und warten. Hierfür wird lediglich eine Fernwartungssoftware wie z.B. Teamviewer oder Anydesk benötigt. Dienstleister und auftraggebendes Unternehmen sprechen über eine Telefonieverbindung miteinander, während die Kontrolle des PC oder Servers des Unternehmens vom Dienstleister übernommen wird.
Auch Dienstleistungen, für die sonst ein Vor-Ort-Termin essentiell war, lässt sich heute schon über der Ferne realisieren. Beispielsweise kann ein technischer Mitarbeiter des Dienstleisters eine Fernübetragung mit einem Mitarbeiter des Auftraggebers (der vor Ort ist) initiieren. Um die Gegebenheiten vor Ort zu betrachten, kommt ein Smartphone mit Kamera ins Spiel. Der technische Dienstleister lässt sich die Geräte einzeln zeigen und kann auf dem Display direkt relevante Punkte einzeichnen, z.B. wo ein Kabel gesteckt oder gelöst werden soll.
Am Anfang der Pandemie im Jahr 2020 war die Stimmung der meisten Ausrichter für Konferenzen und Messen getrübt. Das ist verständlich, war man es doch gewohnt, dass Messen und Konferenzen in der Regel an einem festen Standort stattfinden. Es hat jedoch nicht lange gedauert, bis einen digitalen Ersatz gab. Digitale Messen oder Videokonferenzen, die Workshops oder Infostunden abhielten, wurden verhältnismäßig schnell ins Leben gerufen.
Sicherlich mussten Betreiber von Messen ihre Konzepte umdenken und oft neu gestalten. Der persönliche Kontakt entfiel, Produktpräsentationen können oft nicht im vollen Umfang durchgeführt werden und auch die obligatorischen Häppchen und andere Goodies fielen weg. Auf der Gegenseite haben aber viele Unternehmen dennoch Informationsbedarf und nahmen digitale Messen und Konferenzen schnell an, auch wenn sie zugegebenermaßen kein vollwertiger Ersatz sind.
Tools für Projektmanagement, CRM und ERP-Systeme, Helpdesksysteme, Email-Clients, Collaboration-Tools und interne selbstentwickelte Anwendungen – in vielen Unternehmen kommen mehrere Anwendungen gleichzeitig zum Einsatz. Für einige Teams und Mitarbeiter ist es eine regelrechte Herausforderung den Überblick über jene Tools zu haben, die eigentlich den Überblick selbst erhalten sollen.
Dies gilt vor allem dann, wenn Kundendaten zwischen den einzelnen Systemen ausgetauscht werden müssen, weil unterschiedliche Anwendungen zum Einsatz kommen. Beispielsweise nutzen Vertriebler vorrangig CRM-Systeme, um beispielsweise Leads, Angebote oder Aufträge zu verwalten. Supportmitarbeiter hingegen nutzen eher spezialisierte Helpdesksysteme – nur in wenigen Fällen sezten Unternehmen auf Lösungen, die alle Anwendungen in einem einzigen System zusammenfassen.
Um nun die Daten nicht in mehreren Systemen verwalten zu müssen, helfen Schnittstellen, den Austausch von Daten zu koordinieren. Auch Kommunikationsanwendungen, zu denen heute auch eine IP-Telefonanlage gehört, enthalten oft Schnittstellen. Sie helfen u.a. eingehende oder ausgehende Anrufe besser zu koordinieren. Ruft ein Kunde beispielsweise den Support an, erscheint im Helpdesksystem ein Pop-up mit den Kundendaten, so dass der Mitarbeiter sofort den Kunden zuordnen kann.
Schafft man es als Unternehmen, die meisten Systeme miteinander zu vernetzen, erhöht das die Agilität im Unternehmen und gleichzeitig auch die Kommunikation erheblich. Rückfragen zu Informationen bei anderen Kollegen oder der Blick in ein anderes System kann somit vermieden oder zumindest deutlich reduziert werden.