Bei der Anschaffung einer neuen Telefonanlage wägen Unternehmen oft ab, welche Kaufoption sinnvoller ist. Während der Kauf einer hardware- oder softwarebasierten Telefonanlage zunächst mit einmaligen Investitionskosten verbunden ist, fallen beim Leasing monatliche Kosten an.
Welches Modell letztendlich besser ist, hängt von folgenden Faktoren ab:
Beim Leasing handelt es sich um eine Finanzierungsmöglichkeit von Investitionsgütern, bei der das Gut nicht ins Eigentum der Firma übergeht. Entscheiden Sie sich dazu, eine VoIP-TK-Anlage zu leasen, wird diese über einen monatlichen Leasingzins gemietet. Oft sind Leasingverträge mit einer einmaligen Anzahlung verbunden. Solche Anzahlungen sind z.B. die Installation der Telefonanlage oder individuelle Softwareentwicklungen.
Läuft der Leasingvertrag aus, wird die Telefonanlage wieder an den Eigentümer versendet. Eine Ausnahme ist es, wenn ein so genannter Mietkauf vereinbart wurde. In dem Fall kann das Unternehmen die TK-Anlage nach Ablauf der Leasingzeit für eine vereinbarte Summe übernehmen.
Die Leasingzeit einer Telefonanlage orientierte sich früher an den Abschreibungstabellen (AfA-Tabelle). Diese sieht eine Nutzungsdauer von 10 Jahren vor. Da Telefonie heute jedoch deutlich schnelllebiger ist, beträgt die Leasingzeit heute in der Regel 5 Jahre.
Leasing bietet mehrere Vorteile. Zum einen können Unternehmen die Leasingraten in voller Höhe steuerlich absetzen. Hinzukommt, dass sich die Anschaffungskosten auf monatliche Raten verteilen. Das hilft, vor allem bei größeren Telefoniesystemen inklusive Endgeräte, Liquidität zu schonen.
Läuft der Vertrag aus, hat das Unternehmen die Wahl zwischen Kauf oder erneutem Leasing. Befindet sich ein Unternehmen zum Beispiel im Wachstum, kann bei erneutem Leasing einfach eine leistungsstärkere TK-Anlage gewählt werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Reparaturen im Leasingzins inbegriffen sind. Voraussetzung ist natürlich, dass ein eventueller Schaden nicht durch das Unternehmen selbst verursacht wurde. Geht also ein gemietetes Endgerät oder die Telefonanlage selbst kaputt, ersetzt der Dienstleister das Gerät so schnell wie möglich.
Vorteile im Überblick:
Zu beachten ist, dass ein vorzeitiges Austreten aus dem Leasingvertrag in der Regel nicht so einfach ist und mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn ein Unternehmen stark wächst oder schrumpft. Sollte von vornherein bekannt sein, dass ein größtmögliche Skalierbarkeit gewünscht ist, lohnt sich womöglich die Anschaffung einer Cloud-Telefonanlage.
Darüber hinaus ist es ratsam, zunächst die Höhe der Leasingraten mit dem eigentlichen Kaufpreis zu vergleichen, um abzuwägen, ob sich Leasing wirklich lohnt.
Eine Cloud-Telefonanlage wird als Software as a Service (SaaS) bereitgestellt. Das bedeutet, dass Kunden eine monatliche Zahlung leisten und dafür eine Cloud-Telefonanlage erhalten, die auf einem Server im externen Rechenzentrum des Providers betrieben wird.
Die monatliche Zahlung richtet sich nach der Anzahl der benötigten Nebenstellen. Eine Cloud-TK-Anlage kann jederzeit und von überall aus abgerufen werden. Dadurch lassen sich zum Beispiel auch Homeoffice Arbeitsplätze problemlos anbinden. Einzige Voraussetzung hierfür ist eine stabile Internetverbindung.
Die Wartung übernimmt der Provider. Dadurch brauchen sich Cloud-Kunden um nichts weiter kümmern. Individuelle Vereinbarungen können bei den Endgeräten getroffen werden. Hier kann es ggf. lohnenswert sein, Telefone oder Adapter zu leasen.
Ein Vorteil für Unternehmen ist die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit von cloudbasierten Telefonanlagen. Werden beispielsweise neue Nebenstellen benötigt, können diese jederzeit hinzu gebucht werden. Auch das Abbestellen nicht mehr benötigter Nebenstellen ist problemlos möglich.
Ein Kauf lohnt sich vor allem dann, wenn eher kleinere Telefonanlage benötigt werden, Endgeräte bereits vorhanden sind oder das Unternehmen von vornherein die Anlage im eigenen Besitz haben möchte. Wenn zudem klar ist, dass das Wachstum in den nächsten Jahren beschränkt ist, dürfte die Anlage so lange in Betrieb sein, bis die Telefonanlage vollständig abgeschrieben ist oder ein technologischer Wandel eine neue Anlage erforderlich macht.
Beispiel: Für eine kleinere Arztpraxis, die 5 Nebenstellen anschließen möchte, wird sich Leasing wahrscheinlich nicht lohnen. Die Kosten für kleinere Telefonanlagen liegen, je nach Hersteller, zwischen die 400,00 und 1.200 EUR. Die meisten Arztpraxen dürften zudem die Telefonanlage über den gesamten Abschreibungszeitraum nutzen.
Sie sind sich noch unsicher, ob sich ein Leasing, ein Kauf oder gegebenenfalls sogar eine Cloud-Telefonanlage für Sie lohnt? Unser technisches Vertriebsteam beantwortet gern Ihre Fragen hierzu und wird Ihnen die unterschiedlichen Modelle gern vorstellen.