Ansagen für Telefonanlagen

Professionelle Telefonansagen unterstützen Unternehmen, Praxen, öffentliche Einrichtungen und Kanzleien, indem Kunden und Mandanten über bestimmte Ereignisse informiert werden. Dies kann eine einfache Begrüßung, eine Erreichbarkeitsansage oder zum Beispiel ein interaktives Sprachmenü sein. Sind beispielsweise einmal alle Mitarbeiter zeitgleich in Gespräche verwickelt oder ruft beispielsweise ein Kunde außerhalb der Geschäftszeiten an, dann übernehmen digitale Telefonansagen die Begrüßung Ihrer Kunden. In diesem Ratgeber stellen wir Ihnen vor, worauf es bei aussagekräftigen Telefonansagen ankommt und wie sie diese in Ihrer VoIP-Telefonanlage konfigurieren können.

Einsatzmöglichkeiten für Telefonansagen

Stellen Sie sich folgende Situation vor: In einem Unternehmen mit hohem Telefonievolumen sind derzeit alle Mitarbeiter in Kundengespräche verwickelt. Ein weiterer Kunde ruft an und wird direkt zum Anrufbeantworter durchgestellt. Das erste, was dieser Kunde also hört, ist die Telefonansage. Damit der Kunde nicht direkt wieder auflegt, sollte Wert auf informative und aussagekräftige Ansagentexte gelegt werden. Denn die Telefonansage repräsentiert in gewisser Weise auch Ihr Unternehmen. Darüber hinaus sollten Telefonansagen nicht zu lang sein, sondern mit kurzen und individuellen Texten überzeugen.

Folgende Einsatzmöglichkeiten gibt es, um Telefonansagen zu nutzen:

• Begrüßungsansage
• Anrufbeantworter / Voicemail
• Ansage bei eingehenden Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten
• Ansage bei eingehenden Anrufen, wenn alle Mitarbeiter derzeit in Gespräche verwickelt sind
• Ansage für Schließzeiten an Feiertagen
• Interaktive Sprachmenüs
• einfaches IVR
• verschachteltes IVR
• Warteschleifenansagen

Die meisten modernen IP Telefonanlagen ermöglichen das Einspielen von individuellen Ansagetexten. Innerhalb einer ansitel Telefonanlage können beispielsweise mp3 und wav Dateien direkt im Soundmanager des Webinterfaces hochgeladen und einer Nebenstelle zugeordnet werden. Auch das Abspielen mehrerer Ansagen ist problemlos möglich.

Telefonansagen für Anrufbeantworter / Voicemail

Telefonansagen können zu unterschiedlichen Zwecken erstellt werden. Ruft beispielsweise ein Kunde an, während alle Mitarbeiter im Gespräch sind, sollte die Ansage über Wartezeiten und alternative Kontaktmöglichkeiten informieren. Ruft ein Kunde hingegen außerhalb der Geschäftszeiten an, sollte die Telefonansage über die Öffnungszeiten des Unternehmens informieren, damit der Anrufer weiß, wann wieder jemand erreichbar ist.

Mit einer VoIP Telefonanlage lässt sich das Abspielen Ihrer Telefonansagen zeitlich steuern und automatisieren. Durch eine integrierte Zeitsteuerung können verschiedene Ansagen zu unterschiedlichen Tages- und Uhrzeiten abgespielt werden. Dadurch hört der Kunde, je nachdem wann dieser anruft, eine passende Telefonansage. Anrufe, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, können mittels Zeitsteuerung auch direkt an den Anrufbeantworter (Voicemail) weitergeleitet werden.

Beispiel für eine AB-Ansage: Herzlich Willkommen bei der Mustermann GmbH. Leider rufen Sie uns außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Werktags können Sie unsere Mitarbeiter von 9 bis 18 Uhr erreichen. Gern können Sie uns jedoch auch eine E-Mail unter beispiel@beispiel.de zusenden

Telefonansagen für IVR

Ein interaktives Sprachmenü, auch IVR genannt, wird eingesetzt, um Anrufer eine Vorauswahl treffen zu lassen, bevor eine Weiterleitung zum passenden Mitarbeiter erfolgt. Per Tastendruck wählt der Anrufer dann zunächst aus, mit welcher Abteilung er verbunden werden möchte. Ein Beispiel für ein einfaches IVR wäre: „Wählen Sie die 1 für Vertrieb und die 2 für Support.“

Ansagen für interaktive Sprachmenüs können auch komplexer sein. In dem Fall spricht man von verschachtelten IVRs. Wählt ein Kunde dann beispielsweise die 1 für Vertrieb, wird eine weitere Telefonansage abgespielt, die eine erneute Vorauswahl vorschlägt, um das Anliegen des Anrufers zu konkretisieren. So könnte man den Anrufer dann nochmals per Tastendruck zum Beispiel zwischen „Fragen zum Vertrag“ oder "Beratung zu einem Produkt" auswählen lassen. Eine ausführliche Beschreibung zur Konfiguration eines interaktiven Sprachmenüs finden Sie in unserem Artikel zum Thema: Sprachdialogsystem / IVR.

Ansagen für Warteschleifen

Unternehmen mit mittlerem bis höherem Telefonievolumen setzen häufig Warteschleifen ein, um das Gesprächsaufkommen besser zu kanalisieren. Um die Wartezeit der Anrufer besser erträglich zu machen, können innerhalb der Warteschleife auch bestimmte Informationen gestreut werden. Sind alle Mitarbeiter gerade im Gespräch oder nicht am Arbeitsplatz, wird meist eine Ansage nach folgendem Muster platziert.

Aktuell sind alle Mitarbeiter im Gespräch. Wir bitten Sie um einen Moment Geduld, der nächste Mitarbeiter ist gleich für Sie da.

Telefonansagen in einer VoIP-Telefonanlage einrichten

Sie haben die Möglichkeit entweder aus zahlreichen Standard Telefonansagen für Unternehmen zu wählen oder ganz einfach eigene Ansagentexte aufzunehmen (beziehungsweise von einem professionellen Sprecher einsprechen zu lassen). Natürlich überzeugen eigene Ansagentexte durch mehr Individualität als Standardtexte. Um eigene Telefonansagen in Ihrer ansitel VoIP-Telefonanlage zu konfigurieren, können Sie diese als MP3 oder WAV-Datei hochladen. Anschließend werden dann die einzelnen Sounddateien einfach den entsprechenden Modulen zugeordnet. Beispielsweise erstellen Sie eine Ansage für Ihre Voicemail und eine weitere fürs interaktive Sprachmenü. Dadurch lassen sich Anrufe gezielt weiterleiten und Kunden können bereits vor einem Telefongespräch wichtige Informationen erhalten.

Produktion und Bereitstellung individueller Ansagen

Es gibt zahlreiche Produzenten, die für ein faires Budget professionelle Ansagen erstellen. Möglich ist ebenfalls die Kombination mit einer Ansagenmusik, die jedoch aus rechtlichen Gründen, gemafrei sein sollte. Solche Ansagen können heute einfach online bestellt werden. Beachtet werden sollte, dass man die Qualität der Sprecher im Vorfeld prüfen kann. Über unseren Ansagenshop können Sie einfach und schnell Ansagen für Ihr Unternehmen bzw. Telefonanlage bestellen. Gern hilft Ihnen unser Vertriebsteam auch weiter.