Collaboration bedeutet übersetzt Zusammenarbeit. Und genau dafür wurden Collaboration Tools auch entwickelt. Mitarbeiter eines Unternehmens können unabhängig von ihrem Standort digital und vor allem produktiv zusammenarbeiten. Besonders in Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten gewinnen Collaboration Tools zunehmend an Bedeutung.
Ein Collaboration Tool ist eine Softwareanwendung, die es ermöglicht, digital zusammen zu arbeiten. Das heißt, dass mehrere Mitarbeiter jederzeit und von überall auf das Tool zugreifen können. Vor allem in der Projektarbeit, wo in der Regel mehrere Kollegen in einem Projekt involviert sind, ist eine gute Koordination wichtig.
Moderne Collaboration Tools bieten zahlreiche Funktionen. Dazu gehören unter anderem Instant Messaging, File Sharing und Videotelefonie. Mitarbeiter eines Unternehmens können also beispielsweise miteinander chatten, Dateien austauschen und Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern durchführen.
Einzige Voraussetzung hierfür ist ein internetfähiges Endgerät, wie ein Laptop oder ein PC und eine funktionstüchtige Internetleitung.
Collaboration Tools bieten viele Vorteile und sind daher von einem modernen digitalen Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken. Beispielsweise unterstützen viele solcher Tools eine Datenübertragung in Echtzeit. Dadurch können Nachrichten via Instant Messaging ausgetauscht oder Videotelefonate geführt werden. Das ist eine praktische Funktion, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Dann kann sich das Team trotzdem via Videotelefonie sehen und austauschen.
Auch Konferenzen mit Kunden oder Partnern können via Videoanruf abgehalten werden. Während eines Videotelefonates ist es häufig auch möglich, den eigenen Bildschirm mit den Gesprächspartnern zu teilen. Dadurch können Ideen und Fortschritte gezeigt oder auch Verkaufspräsentationen abgehalten werden.
Des Weiteren bieten einige Collaboration Tools die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Dateien zu verwalten. Mehrere Kollegen können also auf hinterlegte Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. So sieht jeder sofort, welche Arbeitsschritte zuletzt durchgeführt wurden.
Vorteile von Collaboration Tools für Sie zusammengefasst:
Mittlerweile ist der Einsatz von Collaboration Tools in Deutschland weit verbreitet. Das liegt unter anderem daran, dass viele Menschen teileweise oder sogar komplett im Homeoffice sitzen oder einen mobilen Arbeitsplatz nutzen.
Für Unternehmen, die mit sensiblen und vertraulichen Daten arbeiten oder diese speichern, spielt Datenschutz eine wichtige Rolle. Daher ist es wichtig, dass durch den Einsatz von Collaboration Tools keine Sicherheitsrisiken für das Unternehmen entstehen.
Bestimmte Risiken lassen sich minimieren, wenn die richtigen Maßnahmen getroffen werden. Beispielsweise ist ein erster wichtiger Schritt, die eigenen Mitarbeiter im sicheren Umgang mit dem eingesetzten Collaboration Tool zu schulen. Beispielsweise sollte darüber aufgeklärt werden, dass sensible Daten wie Passwörter nicht via Instant Messaging versendet werden sollten. Des Weiteren ist es sinnvoll, Zugriffsrechte festzulegen, wenn mehrere Teilnehmer ein Tool nutzen.
Darüber hinaus macht es einen Unterschied, ob Mitarbeiter im Homeoffice mit dem privaten Rechner arbeiten oder Ausrüstung vom Unternehmen gestellt bekommen. Es ist deutlich sicherer, wenn Mitarbeiter einen Firmenrechner nutzen, der mittels Virtual Private Network (VPN) an das Firmennetzwerk angebunden ist.
Eine weitere Maßnahme ist die Wahl des passenden Collaboration Tools. Es gibt Tools, die eine Verschlüsselung der versendeten Daten unterstützen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, darauf zu achten, wo sich die Serverstandorte des jeweiligen Anbieters befinden. Es gibt einige Anbieter, die einen Serverstandort in Deutschland haben.
Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an verschiedenen Collaboration Tools, die sich hinsichtlich Preis und Funktionsumfang unterscheiden. Im Folgenden haben wir einige bekannte Anbieter für Sie zusammengefasst.
| Collaboration Tool | Hersteller / Anbieter | Funktionsumfang | Kosten | Sicherheitsfaktoren | Teilnehmeranzahl bei Videoanrufen |
|---|---|---|---|---|---|
| Slack | Slack Technologies | Instant Messaging, Dateien verwalten und teilen, Audio- und Videoanrufe, Anbindung von Google Drive, Office 365 und weiteren Applikationen möglich | das Business+ Modell ist für 11,75 EUR/ Monat erhältlich | unterstützt Verschlüsselung, in der Enterprise Variante ist Slack Enterprise Key Management enthalten | bis zu 15 Teilnehmer |
| Microsoft 365 | Microsoft | Videokonferenzen, Instant-Messaging, Dateifreigabe, Webinare initiieren, Integration von Jira und Trello möglich | Microsoft 365 Business Premium gibt es für 16,90 EUR /Monat pro Benutzer | unterstützt Verschlüsselung und mehrstufige Authentifizierung, deutsche Rechenzentren | bis zu 1000 Teilnehmer |
| Trello | Atlassian | Projekte verwalten, Kalenderfunktion, App-Integration möglich | Enterprise Lösung für 17,50 USD /Monat pro Benutzer | 128-Bit-AES-Verschlüsselung, TLS | keine Videoanrufe möglich |
| Zoom | Zoom Video Communications, Inc. | Videotelefonie, Desktop Sharing, Instant Messaging, Gesprächsaufzeichnung, Whiteboard Nutzung | Enterprise Lösung für 223,20 EUR /Jahr pro Lizenz erhältlich | TLS-Verschlüsselung, AES-256-Verschlüsselung für Echtzeitinhalte | bis zu 500 Teilnehmer |
| Work OS | monday.com | Outlook-Integration, Chat, Verwaltung von Projekten, Anbindung anderer Tools möglich, Prozesse automatisieren | Pro Version ab 16 EUR/Monat pro Nutzer | TLS, AES-256 | keine Videoanrufe möglich |
Collaboration Tools sind Softwareanwendungen, die es mehreren Mitarbeitern ermöglichen, digital und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten, etwa per Instant Messaging, File Sharing, Videotelefonie und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung. Voraussetzung ist ein internetfähiges Endgerät und eine funktionierende Internetverbindung; die Tools sind in der Regel jederzeit und von überall zugänglich.
Sie unterstützen Echtzeit-Datenübertragung, erleichtern interne sowie externe Kommunikation und machen Projektinformationen schnell auffindbar. Funktionen wie File Sharing, Desktop Sharing, Audio- und Videokonferenzen sowie gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten steigern die Produktivität vor allem bei Homeoffice- und verteilten Teams.
Die Sicherheit hängt von technischen und organisatorischen Maßnahmen ab: Schulung der Mitarbeitenden, eindeutige Zugriffsrechte und Nutzung von Firmenrechnern mit VPN reduzieren Risiken. Zudem sollten Unternehmen Tools mit Verschlüsselung, Mehrfaktorauthentifizierung und vorzugsweise Serverstandorten in Deutschland wählen und die Anbieter- und Kostenprofile (z. B. Slack, Microsoft 365, Zoom, Trello, monday.com) nach Funktions- und Sicherheitsanforderungen vergleichen.