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Funktionsübersicht der ansitel Telefonanlage

Mit einer ansitel Telefonanlage haben Sie maximalen Spielraum in puncto Funktionsvielfalt und Einstellungsmöglichkeiten.

vollständige FAX-Integration

Für viele Unternehmen ist der Betrieb eines Fax-Gerätes auch im Internetzeitalter noch essentiell. Durch die Nutzung eines virtuellen Fax-Gerätes in Verbindung mit einer ansitel Telefonanlage lassen sich Fax-Dokumente einfach verwalten. Beispielsweise können herkömmliche Faxe durch das virtuelle Faxgerät empfangen werden, in PDF-Dokumente umgewandelt werden und schließlich an eine vorher eingestellte Email-Adresse versendet werden. Diese Funktionalität wird auch kurz als Fax-to-Email bezeichnet. Das Senden von Faxen über eine Dokumentensoftware (z.B. Microsoft Word) ist ebenso problemlos möglich. Hierzu wird ein Drucker als Faxgerät im Betriebssystem installiert und mit der VoIP-Anlage verbunden. Über die Eingabe der Zielrufnummer wird das Dokument direkt an den jeweiligen Empfänger versendet (Print-to-Fax).

Selbstverständlich unterstützen unsere VoIP-Telefonanlagen das Faxprotokoll T.38.


virtuelle Konferenzen

Rufkonferenzen sind in vielen Betrieben Standard. Dies betrifft beispielsweise Konferenzen mit Kunden oder Mitarbeitern, die an mehreren Standorten arbeiten. Sollen Konferenzen mit mehr als drei Teilnehmern geführt werden, so kann dies einfach und bequem über die ansitel IP-Telefonanlage realisiert werden. Die Konferenz wird mit einem vordefiniertem PIN abgesichert und muss durch jeden Teilnehmer eingegeben werden.


Gesprächsdatenerfassung

Alle Gesrpräche, die über die Telefonanlage laufen, werden in einer separaten Datenbank nach Uhrzeit, Quelle, Rufnummer, Ziel, Status und Datum gespeichert. Somit ist eine detaillierte Gesprächsdatenerfassung möglich, mit der z.B. die Kostenstruktur überprüft werden kann. Die Gesprächsdaten können über das ansitel Webinterface direkt oder via CSV-Datei ausgewertet werden.


zentrales Telefonbuch

Über das ansitel Webinterface besteht die Möglichkeit sämtliche Unternehmenskontakte zu speichern und diese in Telefonbuchgruppen abzulegen. Die Kontakte im Telefonbuch können via Click-to-Dial direkt angewählt werden. Darüber hinaus können alle Kontakte, die im Telefonbuch hinterlegt wurden, auf LDAP fähigen Endgeräten angezeigt werden. Viele IP-Telefone unterstützen mittlerweile LDAP.


eigene Haltemusiken

Eine Haltemusik ist dann sinnvoll, wenn ein Anrufer nicht direkt zu einem Gesprächspartner durchgestellt wird und in der Leitung verweilen muss. Solange das Gespräch gehalten wird, hört der Anrufer eine Sounddatei, die individuell eingestellt werden kann. Über einen Dateimanager lassen sich eigene Haltemusiken einfach in die Telefonanlage integrieren.


Anrufbeantworter

Anrufbeantworter gehören heute bei nahezu allen Unternehmen zur Standardausrüstung. Anrufer haben bei Nichterreichbarkeit eines Mitarbeiters die Möglichkeit, eine persönliche Nachricht zu hinterlassen, die dieser dann im Anschluss abrufen kann. Die aufgezeichneten Nachrichten können direkt an eine hinterlegte Email-Adresse als wav-Datei gesendet werden. Auch ein Abruf der Nachricht am Telefon ist natürlich möglich.

integrierte Zeitsteuerung

Zeitsteuerungen werden meistens dann benötigt, wenn im Unternehmen feste Arbeitszeiten bestehen. Rufen Anrufer außerhalb der festen Gesprächszeiten an, so kann über eine Zeitsteuerung eine so genannte zeitbasierte Aktion in die Telefonanlagen (genauer gesagt in den Wählplan) integriert werden. Hinter einer solchen zeitbasierten Aktion kann beispielsweise eine bestimmte Ansage stehen, die im Anschluss auf den Anrufbeantwortert weiterleitet. Zeitsteuerungen können je nach Wunsch in Monaten, Wochentagen, Stunden und Minuten definieren.


Verschlüsselung von Gesprächsdaten

Unsere Telefonanlagen unterstützen SRTP, was für Secure Real-Time Transport Protocol steht und die Verschlüsselung von Gesprächsdaten ermöglicht. Dieses Protokoll funktioniert wie folgt: SRTP erzeugt und definiert einen so genannten Masterschlüssel sowie einen Sitzungsschlüssel, die den kompletten Sprachstrom verschlüsseln. Um einen sicheren Sprachverkehr zu gewährleisten, müssen jedoch auch die im Unternehmen genutzten Endgeräte das Sicherheitsprotokoll unterstützen.

optionale Callcenter-Funktionen

Mitunter unterhalten einige Unternehmen aus verschiedenen Gründen ein firmeninternes Callcenter. Diese finden sich meist dort, wo direkt Produkte verkauft bzw. Bestellungen angenommen werden oder ein gewisser Supportaufwand besteht. Die ansitel Telefonanlage lässt sich ohne Weiteres auch mit Callcenter-Funktionalität aufrüsten. Das bedeutet, dass verschiedene Rufgruppen und Warteschlangen (Queues) eingerichtet werden können und bestimmte Softwaretools, die Performance der Agenten überprüfen können.


Weiterleitungen

Die Möglichkeit Weiterleitungen einzurichten, zählt zu den Standardfunktionen einer IP PBX. Eine Weiterleitung wird z.B. benötigt, wenn ein Mitarbeiter nicht unter seiner Festnetznummer, jedoch unter seiner Mobilfunknummer erreichbar ist. Der Vorteil einer Weiterleitung ist, dass der Anrufer nicht erfährt, dass er auf eine andere Telefonnummer weitergeleitet wird. Die Weiterleitungsfunktion kann bequem im ansitel Webinterface eingerichtet und verwaltet werden.


interaktives Sprachmenü

Ein interaktives Sprachmenü, auch Sprachdialogsystem oder kurz IVR genannt, kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Anrufer selbst eine Vorauswahl über den gewünschten Gesprächskontakt treffen soll. Ein Anrufer ruft dabei über eine zentrale Nummer an und hört einen Ansagentext. Dieser lautet z.B. „Drücken Sie die 1 für Kundenservice, drücken Sie die 2 für Buchhaltung, drücken Sie die 3 für Retouren ...“. Nach getätigter Auswahl gelangt der Anrufer per Weiterleitung an die zuständige Nebenstelle, Warteschlange oder Rufgruppe.

Ein IVR eignet sich für alle Unternehmen, die ein höheres Anrufaufkommen haben und die Anrufer direkt an die richtige Gesprächsstelle leiten wollen. Ziel des Einsatzes eines IVR ist meist die Einsparung von Arbeitsressourcen sowie ein verbesserter Kundenservice.


Spracherkennung

In einigen Branchen, z.B. Hotels, Gesundheitsbranche, Kommunikationsbranche oder in E-Commerce-Unternehmen werden Spracherkennungssysteme benötigt, um den Anrufer eine erweiterte Vorauswahl zu bieten und diesen an die richtige Gesprächsstelle weiterleiten zu können. Möchte ein Anrufer beispielsweise bei einer Hotelkette ein Zimmer buchen, so könnte zunächst eine Vorauswahl des gewünschten Ortes stattfinden. Sowie der Ort vom Anrufer gesprochen wurde, findet im System die Weiterleitung statt.

Unsere Spracherkennungssoftware basiert auf einem phonetischem System, welches auch unterschiedliche Dialekte berücksichtigt.


CRM-Funktionen

Die meisten Kundenkontakte, die in einer Firma vorhanden sind, werden heute über ein CRM-System verwaltet. CRM Anwendungen wie Sales Force, sugarCRM oder vTiger können über eine Schnittstelle mit der Telefonanlage verbunden werden, wodurch es möglich ist, eingehende Telefonate ad hoc zu verwalten oder ausgehende Rufnummern anzuwählen. Die ansitel Telefonanlage hält für die oben genannten CRM-Tools entsprechende Schnittstellen bereit.