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International ausgerichtete Unternehmen

Viele Unternehmen vertreiben Ihre Produkte oder Dienstleistungen auch im internationalen Kontext. Die Art und Weise wie der Vertrieb organisiert ist dabei sehr unterschiedlich. Einige Unternehmen steuern den internationalen Vertrieb aus ihrem Heimatland heraus, andere wiederum unterhalten Niederlassungen in den jeweiligen Ländern.

Egal wie das Unternehmen die Verkaufsaktivitäten steuert, durch die Nutzung von Voice over IP können sämtliche damit einhergehende Geschäftsabläufe flexibel und individuell gesteuert werden. Dabei ist es unerheblich, in wie vielen Ländern das jeweilige Produkt bzw. die jeweilige Dienstleistung angeboten wird.

Mit den folgenden Beispielen wollen wir Ihnen einen Eindruck vermitteln, wie eine internationale Telefonielösung aussehen kann.

Ein Standort in Deutschland – Vertriebsgebiet Europa und USA

Diese Konstellation ist recht häufig anzutreffen. Kleine und mittlere Unternehmen bis 50 Mitarbeiter unterhalten einen Standort und steuern den internationalen Vertrieb mit eigenen Mitarbeitern, die entweder über Fremdsprachenkenntnisse verfügen oder Muttersprachler sind.

Die Anforderungen dieser Unternehmen lauten meist wie folgt:

  • Anbindung an ein CRM-System
  • günstige Gesprächskosten ins Ausland
  • Verwendung internationaler Rufnummern
  • mehrsprachige Anrufbeantworter
  • individuelle Zeitsteuerung je nach Zeitzone und Geschäftszeiten im jeweiligen Land
  • mehrsprachiges Telefoniesystem

Anbindung an CRM- und Helpdesk-Systeme

Zur effizienten Bearbeitung von Verkaufschancen und Leads nutzen die meisten Unternehmen heute ein CRM-Tool wie z.B. salesForce, vtiger oder SugarCRM. Durch eine Schnittstelle zwischen Telefonanlage und CRM-System können die Anrufe besser organisiert werden. Eingehende wie ausgehende Telefonate werden sofort im Tool registriert und können vom Agenten on the fly bearbeitet werden.

Gleiches gilt für Helpdesksysteme wie z.B. Zendesk. Eine Schnittstelle zum jeweiligen System ermöglicht eine automatische Ticketerstellung für denjenigen Agenten, der das Gespräch annimmt. Außerdem können zahlreiche Auswertungen über das Telefonieverhalten sowie über entsprechende Countrycodes gefahren werden.

günstige Gesprächskosten

Wird aktiv Telefonakquise ins Ausland betrieben, stellen die Gesprächskosten einen nicht unerheblichen Kostenfaktor in der Bilanz dar. Durch die Umstellung auf SIP lassen sich bei Wahl eines günstigen Providers viele Auslandsgespräche deutlich kostengünstiger durchführen. Mit unseren IP-Telefonanlagen können auch mehrere SIP-Provider gleichzeitig gewählt werden, so dass auch die Möglichkeit besteht, für jedes aktive Land den jeweils günstigen Provider zu nutzen.

Verwendung internationaler Rufnummern

Betreibt man aktiv Akquise im Ausland, so stellt es einen erheblichen Vorteil dar, wenn die Absenderrufnummer auch aus dem jeweiligen Land kommt, in dem der Anruf stattfindet. D.h. findet der Anruf beispielsweise in Frankreich statt, so sieht der Angerufene die Ländervorwahl +33 auf seinem Display. Gleiches ist auch möglich, wenn ein Kunde aus Frankreich anruft. Der Kunde kann direkt eine für ihn inländische Nummer anrufen, die dann dennoch den in Deutschland ansässigen Mitarbeiter erreicht.

Mehrsprachige Anrufbeantworter und Wartemusiken

Die Telefonielösung muss natürlich bidirektional funktionieren, d.h. dass die Kunden, die am Standort anrufen auch ihre gewohnte Landessprache wahrnehmen. Das gilt natürlich insbesondere für sämtliche Funktionalitäten wie Anrufbeantworter, Haltemusiken, Wartemusiken oder interaktive Sprachmenüs.

Mit ansitel-Telefonanlagen können sämtliche Anrufbeantworter, Haltemusiken und Sprachmenüs problemlos multilingual aufgesetzt werden. Hierzu werden einfach entsprechende Tondateien benötigt, die dann der jeweiligen Landesrufnummer zugeordnet werden. Ruft beispielsweise ein potenzieller Kunde aus Frankreich mit der Länderkennwahl +33 an, so hört er auch eine entsprechende Wartemusik in seiner Landessprache.

Individuelle Zeitsteuerung

Auch Zeitsteuerungen laufen vollkommen automatisiert und richten sich nach der jeweiligen Zeitzone im Ausland. Zeitsteuerungen werden umso wichtiger, je weiter entfernt das gewünschte Land vom Heimatland entfernt ist.

mehrsprachiges Telefoniesystem

Ist die Mitarbeiterstruktur international aufgebaut, so ist es vorteilhaft, wenn die Telefonanlage auch internationale Sprachen berücksichtigt. Die Steuersoftware sämtlicher ansitel Telefonanlagen ist sowohl in deutscher als auch englischer Sprache verfügbar. Die Wahl der aktiven Nebenstelle sowie Weiterleitungen können somit bequem über einen Browser eingestellt werden.

Mehrere Standorte im Ausland

Zusätzlich zu den im oberen Beispiel genannten Anforderungen, haben Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern meist zusätzlich die folgenden:

  • Eine Telefonanlage für alle internationalen Standorte
  • Vertrieb für mehrere Länder über eine Niederlassung
  • mehrsprachige Konferenz

internationale Telefonielösung mit mehreren Standorten im Ausland

eine zentrale Telefonanlage

Voice over IP erlaubt eine wesentliche Vereinfachung der technischen Ausstattung. Musste früher jeder Standort mit einer eigenen Anlage ausgestattet werden, so ist es heute in vielen Fällen möglich, nur noch eine einzige Telefonanlage zu betreiben. Diese IP-basierte Anlage ist für das gesamte Firmennetzwerk erreichbar und kann somit sämtliche Gespräche steuern.

Unter Umständen kann es jedoch auch erforderlich sein, einige Niederlassung mit separaten Telefonanlagen auszustatten. Dies gilt vor allem dann, wenn die einzelnen Standorte eine hohe Anzahl an Mitarbeitern beschäftigen, die ein hohes Telefonieaufkommen haben. Die Telefonanlagen zwischen den Standorten können jedoch gekoppelt werden, so dass sämtliche firmeninterne Gespräche kostenlos und verschlüsselt durchgeführt werden können.

Durch die Nutzung einer cloudbasierten Telefonanlage kann das Unternehmen sogar vollständig auf Hardware verzichten und muss sich zukünftig nicht mehr um die Wartung kümmern. Eine ansitel Telefonanlage aus der Cloud ist außerdem flexibel und kann vollständig auf die Anforderungen des Unternehmens eingerichtet werden.

Vertrieb in mehreren Länder über eine Niederlassung

Durch die Verwendung von Voice over IP und SIP-Anschlüssen benötigt man nicht mehr zwangsweise für jedes Land eine eigene Niederlassung. Betreibt man beispielsweise eine Niederlassung in Frankreich, so ist es problemlos möglich von dort aus auch den Vertrieb in z.B. Belgien oder Holland zu betreiben. Selbstverständlich können die jeweiligen Vertriebsmitarbeiter in andere Länder mit den jeweiligen Landesrufnummern arbeiten, so dass ein Anrufer in Belgien auf seinem Display auch eine belgische Nummer sieht.

Konferenzen

Unterhält des Unternehmen mehrere Standorte im Ausland, so bietet eine auf VoIP basierende Telefonanlage zahlreiche Vorteile. Hierzu gehören u.a. Konferenzgespräche, die zwischen mehreren Niederlassungen abgehalten werden können.