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Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage

Die Anschaffung einer neuen VoIP-Telefonanlage ist meist ein schwieriger und langwieriger Prozess. Schließlich soll die Anlage dabei unterstützen, die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu vereinfachen bzw. optimieren, die Wartungskosten so gering wie möglich halten und eine möglichst hohe Lebensdauer haben.

ansit-com gibt Unternehmen einige Ratschläge, worauf es beim Einkauf einer VoIP-Telefonanlage ankommt.

VoIP-Telefonanlage - Hinweise zur Beschaffung

Reine VoIP-Telefonanlage oder Hybride VoIP-Anlage

Eine Kernfrage, die sich meist bereits schon am Anfang stellt, ist, ob eine reine VoIP-Telefonanlage ausreicht oder eher VoIP und ISDN im Mischbetrieb (so genannte hybride VoIP-Anlagen) gewünscht wird. Hybride Lösungen weisen Merkmale einer klassischen ISDN-Telefonanlage auf, die sämtliche Voice-over-IP-Funktionen nutzen bzw. auf diese erweitert werden können. Viele Unternehmen nutzen beispielsweise auch ihre alte ISDN-Verbindung und werten diese mit IP-Funktionen auf.


Die Nutzung einer zusätzlichen ISDN Leitung hat meist den Vorteil, dass die Kommunikation im Unternehmen weiter sicher gestellt werden kann, auch wenn die Internetverbindung mal nicht verfügbar ist.


hybride VoIP-Telefonanlage
Eine hybride VoIP-Telefonanlage vereint die Vorteile von VoIP und ISDN





Funktionen der VoIP-Telefonanlage

Viel Zeit benötigt meist die Zusammenstellung der benötigten Funktionen und Eigenschaften. Hierzu zählt z.B. die Nutzung eines interaktiven Sprachdialogsystems (IVR), ein zentrales Telefonbuch, Software Fax, die Anzahl der Warteschleifen, eigene Ansagen und Haltemusiken oder die Anzahl der Anrufbeantworter.


Welche Funktionen im Endeffekt tatsächlich benötigt werden, hängt von der Art des Unternehmens bzw. von der Serviceausrichtung ab. Einige Funktionen können den alltäglichen Arbeitsablauf durchaus erleichtern. Als Beispiel sei die Nutzung eines interaktiven Sprachmenüs (IVR) zu nennen, bei dem ein Anrufer zunächst eine Vorauswahl per Tastatur oder Sprache trifft (z.B: Drücken Sie 1 für Buchhaltung, 2 für Kundenservice oder 3 für Produktberatung), bevor er mit dem gewünschten Gesprächspartner verbunden wird. Ein IVR kann durchaus dazu führen, dass der Arbeitsfluss erhöht wird.


Flexibilität heißt Zukunftssicherheit

Auf dem Markt gibt es viele Hersteller von VoIP-Anlagen, die eine große Palette unterschiedlicher Bedürfnisse abdecken. Bei der Anschaffung einer Telefonanlage sollte jedoch auch immer der Faktor Flexibilität beachtet werden, da die spätere Umrüstung auf eine größere Anlage meist sehr viel Geld kostet. Beabsichtigt ein Unternehmen in den nächsten Jahren stark zu wachsen, so sollte eine Anlage gewählt werden, dessen Komponenten einfach zu erweitern sind und in der sich zusätzliche Funktionen ohne großen Aufwand hinzuschalten lassen. Hier sind einige Lösungen von der Stange nicht sonderlich förderlich, da diese nur einen engen Spielraum der Erweiterbarkeit bieten.


Unsere ansitel Telefonanlagen werden grundsätzlich flexibel und leicht erweiterbar gestaltet. Durch die Verwendung von Asterisk als Telefoniesystem können wir zudem auf eine nahezu unzählige Funktionsbibliothek zugreifen, die wir im Bedarfsfall einfach einrichten können.


Unternehmenspolitik und Unternehmensstandorte berücksichtigen

Die Unternehmenspolitik spielt auch bei der Anschaffung einer Telefonanlage eine bedeutende Rolle. Können Mitarbeiter beispielsweise von zu Hause aus arbeiten, ist es möglich die Firmentelefonnummer an den heimischen PC oder Laptop mitzunehmen.


Ein weiterer Faktor ist die Beschaffung und die Nutzung der Arbeitsplätze. Einige Unternehmen praktizieren Projektarbeit, wodurch die Arbeitsplätze innerhalb des Unternehmens häufig gewechselt werden. Durch die Nutzung von VoIP können Rufnummern einfach an einen anderen Arbeitsplatz verlegt und genutzt werden.


Kostenkalkulation für die VoIP-Telefonanlage

Bei den Kosten sind nicht nur die Anschaffungskosten zu berücksichtigen, sondern auch eventuell anfallende Wartungskosten sowie spätere Erweiterungskosten. Viele ältere Anlagen haben häufig einen hohen Wartungsaufwand, so dass die Anschaffung einer neuen Anlage laufende Kosten in der Zukunft reduzieren kann.


Bei ansit-com richten sich die Anschaffungskosten immer nach den tatsächlich benötigten Komponenten und Funktionen. Viele Lösungen von der Stange sind nicht individuell auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst, wodurch mehr für eine Telefonanlage gezahlt wird, als überhaupt benötigt wird. ansit-com stellt die Anlagen immer individuell zusammen, wodurch unnötige Kosten vermieden werden können.


Beratung vor Anschaffung nutzen

Bei der Beschaffung einer Telefonanlage sollten auch Experten von Anfang an ins Boot geholt werden. Wer keine hausinternen Informatiker oder Telekommunikationsspezialisten eingestellt hat, sollte immer auf eine fachkundige Beratung seitens eines Herstellers in Anspruch nehmen. So lässt sich außerdem ausloten, ob Käufer und Unternehmen zu einander passen.


Bei ansit-com erhalten Unternehmenskunden stets professionelle Unterstützung bei der Auswahl und Zusammenstellung der VoIP-Telefonanlage. In einem persönlichen Gespräch erklären wir Interessierten, welche Möglichkeiten es gibt, wo Probleme bestehen und wie sich diese Probleme lösen lassen.


Alte Telefone nutzen oder neue Telefone kaufen?

Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern werden sich bei der Anschaffung auch die Frage stellen, ob auch die Endgeräte ausgetauscht werden sollen oder die bisherigen Telefone weiter genutzt werden sollen. Wenn man die durchschnittlichen Kosten für ein VoIP fähiges Telefon von etwa 60 bis 200 EUR bedenkt, so ist eine vollständige Neuanschaffung für ein Unternehmen mit 100 Nebenstellen durchaus kostenintensiv.

Generell sollte auch durchdacht werden, wie kompatibel die Telefonanlage auf die Endgeräte ist. Einige Hersteller sind soweit einschränkend, dass nur Endgeräte der selben Firma verwendet werden können. Andererseits gibt es Anlagen, die nicht alle Endgerätetypen unterstützen. Die Entscheider eines Unternehmens sollten sich daher im Vorfeld auch Gedanken darüber machen, welche Telefone genutzt werden sollen und ob die Telefone überhaupt ausgetauscht werden sollen. Sollen alte ISDN-Telefone behalten werden, so könnte die Wahl auf eine hybride VoIP-Telefonanlage fallen, die die Vorteile von VoIP und ISDN mit einander verbindet.


Mitwachsende Telefonanlage

Ein wesentlicher Vorteil von VoIP-Telefonanlagen ist, dass sie sich der Unternehmensentwicklung anpassen können. Das ist beispielsweise für Startups relevant, die kurzfristig einen rasanten Personalanstieg bewältigen müssen. In solch einem Fall ist es von Anfang an sinnvoll auf VoIP-Technik zu setzen, die in der Lage ist auf schnelles Wachstum zu reagieren.


Integration von CRM-Systemen - VoIP und CRM

Unternehmen organisieren ihre Kundenbeziehungen sowie ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten gern über ein Kundentool (CRM = Client Relationship Management). Viele Unternehmen nutzen CRM-Tools zur Effizienzsteigerung ihrer Vertriebsteams. Bei der Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage kann es daher auch relevant sein, ob ein bestimmtes CRM-System angeschafft oder weiter verwendet werden soll und mit der VoIP-Anlage verbunden werden soll. Dadurch können eingehende Anrufe beispielsweise direkt und automatisch einem Kunden zugeordnet werden und der Call entsprechend verwaltet werden.


Für viele Tools sind CRM-Schnittstellen verfügbar, durch die die Telefonanlage direkt mit der Software kommunizieren und interagieren kann. In der Regel sind solche Schnittstellen einfach einzurichten.


Lohnt sich ein Wartungsvertrag?

Meist stellt sich die Frage, ob zusätzlich zur Telefonanlage auch ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden sollte. Bei Unternehmen, die eigenständige Administratoren angestellt haben, nur geringe Mitarbeiterfluktuationen haben oder relativ klein sein (weniger als 10 Mitarbeiter) lohnt sich ein Wartungsvertrag meistens nicht und würde die Kosten deutlich übersteigen.


Telefonanlage immer testen

Bevor die Telefonanlage tatsächlich auch beschafft wird, sollten die Funktionen der Anlage zunächst getestet werden. Vor allem spielen die Bedienungsoberflächen eine Rolle, die schließlich vom Administrator oder von den Mitarbeitern auch benutzt werden.


Weiterführende Produktinformationen: