Sprachdialogsystem / IVR

Ein interaktives Sprachmenü (IVR = Interactive Voice Response) oder Sprachdialogsystem wird benötigt, wenn der Anrufer bei seinem Anruf eine Vorauswahl treffen soll. Der Anrufer drückt auf seinem Telefon eine Taste und wird im Anschluss an einen qualifizierten Ansprechpartner weitergeleitet.

Der Vorteil beim Einsatz von Sprachmenüs ist, dass Mitarbeiter oder auch ganze Abteilungen entlastet werden und die Anrufe gezielt gesteuert werden können.

IVR - individuell konfigurierbar

Interaktive Sprachmenüs oder kurz IVR sind als Standardfunktion in ansitel VoIP-Telefonanlagen enthalten. Sie können einfach im Wählplan aktiviert und konfiguriert werden. Dazu wird die jeweilige Menütaste mit einer Wählplanrufnummer bzw. Durchwahl verknüpft, so dass das Gespräch dann an den gewünschten Mitarbeiter, Rufgruppe oder Warteschlange weitergeleitet werden kann.

Sie haben folgende Einstellmöglichkeiten:

• Sprachansagen für die einzelnen Menüpunkte individuell auswählbar
• kombinierbar mit anderen Funktionen (z.B. Warteschlangen) durch intelligenten Wählplan
• Wiederholfrequenz des Sprachmenüs einstellbar
• Gesprächsmitschnitt aktivierbar / deaktivierbar
• Sprache für IVR in Deutsch und Englisch einstellbar
• IVR kann über benutzerdefinierte Module verschachtelt werden

Vorteile eines Sprachdialogsystems

Für Unternehmen, die ein hohes Telefonieaufkommen zu bewältigen haben, ist ein IVR von Vorteil. Ohne Sprachdialogsystem müssten die Anrufer von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeleitet werden, bis sie in der richtigen Abteilung ankommen und ihr Anliegen bearbeitet werden kann. Dank eines IVR werden Anrufer direkt mit einem passenden Mitarbeiter bzw. Abteilung verbunden. Dadurch lassen sich nicht nur Ressourcen seitens der Mitarbeiter einsparen, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden verbessern.

Die Einrichtung eines Sprachdialogsystems ist einfach umgesetzt. Über das Webinterface unserer ansitel Telefonanlagen können Sie ganz einfach ein eigenes IVR konfigurieren. Die Ansagentexte sind individuell wählbar. Sie können entweder selbst Ansagen aufnehmen oder Ihre Texte von professionellen Sprechern einsprechen lassen.

Anrufer können dann entweder per Tastendruck oder mittels Sprachsteuerung auswählen, mit welcher Abteilung sie verbunden werden möchten, beziehungsweise, um welches Anliegen es ihnen geht.

Vorteile vom Sprachdialogsystem auf einen Blick:

• Mitarbeiter entlasten
• Ressourcen optimieren
• Kundenzufriedenheit verbessern
• Effizienz steigern
• Anrufe gezielt steuern
• individuelle Ansagentexte wählbar
• Anrufer können IVR via Spracherkennung oder per Tastendruck bedienen

Einsatzmöglichkeiten für IVR

Sprachdialogsysteme bieten Ihnen die Möglichkeit, individuelle und auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Ansagetexte zu erstellen. Bei Wunsch können Sie Ihre Ansagetexte auch durch einen Sprecher Ihrer Wahl einsprechen lassen.

Einfaches IVR

Bei einem einfachen IVR können Ihre Kunden per Tastendruck vorab wählen, mit welcher Abteilung sie verbunden werden möchten. Ein Beispiel dafür wäre: Wählen Sie die 1 für allgemeine Anfragen, die 2 für Vertrieb und die 3 für Support. Durch das IVR können Kunden also direkt mit der gewünschten Abteilung verbunden werden. Das erhöht die Effizienz und spart sowohl den Kunden als auch Ihren Mitarbeitern Zeit.

Ein Beispiel für ein einfaches Sprachdialogsystem:

• 1 für allgemeine Anfragen
• 2 für Vertrieb
• 3 für Support

Oft werden IVRs zum Beispiel in Arztpraxen eingesetzt, um Patienten oder Dienstleister einen besseren Service zu bieten. Nach den Sprechzeiten lässt sich ein IVR zum Beispiel mit einem Anrufbeantworter kombinieren, wodurch ein Rezepttelefon realisiert werden kann.

Verschachteltes IVR

Ein verschachteltes IVR bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, eine noch konkretere Auswahl zu treffen. Wählt ein Kunde beispielsweise die 1 für allgemeine Anfragen, werden anschließend weitere Verbindungsmöglichkeiten vorgeschlagen. Beispielsweise kann der Kunde dann nochmal entscheiden zwischen „Wählen Sie die 1 für Fragen zu einer Rechnung und die 2 für Fragen zu Ihrem Vertrag“.

Ein Beispiel für ein verschachteltes IVR

• 1 für allgemeine Anfragen
• 1 für Fragen zur Rechnung
• 2 für Fragen zum Vertrag
• 2 für Vertrieb
• 1 für Beratung zu unseren Produkten
• 2 für Nachfrage zu einem Angebot
• 3 für Support
• 1 für Funktionen in Ihrer Telefonanlage konfigurieren
• 2 für eines Ihrer VoIP-Geräte ist defekt

IVR mit Spracherkennung

Auf Wunsch können wir das IVR auch mit einer speziellen Spracherkennungssoftware kombinieren. Auch eine Verknüpfung mit der Google Speech API ist möglich. Eine solche Software nutzt ein phonetisches Wörterbuch, um die gesprochenen Worte des Anrufers in ein maschinenverständliches Datenformat umzuwandeln.

Sie möchten mehr über Sprachdialogsysteme erfahren oder haben Fragen zur Konfiguration von IVR in unserer ansitel VoIP Telefonanlage? Dann beraten wir Sie gerne telefonisch oder per Mail. Sie können darüber hinaus auch unser Kontaktformular nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten.

Telefon: 030 - 208 477 960

E-Mail: info@ansit-com.de